ネットショップの発送メール完全ガイド

件名：【[ショップ名]】ご注文いただいた[商品名]を発送いたしました

株式会社[会社名]
[顧客名]様

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この度は[ショップ名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。

ご注文いただきました[商品名]を本日発送いたしました。
お届けまで今しばらくお待ちくださいませ。

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追跡番号：[追跡番号]

また、[商品名]と合わせて[関連商品名]はいかがでしょうか？
[関連商品URL]もぜひご覧ください。

今後とも[ショップ名]をよろしくお願いいたします。

ネットショップを運営されている皆さん、こんにちは。

商品発送メールって、ただ送ればいいだけだと思っていませんか？

実は、お客様との大切なコミュニケーションチャンスなんです。

この記事では、お客様を惹きつけ、満足度をアップさせる商品発送メールの書き方について、余すところなく解説していきます。

基本構成から、自動送信の設定、さらにプラスアルファの工夫まで、あなたのネットショップがもっと魅力的になるような情報が満載です。

この記事を読めば、今日からあなたの発送メールが、お客様の心をグッと掴む魔法のツールに変わるはず。

それでは、一緒に見ていきましょう。

顧客を惹きつける商品発送メールの基本構成

商品発送メールは、お客様が商品到着を心待ちにしているタイミングで送る、特別なメールです。

だからこそ、件名から本文まで、お客様の期待感を高め、好印象を与えることが重要になります。

ここでは、お客様を惹きつけるための、商品発送メールの基本構成を3つのポイントに分けて解説していきます。

まずは、お客様が最初に目にする「件名」で、メールを開封してもらうためのコツから見ていきましょう。

件名で開封率を高めるコツ

お客様が最初に目にする件名で、メールを開封してもらうことが重要です。

件名で「おっ。」と思わせるような、お客様の心に響く言葉を選ぶようにしましょう。

例えば、お客様が注文した商品名や、発送完了を知らせるキーワードを入れると、お客様は「自分のことだ。」と気づきやすくなります。

具体的な件名の例としては、以下のようなものが挙げられます。

【[ショップ名]】ご注文いただいた[商品名]を発送しました
[ショップ名]からのお知らせ：[商品名]の発送が完了しました
お待たせしました。[商品名]を本日発送いたしました

これらの件名例のように、ショップ名や商品名を具体的に記載することで、お客様は安心してメールを開封できます。

また、「本日発送」のような言葉を入れることで、お客様の期待感を高める効果も期待できます。

次に、本文の書き出しについて見ていきましょう。

本文の書き出しで好印象を与える方法

メールを開封してもらえたら、次は本文の書き出しで好印象を与えましょう。

書き出しで、お客様への感謝の気持ちを伝えることが大切です。

例えば、「この度は、[ショップ名]をご利用いただき、誠にありがとうございます」といった言葉で始めると、お客様は丁寧な印象を受けます。

また、注文してくれたことへの感謝に加えて、発送が完了した喜びを伝えるのも効果的です。

「ご注文いただいた[商品名]を、本日、発送いたしました。」のように、発送完了を伝える言葉を添えることで、お客様は「ちゃんと送ってくれたんだ。」と安心できます。

さらに、注文内容と発送状況を簡単にまとめることで、お客様はメールの内容をスムーズに理解できます。

次に、メールで伝えるべき必要情報について見ていきましょう。

必要情報を過不足なく伝えるポイント

お客様に伝えるべき情報は、過不足なく、わかりやすく伝えることが重要です。

まず、注文内容の確認として、注文番号や商品名、数量などを記載しましょう。

次に、発送に関する情報として、配送業者名やお問い合わせ番号を記載します。

配送状況を確認できるURLを記載するのも、お客様にとって親切な対応です。

これらの情報を整理して記載することで、お客様は安心して商品到着を待つことができます。

ただし、情報を詰め込みすぎると、メールが見にくくなってしまうので、適度に改行を入れるなど、読みやすさにも配慮しましょう。

次は、これらの基本構成を踏まえ、さらに効果的な発送通知メールの書き方と例文をご紹介します。

効果的な発送通知メールの書き方と例文

丁寧な言葉遣いで安心感を醸成

商品発送メールは、お客様にとって注文した商品が手元に届くまでの重要なコミュニケーションです。

丁寧な言葉遣いを心がけることで、お客様に安心感と信頼感を与えることができます。

「～ですます調」の基本を守り、冷たい印象を与える言葉遣いを避けましょう。

例えば、「～してください」を「～していただけますと幸いです」とするなど、柔らかい表現を心がけることが重要です。

また、お客様の氏名を宛名に加えることで、よりパーソナルな印象を与えることができます。

例文：丁寧な言葉遣いを意識した発送メール

件名：[商品名]を発送いたしました

[顧客名]様

この度は[ショップ名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。

ご注文いただきました[商品名]を本日発送いたしました。
お手元に届くまで、今しばらくお待ちくださいませ。

発送状況は、下記URLよりご確認いただけます。
[追跡URL]

