件名：【[プロジェクト名]】プレゼン資料作成のご依頼
株式会社[会社名]
[部署名] [役職] [氏名]様お世話になっております。
株式会社[会社名]、[部署名]の[自分の名前]です。この度、[プロジェクト名]に関するプレゼンテーションで使用する資料の作成を[宛名]様にお願いしたく、ご連絡いたしました。
資料の目的は、[資料の目的]です。
ターゲットは、[ターゲット]を想定しております。
つきましては、[資料のテーマ]に関する資料作成を下記内容にてお願いできますでしょうか。
- 資料形式：[資料形式]
- 構成：[構成]を参考にしてください
- 特に強調していただきたい点：[強調したいポイント]
作成期限は、[期日]までにお願いいたします。
ご提出方法は、[提出方法]でお願いいたします。
参考資料として、[参考資料]を添付いたしましたのでご確認ください。お忙しいところ大変恐縮ですが、ご協力いただけますようお願いいたします。
その他、必要な情報がございましたら、お気軽にお申し付けください。何卒よろしくお願いいたします。
社内でのプレゼン資料作成依頼、ちょっと緊張しますよね。
「どう頼めば、スムーズに協力してもらえるかな？」
「失礼な印象を与えないかな？」
そんなお悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
でも大丈夫。
この記事を読めば、もう悩む必要はありません。
今回は、社内向けのプレゼン資料作成依頼メールの書き方を、基本構成からマナー、具体的な例文まで、まるっと解説します。
この記事を読めば、あなたの依頼メールは、きっとスムーズで気持ちの良いコミュニケーションを生むはず。
依頼上手を目指しましょう。
まずは、メールの基本構成から見ていきましょう。
1.社内向けプレゼン資料作成依頼メールの基本構成
社内向けのプレゼン資料作成依頼メールは、相手に失礼なく、かつ必要な情報を的確に伝えることが大切です。
基本構成を押さえることで、スムーズなコミュニケーションと、質の高い資料作成につながります。
ここでは、メールの基本構成として、件名と宛名の書き方、依頼内容の伝え方、期日と必要な情報の記載方法について、詳しく解説していきます。
件名と宛名の書き方
メールの第一印象を決めるのが、件名と宛名です。
件名でメールの内容を端的に伝え、宛名で誰に宛てたメールなのかを明確にしましょう。
これにより、相手はメールの重要度を判断しやすくなり、迅速な対応につながります。
件名は、具体的に、かつ簡潔に記述することが重要です。
例えば、「〇〇プロジェクト プレゼン資料作成のお願い」のように、何の資料作成依頼なのかを明確に記載しましょう。
宛名は、役職と氏名を正しく記載します。
「〇〇部長」のように、役職を付けることで、丁寧な印象を与えることができます。
部署内の複数人に送る場合は、「〇〇部各位」と記載しても良いでしょう。
例文：件名と宛名
件名：[プロジェクト名] プレゼン資料作成のお願い
[部署名] [役職] [氏名]様
件名は、メールを開封する前に内容を伝える重要な要素です。
具体的な内容を記載することで、相手はメールの内容を把握しやすくなり、迅速な対応につながります。
宛名は、誰に宛てたメールかを明確にするために、役職と氏名を正しく記載しましょう。
これにより、相手は誰からの依頼なのかをすぐに理解できます。
依頼内容を明確に伝える
メール本文では、依頼内容を明確に伝えることが重要です。
あいまいな表現や抽象的な言葉は避け、具体的に何をしてほしいのかを伝えましょう。
資料のテーマ、目的、ターゲットなどを記載することで、相手はどのような資料を作成すればよいのかを理解しやすくなります。
また、資料の形式や構成に希望がある場合は、具体的に指示しましょう。
例えば、「パワーポイントで作成」「〇〇のグラフを含めてほしい」など、細かく指示することで、よりイメージに近い資料を作成してもらうことができます。
例文：依頼内容を明確にする
[資料のテーマ] に関するプレゼン資料の作成をお願いいたします。
資料の目的は、[資料の目的] です。
ターゲットは、[ターゲット] を想定しています。
資料形式は、[資料形式] でお願いいたします。
構成については、[構成] を参考にしてください。
特に、[強調したいポイント] を強調していただきたいです。
例文の使用例
