四半期報告メールの書き方 3ステップのコツと社内向けテンプレート例文

件名：【[部署名]】[四半期]四半期業務報告

株式会社[会社名]
[部署名] [役職] [氏名]様

お世話になっております。
[会社名]、[部署名]の[名前]です。

[四半期]の業務報告をさせていただきます。

今四半期は、[プロジェクト名]において、[目標数値]に対し[達成数値]を達成いたしました。
具体的には、[具体的な成果]を実施した結果、[具体的な効果]が得られました。

一方で、[課題]という課題もございました。
原因としては、[原因]が考えられます。
この課題を解決するために、[改善策]を実施していきたいと考えております。

次四半期に向けて、[目標]を達成するために、[具体的な計画]を実行します。
具体的には、[具体的なアクションプラン]を実施し、[目標数値]の達成を目指します。

今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。

四半期ごとの業務報告、みなさんどうしていますか？

「何を書けばいいのかわからない…」「いつも同じような内容になってしまう…」
そんなお悩み、ありますよね。

でも大丈夫。

この記事を読めば、四半期報告メールの書き方がバッチリわかります。

基本構成から、具体的な書き方、テンプレートまで、あなたの悩みを解決する情報が満載です。

この記事では、まず、四半期報告メールの基本構成と重要ポイントを解説し、次に効果的なメールを作成するステップ、そしてすぐに使えるテンプレートを紹介します。

さらに、社内向け報告書メール作成時の注意点も共有するので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

四半期報告メールの基本構成と重要ポイント

四半期報告メールは、単なる業務連絡ではありません。

あなたのチームの成果や課題を共有し、次のステップにつなげるための重要なコミュニケーションツールです。

まずは、基本構成と、メール作成において特に重要なポイントをしっかり押さえましょう。

件名で報告内容を明確にする

メールの件名は、報告内容を簡潔に伝えるための大切な要素です。

「四半期報告」だけでは、具体的に何についての報告なのかが伝わりません。

受信者が一目で内容を把握できるように、件名には必ず具体的な内容を記載しましょう。

例文：件名で報告内容を明確にする

件名：【[部署名]】2024年第2四半期 業務報告

[宛先]様

いつもお世話になっております。[氏名]です。

この度、2024年第2四半期の業務報告をさせていただきます。

詳細につきましては、下記をご確認ください。

引き続きよろしくお願いいたします。

この例文では、部署名と報告期間を明記することで、メールの内容が具体的に伝わるように工夫しました。

このように、件名を見ただけで「どの部署の、いつの報告なのか」がわかるようにすると、受信者にとって非常に親切です。

宛先と挨拶を丁寧に記載する

ビジネスメールでは、宛先と挨拶は非常に重要です。

誰に宛てたメールなのかを明確にし、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

特に、社内向けのメールであっても、基本的なマナーを守ることが大切です。

例文：宛先と挨拶を丁寧に記載する

件名：【[部署名]】2024年第2四半期 業務報告

[部署名] [役職] [氏名]様

いつもお世話になっております。[氏名]です。

この度、2024年第2四半期の業務報告をさせていただきます。

詳細につきましては、下記をご確認ください。

引き続きよろしくお願いいたします。

この例文では、宛先に部署名、役職、氏名を記載し、さらに丁寧な挨拶を加えています。

これにより、誰に宛てたメールなのかが明確になり、より丁寧な印象を与えることができます。

また、挨拶の言葉は状況に応じて「お疲れ様です」などを使い分けても良いでしょう。

効果的な四半期報告メールを作成する3つのステップ

四半期報告メールは、単なる業務の進捗報告ではなく、チームや組織全体の成長を促すための重要なコミュニケーションツールです。

効果的な報告メールを作成するために、以下の3つのステップを意識しましょう。

1. 実績と成果を具体的に記述する

まず、四半期中に達成した実績や成果を具体的に記述しましょう。

数値データや具体的な事例を交えることで、報告内容の説得力が増します。

目標に対する達成度を明確に示すことで、進捗状況を正確に伝えることが重要です。

例文：実績と成果の記述例

件名：[四半期]の業務報告

[部署名]の皆様

いつもご協力ありがとうございます。[氏名]です。

[四半期]の業務報告をいたします。

今四半期は、[プロジェクト名]において、[目標数値]に対して[達成数値]を達成しました。
具体的には、[具体的な成果]を実施した結果、[具体的な効果]が得られました。