今後とも[ショップ名]をよろしくお願いいたします。

この例文では、丁寧な言葉遣いを心がけ、お客様への感謝の気持ちを伝えるように作成しました。

お客様に安心感を与えるとともに、ショップへの信頼度を高める効果が期待できます。

追跡番号の記載で信頼性UP

発送通知メールに追跡番号を記載することは、お客様にとって非常に重要な情報です。

追跡番号があることで、配送状況を自分で確認でき、安心感につながります。

また、万が一配送トラブルがあった際にも、追跡番号があれば原因究明がスムーズに行えます。

追跡番号を記載する際は、間違いがないよう正確に入力し、お客様に誤った情報を伝えないように注意しましょう。

お客様が簡単に追跡できるよう、追跡番号の記載位置をわかりやすくすることも大切です。

例文：追跡番号を記載した発送メール

件名：ご注文商品の発送完了のお知らせ

[顧客名]様

いつも[ショップ名]をご利用いただき、ありがとうございます。

ご注文いただきました商品が本日発送されました。
配送状況は下記追跡番号にてご確認ください。

追跡番号：[追跡番号]

発送状況確認URL：[追跡URL]

商品到着まで、今しばらくお待ちください。

今後とも[ショップ名]をよろしくお願いいたします。

この例文では、追跡番号と追跡URLを明記し、お客様がスムーズに配送状況を確認できるように配慮しました。

これにより、お客様は安心して商品到着を待つことができます。

配送状況確認ページのURLを記載する

追跡番号だけでなく、配送状況確認ページのURLを記載することで、お客様の利便性をさらに向上させることができます。

お客様は、URLをクリックするだけで簡単に配送状況を確認できるため、問い合わせの手間を省くことが可能です。

また、配送状況確認ページには、配送業者や配送状況の詳細が表示されるため、お客様はより安心して商品の到着を待つことができます。

URLを記載する際には、リンク切れがないか、正しいページにリンクされているかを必ず確認しましょう。

例文：追跡番号とURLを記載した発送メール

件名：[商品名]発送のお知らせ

[顧客名]様

[ショップ名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。

ご注文いただきました[商品名]を本日発送いたしました。
下記URLより配送状況をご確認いただけます。

配送状況確認URL：[追跡URL]

追跡番号：[追跡番号]

商品到着まで、楽しみにお待ちください。

今後とも[ショップ名]をよろしくお願いいたします。

この例文では、追跡URLと追跡番号を併記することで、お客様がより簡単に配送状況を確認できるようにしました。

これにより、お客様の満足度向上に繋がることが期待できます。

ネットショップの発送業務を効率化する自動送信メール設定

自動送信メールを設定する手順

ネットショップの発送業務において、自動送信メールは効率化の鍵となります。

手作業でのメール送信は時間と手間がかかり、ミスも起こりやすいため、自動化することでこれらの課題を解決できます。

まず、ネットショップのシステムや利用しているプラットフォームに、自動送信メール機能があるか確認しましょう。

多くのECプラットフォームには、注文受付時や発送完了時など、特定のタイミングでメールを自動送信する機能が標準搭載されています。

次に、自動送信メールの設定画面を開き、送信トリガーとなる条件を設定します。

例えば、「注文ステータスが『発送済』になったら送信」といった具体的な条件を設定することで、適切なタイミングでメールが送信されるようにします。

メールのテンプレートは、HTML形式で自由に作成できる場合もありますし、テキスト形式のみの場合もあります。

自社のブランドイメージに合わせて、デザインや文面を工夫しましょう。

送信タイミングの設定方法

自動送信メールを設定する上で、送信タイミングは非常に重要です。

適切なタイミングでメールを送信することで、顧客満足度を向上させることができます。

一般的に、発送完了メールは、商品の発送手続きが完了した直後に送信するのが最適です。

あまりにも早く送信してしまうと、顧客が「まだ届かない」と不安になる可能性がありますし、遅すぎると「本当に発送されたのか」と不信感を抱かれる可能性があります。

また、注文受付メール、入金確認メール、発送完了メールなど、一連のメールを顧客に送ることで、顧客は安心して商品到着を待つことができます。

これらのメールの送信タイミングを適切に設定することで、顧客との信頼関係を構築できます。

注文から発送までの期間が長い場合は、途中で進捗状況を知らせるメールを送るのも良いでしょう。

例えば、「ご注文ありがとうございます」メールの後に「只今、発送準備中です」といったメールを送ることで、顧客はショップの対応に安心感を覚えるでしょう。

顧客情報を活用したパーソナライズ

自動送信メールは、顧客情報を活用してパーソナライズすることで、さらに効果を高めることができます。

顧客の名前や購入履歴など、顧客情報をメールに挿入することで、顧客はよりパーソナルな体験を感じることができます。

例えば、宛名に顧客の名前を入れるだけでも、メールの開封率や顧客満足度が向上します。

また、過去の購入履歴に基づいて、おすすめの商品を紹介するメールを送ることで、クロスセルを促進することも可能です。

さらに、顧客の属性に合わせて、メールの内容を調整することも有効です。

例えば、新規顧客には「当ショップのご利用ありがとうございます」といったメッセージを加え、リピーター顧客には「いつもありがとうございます」といったメッセージを送ることで、より顧客に寄り添ったコミュニケーションができます。