新商品発表会に関するプレゼン資料の作成をお願いいたします。
資料の目的は、新商品の魅力を最大限に伝えることです。
ターゲットは、既存顧客と新規顧客を想定しています。
資料形式は、パワーポイントでお願いいたします。
構成については、商品概要、機能説明、導入事例を参考にしてください。
特に、新機能の利便性を強調していただきたいです。
依頼内容を明確に伝えることで、認識のずれを防ぎ、スムーズな資料作成につながります。
資料のテーマや目的、ターゲットを具体的に伝えることで、依頼された側はどのような資料を作成すればよいのかを理解しやすくなります。
また、資料の形式や構成に希望がある場合は、具体的に指示することで、よりイメージに近い資料を作成してもらうことができます。
期日と必要な情報を記載
資料作成の期日は、必ず明記しましょう。
いつまでに資料が必要なのかを明確に伝えることで、相手はスケジュールを立てやすくなり、期日までに資料を提出することができます。
期日に加えて、資料の提出方法や、必要な情報（参考資料、データなど）も記載しておくと、より親切です。
例文：期日と必要な情報を記載
作成期限は、[期日] までにお願いいたします。
提出方法は、[提出方法] でお願いいたします。
参考資料として、[参考資料] を添付いたしました。
その他、必要な情報があれば、お気軽にお申し付けください。
例文の使用例
作成期限は、〇月〇日（〇）までにお願いいたします。
提出方法は、メールでお願いいたします。
参考資料として、企画書を添付いたしました。
その他、必要な情報があれば、お気軽にお申し付けください。
期日と必要な情報を記載することで、相手はいつまでに何をすればよいのかを明確に把握することができます。
これにより、スムーズな資料作成と、期日通りの提出につながります。
また、必要な情報を事前に共有することで、依頼された側はより効率的に作業を進めることができます。
2. 依頼メールで注意すべき5つのマナー
プレゼン資料の作成を依頼する際、メールの基本的な構成だけでなく、相手への配慮も大切です。
ここでは、依頼メールで特に注意すべき5つのマナーについて解説します。
これらのマナーを守ることで、スムーズなコミュニケーションと円滑な業務遂行につながるでしょう。
言葉遣いを丁寧にする
社内メールであっても、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
特に依頼メールは、相手に何かをお願いする立場となるため、より丁寧な表現が求められます。
「〜してください」を「〜していただけますでしょうか」「〜してくださいませんか」など、柔らかい表現にすると、より丁寧な印象になります。
また、クッション言葉を適切に使うことで、より丁寧な印象を与えることができます。
例えば、「お忙しいところ恐縮ですが」や「大変申し訳ございませんが」といった言葉を添えることで、相手への配慮を示すことができるでしょう。
依頼理由を具体的に説明する
なぜ資料作成を依頼するのか、その理由を具体的に説明しましょう。
依頼の背景や目的を明確に伝えることで、相手は納得して業務に取り組むことができます。
「〇〇のプレゼンで使用するため」「△△の会議で共有するため」など、資料の利用目的を具体的に記載しましょう。
また、資料の内容や構成について、具体的な指示や要望を伝えることも重要です。
これにより、作成者と依頼者の間で認識の齟齬を防ぐことができます。
相手の状況を考慮する
依頼する相手の業務状況やスケジュールを考慮することも大切です。
繁忙期や締切間近の時期に依頼する場合は、特に配慮が必要です。
依頼内容によっては、納期に余裕を持たせるなど、相手の負担を軽減するような配慮をしましょう。
また、依頼内容が複数ある場合は、優先順位を明確に伝えましょう。
これにより、相手は効率的に業務を進めることができます。
感謝の言葉を添える
依頼メールの最後には、必ず感謝の言葉を添えましょう。
依頼を引き受けてくれることへの感謝を示すことで、良好な人間関係を築くことができます。
「ご多忙中恐縮ですが、よろしくお願いいたします」「ご協力いただけると幸いです」など、感謝の気持ちを言葉で伝えましょう。
些細なことでも感謝の気持ちを伝えることが、その後の良好な関係へと繋がります。
返信期限を設定する
依頼メールには、必ず返信期限を設定しましょう。