今後も引き続き、目標達成に向けて尽力いたします。

引き続きよろしくお願いいたします。

この例文では、具体的な数値目標と達成値を提示し、どのような取り組みが成果に繋がったのかを明確に説明しています。

2. 課題と改善点を明確に提示する

次に、目標達成に向けての課題や、改善が必要な点を具体的に提示します。

課題を隠さずに共有することで、チーム全体で問題解決に取り組む姿勢を示すことが重要です。

また、課題に対する具体的な改善策を提示することで、前向きな姿勢をアピールできます。

例文：課題と改善点の提示例

件名：[四半期]の業務報告

[部署名]の皆様

いつもご協力ありがとうございます。[氏名]です。

[四半期]の業務報告をいたします。

今四半期の課題として、[課題]が挙げられます。原因としては、[原因]が考えられます。
この課題を解決するために、[改善策]を実施していきたいと考えています。

今後も改善を続け、より良い成果を目指します。

引き続きよろしくお願いいたします。

この例文では、課題とその原因を分析し、具体的な改善策を提示することで、建設的な議論を促すように構成されています。

3. 今後の計画と目標を示す

最後に、今後の計画と目標を具体的に示しましょう。

次の四半期に向けて、どのようなアクションプランを実行するのか、具体的な目標数値を提示することで、チーム全体のモチベーション向上に繋がります。

また、目標達成のために必要なサポートやリソースについても言及することで、協力を得やすくなります。

例文：今後の計画と目標の提示例

件名：[四半期]の業務報告

[部署名]の皆様

いつもご協力ありがとうございます。[氏名]です。

[四半期]の業務報告をいたします。

次の四半期に向けて、[目標]を達成するために、[具体的な計画]を実行します。
具体的には、[具体的なアクションプラン]を実施し、[目標数値]の達成を目指します。

皆様のご協力をお願いいたします。

引き続きよろしくお願いいたします。

この例文では、次の四半期の目標を明確にし、目標達成に向けた具体的な計画を提示しています。

これらの3つのステップを踏むことで、効果的な四半期報告メールを作成することができます。

次は、社内報告メールで活用できるテンプレートを紹介します。

社内報告メールで活用できるテンプレートの紹介

ここからは、実際の社内報告メールで活用できるテンプレートを2種類紹介します。

シンプルな業務報告から、詳細な四半期報告まで、状況に応じて使い分けられるようにしました。

ぜひ、参考にしてください。

シンプルな業務報告テンプレート

まず、日々の業務報告や進捗報告に使えるシンプルなテンプレートを紹介します。

このテンプレートは、短時間で報告内容を作成できるように、簡潔さを重視しています。

例文 シンプルな業務報告メール

件名：[日付] 業務報告

[部署名] [役職] [氏名]様

いつもお世話になっております。[氏名]です。

本日の業務報告をいたします。

• [業務内容1]：[進捗状況]
• [業務内容2]：[進捗状況]
• [業務内容3]：[進捗状況]

今後ともよろしくお願いいたします。

[氏名]

このテンプレートは、日々の業務内容と進捗状況を簡潔に伝えることを目的としています。

各項目の[ ]内を、実際の業務内容に合わせて変更して使用してください。

詳細な四半期報告テンプレート

次に、四半期ごとの詳細な報告に適したテンプレートを紹介します。

このテンプレートは、実績、課題、今後の計画を網羅的に記述できるように構成されています。

例文 詳細な四半期報告メール

件名：[四半期] 四半期報告

[部署名] [役職] [氏名]様

いつもお世話になっております。[氏名]です。

[四半期]の四半期報告をいたします。

1. 実績

• [実績1]：[具体的な数値や成果]
• [実績2]：[具体的な数値や成果]

2. 課題

• [課題1]：[課題の詳細]
• [課題2]：[課題の詳細]

3. 改善点

• [改善策1]：[具体的な改善策]
• [改善策2]：[具体的な改善策]

4. 今後の計画

• [計画1]：[今後の具体的な計画]
• [計画2]：[今後の具体的な計画]

今後ともよろしくお願いいたします。

[氏名]

このテンプレートは、実績、課題、改善点、今後の計画を詳細に記述することを目的としています。

各項目の[ ]内を、実際の報告内容に合わせて変更して使用してください。

特に、数値や具体的な成果を記述することで、報告内容の説得力が増します。

社内向け報告書メール作成時の注意点

専門用語は避けてわかりやすい言葉を選ぶ

社内向けの報告書メールでは、受け手がスムーズに内容を理解できるように、専門用語の使用は極力避けることが大切です。

部署内では当たり前に使われている言葉でも、他の部署の社員にとっては理解が難しい場合があります。

専門用語を避けた例文

件名：[四半期報告]

[部署名]の皆様

いつもご協力ありがとうございます。[氏名]です。

今四半期の[プロジェクト名]の進捗状況についてご報告いたします。

[進捗状況の詳細]

今後ともよろしくお願いいたします。

[氏名]

専門用語を使う場合は、注釈を入れるなどして、誰でも理解できるような工夫をしましょう。

例えば、「〇〇とは～のことです」といった簡単な説明を加えるだけでも、格段に読みやすくなります。

客観的な視点で事実を伝える

報告書メールは、個人の意見や感情ではなく、客観的な事実に基づいて記述することが重要です。

主観的な表現は誤解を生む可能性があり、報告の信頼性を損なうことにもつながります。

客観的な事実を伝える例文

件名：[四半期報告]

[部署名]の皆様

いつもご協力ありがとうございます。[氏名]です。

今四半期の[プロジェクト名]の売上実績は[金額]でした。

これは、目標[金額]に対し、[達成率]%となります。

今後の対策については、別途ご報告いたします。

[氏名]

成果を報告する際は、具体的な数値データを示すことで、より説得力のある報告になります。

また、課題や問題点を報告する際も、感情的な表現は避け、事実のみを淡々と記述するように心がけましょう。

誤字脱字がないか確認する

報告書メールは、会社の代表として送るビジネス文書です。

誤字脱字が多いと、相手に不信感を与え、報告内容の信頼性を損なう可能性があります。

送信前に必ず内容を再確認し、誤字脱字がないか、文章が適切かなどをチェックしましょう。

可能であれば、第三者にチェックしてもらうことも有効です。

自分では気づきにくいミスも、他の人の目を通すことで発見できることがあります。

また、メール作成後、時間を置いてから再度確認するのもおすすめです。

四半期報告メール作成のまとめ

ここまで、四半期報告メールの作成における重要なポイントを解説してきました。

改めて、特に意識していただきたい点をまとめます。

• 報告内容を明確にする件名
• 具体的な実績と課題の提示
• わかりやすい言葉での説明

これらのポイントを押さえることで、より効果的な四半期報告メールを作成できるはずです。

さらに、メールを作成する際には、今回紹介したテンプレートを参考に、ぜひ一度、ご自身の言葉で報告書を作成してみてください。

実際に手を動かすことで、より理解が深まり、次回の報告書作成がスムーズになるでしょう。

今回の記事が、皆さんの業務における四半期報告メール作成の一助となれば幸いです。