自動送信メールの設定時に、これらのパーソナライズ機能を活用して、顧客との良好な関係を構築しましょう。

発送連絡で差がつくプラスアルファの工夫

発送連絡は、ただ情報を伝えるだけでなく、顧客との関係を深めるチャンスです。

ここでは、一歩進んだ工夫で顧客満足度をさらに向上させる方法をご紹介します。

サンキューメッセージでリピート促進

商品発送の連絡に、感謝の気持ちを添えることで、顧客との距離を縮めることができます。

リピート購入を促す効果も期待できるでしょう。

例文：サンキューメッセージ

件名：ご注文ありがとうございます。[氏名]様、商品を発送いたしました

[氏名]様

この度は[ショップ名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。

ご注文いただきました商品を本日発送いたしました。
商品到着まで、今しばらくお待ちください。

[ショップ名]では、今後もお客様にご満足いただける商品をご提供できるよう努めてまいります。
またのご利用を心よりお待ちしております。

[ショップ名] スタッフ一同

この例文では、注文への感謝を伝え、リピート利用を促すメッセージを加えています。

お客様に温かい印象を与え、また利用したいと思っていただけるでしょう。

発送メールに関する注意点とトラブルシューティング

商品発送メールは、顧客との大切なコミュニケーションツールです。

しかし、設定や運用には注意が必要です。

ここでは、発送メールでよくあるトラブルとその解決策について解説します。

メールが届かない場合の対処法

まず、顧客から「メールが届かない」という問い合わせがあった場合の対処法です。

考えられる原因としては、以下のものがあります。

顧客側のメール設定による迷惑メールフォルダへの振り分け
顧客側のメールアドレスの入力ミス
サーバー側の問題によるメールの遅延

まずは、顧客に迷惑メールフォルダを確認してもらいましょう。

それでも見つからない場合は、メールアドレスの再確認を依頼し、それでも解決しない場合は、サーバー側の状況を確認する必要があります。

例文：メールが届かない場合の確認依頼

件名：【[ショップ名]】ご注文商品発送のお知らせメールが届いていないお客様へ

[顧客名]様

いつも[ショップ名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。

この度、ご注文いただきました商品の発送完了をお知らせするメールが、お客様に届いていない可能性がございます。

お手数ですが、一度迷惑メールフォルダをご確認いただけますでしょうか。
もし、そちらにも見当たらない場合は、ご登録のメールアドレスに誤りがある可能性がございますので、お手数ですが、再度ご確認をお願いいたします。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

今後とも[ショップ名]をよろしくお願いいたします。

上記例文は、メールが届かない場合の確認を促すメールです。

丁寧な言葉遣いで、顧客に不快感を与えないように配慮しましょう。

誤送信を防ぐための確認ポイント

次に、誤送信を防ぐための確認ポイントです。

個人情報が含まれるメールは、特に注意が必要です。

以下の点に注意して、誤送信を防ぎましょう。

送信前に宛先を必ず確認する
顧客情報をCSVなどで管理している場合は、ファイルを取り違えないように注意する
複数人に一斉送信する場合は、BCCを使う

また、システム設定で宛先を自動挿入する場合でも、送信前に必ず確認する習慣をつけましょう。

ダブルチェック体制を構築することも有効です。

個人情報保護に関する注意点

最後に、個人情報保護に関する注意点です。

発送メールには、顧客の氏名や住所、注文内容などの個人情報が含まれます。

これらの情報は、厳重に管理する必要があります。

メール本文に個人情報を記載する場合は、必要最小限に留める
個人情報を含むファイルを添付する場合は、パスワードを設定する
個人情報の取り扱いに関する社内ルールを整備する

また、個人情報保護法などの関連法規を遵守し、顧客の信頼を損なわないように努めましょう。

まとめ｜顧客満足度を高める商品発送メールの最適化

ここまでの内容をまとめると、商品発送メールで顧客満足度を高めるために重要なポイントは以下の3つです。

開封率を高める件名と、丁寧で好印象な書き出しを意識する
追跡番号や配送状況確認ページのURLを記載し、顧客に安心感を与える
自動送信メールを活用し、サンキューメッセージや関連商品紹介で顧客との関係を深める

これらのポイントを踏まえ、さらに一歩進んだメールを作成するために、まずは自社の発送メールを見直してみましょう。

顧客が本当に求めている情報が過不足なく含まれているか、改善点はないか、という視点でチェックすることで、より最適化された商品発送メールを作成できます。

ぜひ、今回ご紹介した内容を参考に、顧客一人ひとりに寄り添った、心温まるメールを作成し、ネットショップのファンを増やしてください。

あなたのショップの成長を心から応援しています。

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