これにより、依頼者はいつまでに回答を得られるか把握することができます。
返信期限は、依頼内容やスケジュールに合わせて、適切に設定しましょう。
返信期限を設定する際は、相手の状況も考慮し、余裕を持った期日を設定することが大切です。
また、期限が過ぎても返信がない場合は、催促のメールを送ることも検討しましょう。
3. 状況別 依頼メール例文集
ここからは、具体的な状況を想定したプレゼン資料作成の依頼メール例文を紹介します。
緊急度の高い依頼、複数担当者への依頼、資料修正の依頼など、状況に応じたメールの書き方を例文を通して確認していきましょう。
それぞれの状況で、相手に失礼なく、かつスムーズに依頼するためのポイントを解説します。
急ぎで依頼する場合の例文
まず、急ぎでプレゼン資料作成を依頼しなければならない状況を想定した例文です。
この状況では、件名で緊急度を伝え、本文では、なぜ急ぎなのかを具体的に説明することが重要です。
相手に協力をお願いする姿勢を示しつつ、期日を明確に伝えるようにしましょう。
【例文1】急ぎのプレゼン資料作成依頼
件名：【至急】[プレゼン名]資料作成のご依頼
[部署名] [担当者名]様
いつもお世話になっております。[あなたの名前]です。
急なご依頼で大変恐縮ですが、[プレゼン名]で使用する資料の作成を[期日]までにお願いできますでしょうか。
明日の[時間]からの[会議名]にて、この資料を使用します。つきましては、[資料内容]の内容で資料作成をお願いしたく存じます。
ご多忙中、大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
この例文では、件名に「【至急】」と記載することで、メールの緊急度を明確に示しています。
本文では、具体的な期日と資料を使用する目的を伝えることで、依頼内容が明確になります。
複数人に依頼する場合の例文
次に、複数人にプレゼン資料作成を依頼する状況を想定した例文です。
この場合、誰にどの部分を依頼するのかを明確に伝えることが重要です。
担当範囲を明確にすることで、作業の重複や抜け漏れを防ぎ、スムーズな連携に繋げることができます。
【例文2】複数担当者へのプレゼン資料作成依頼
件名：[プレゼン名]資料作成のご依頼
[部署名] [担当者名]様
いつもお世話になっております。[あなたの名前]です。
[プレゼン名]で使用する資料作成を、下記の通り皆様にお願いしたくご連絡いたしました。
[担当者1]様：[担当範囲1]
[担当者2]様：[担当範囲2]
[担当者3]様：[担当範囲3]各担当範囲の内容については、[共有場所]に詳細資料をアップロードしておりますので、ご参照ください。
ご多忙のところ恐縮ですが、[期日]までにご対応いただけますようお願いいたします。
この例文では、各担当者の名前と担当範囲を箇条書きで明確にしています。
また、詳細資料の場所を共有することで、各自がスムーズに作業に取り掛かれるように配慮しています。
修正を依頼する場合の例文
最後に、作成してもらったプレゼン資料の修正を依頼する場合の例文です。
修正依頼の場合、どこをどのように修正してほしいのかを具体的に伝えることが重要です。
また、修正を依頼する際には、相手の労力に感謝しつつ、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
【例文3】プレゼン資料の修正依頼
件名：[プレゼン名]資料の修正依頼
[部署名] [担当者名]様
いつもお世話になっております。[あなたの名前]です。
先日は[プレゼン名]の資料作成ありがとうございました。大変参考になりました。
恐縮ですが、いくつか修正いただきたい点がございましたので、下記にご連絡させていただきます。
- [修正点1]
- [修正点2]
- [修正点3]
お手数をおかけしますが、[期日]までにご対応いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
この例文では、まず資料作成への感謝を伝えた上で、修正点を具体的に箇条書きで示しています。
修正期限を明記し、相手への配慮を忘れずに、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
4. 依頼メール作成時のよくある疑問
プレゼン資料の作成を依頼する際、「これで本当に伝わるだろうか？」と不安になることもあるでしょう。
ここでは、依頼メールを作成する際によくある疑問とその解決策をまとめました。
これらの疑問を解消して、スムーズな依頼につなげましょう。
依頼内容が曖昧な場合の対処法
依頼内容が具体的に定まっていない場合、まずは現状を整理することから始めましょう。
「何を」「いつまでに」「誰に」「どのように」作成してほしいのかを明確にする必要があります。
もし、情報が不足している場合は、わかる範囲で情報を伝え、不足している情報を確認する旨を記載しましょう。
相手に丸投げするのではなく、協力して資料を作り上げる姿勢が大切です。
例文：依頼内容が不明確な場合
件名：[資料名]に関するご相談
[担当者名]様
お疲れ様です。[自分の名前]です。
来週の[会議名]で使用する資料についてご相談です。
まだ詳細が確定していない部分が多く、恐縮ですが、[資料名]の構成について一度お打ち合わせさせていただけないでしょうか。お忙しいところ大変恐縮ですが、ご都合の良い日時をいくつか教えていただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
この例文では、資料作成の依頼ではなく、まずは相談をしたいという意図を伝えています。
具体的な内容が不明な場合は、このように相談ベースでコミュニケーションを取るのがおすすめです。
返信が来ない場合の対応
依頼メールを送ったにも関わらず、返信が来ない場合は、まず相手の状況を考慮しましょう。
多忙でメールを見落としている可能性も考えられます。
まずは、メールが届いているか確認のため、電話やチャットで軽く連絡を取ってみましょう。
その際、催促するような印象を与えないように、「メールが届いているか確認させてください」といった丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
それでも返信がない場合は、再度メールを送るか、上司に相談することも検討しましょう。
例文：返信を促すメール
件名：[資料名]作成のご依頼について（再送）
[担当者名]様
お疲れ様です。[自分の名前]です。
先日は[資料名]の作成についてご依頼させていただきましたが、その後の状況はいかがでしょうか。
お忙しいところ大変恐縮ですが、進捗状況についてご返信いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
この例文では、「再送」と明記することで、相手に気づいてもらいやすくしています。
また、進捗状況を尋ねることで、返信を促す意図を伝えています。
相手に失礼にならない表現
依頼メールでは、相手に失礼な印象を与えないように、丁寧な言葉遣いを心がけることが重要です。
特に、目上の人や普段あまりやり取りのない人に依頼する場合は、より慎重な言葉選びが必要です。
「〜してください」のような命令形ではなく、「〜していただけますでしょうか」「〜していただけると幸いです」といった柔らかい表現を使用しましょう。
また、依頼内容によっては、「お忙しいところ恐縮ですが」といったクッション言葉を添えることも大切です。
例文：丁寧な依頼表現
件名：[資料名]作成のご依頼
[担当者名]様
お疲れ様です。[自分の名前]です。
この度、[会議名]で使用する[資料名]の作成を[担当者名]様にお願いしたくご連絡いたしました。
お忙しいところ大変恐縮ですが、[期日]までにご対応いただけると幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
この例文では、「〜していただけると幸いです」という丁寧な表現を使用しています。
また、「お忙しいところ大変恐縮ですが」というクッション言葉を添えることで、相手への配慮を示しています。
まとめ プレゼン資料作成依頼メール作成のポイント
ここまでの内容を振り返り、プレゼン資料作成を依頼するメール作成のポイントをまとめました。
- 依頼内容の明確化
- 丁寧な言葉遣いとマナー
- 期日と情報共有
これらのポイントを意識することで、スムーズな資料作成依頼が可能になります。
依頼メールを送る際には、まず落ち着いて内容を整理することが大切です。
もし、少しでも不安を感じることがあれば、今回ご紹介した内容を参考に、再度メールを見直してみてください。
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