成約率を高める見積もり送付メールの書き方と5つの注意点

件名：【[会社名]】[商品名]のお見積もり（[日付]版）

株式会社[会社名]

[部署名] [役職] [氏名]様

お世話になっております。

株式会社[あなたの会社名]、[あなたの部署名]の[あなたの氏名]です。

先日は、弊社[商品名]のお見積もりをご依頼いただき、誠にありがとうございます。

ご依頼いただきました内容に基づき、お見積書を作成いたしましたので、ご査収ください。

添付ファイルにて、お見積書（[ファイル名]）をご確認いただけます。

今回の御見積では、[商品名]の[具体的な内容]を[金額]でご提供させていただきます。

また、[オプションサービス]をご利用いただくことで、[お客様が得られる具体的なメリット]をご提供いたします。

ご不明な点やご質問等ございましたら、お気軽にご連絡ください。

[返信期限]までにご連絡いただけると幸いです。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

[連絡先]

[電話番号]

[メールアドレス]

せっかく作った見積もり、きちんとお客様に届いて、内容を理解してもらいたいですよね。

でも、メールの書き方一つで、せっかくのチャンスを逃してしまうことも…。

この記事では、見積もり送付メールで失敗しないための基本から、成約率をアップさせるコツまで、あなたの営業活動を強力にサポートします。

メールの件名、本文構成、注意点、そしてすぐに使えるテンプレートまで、盛りだくさんの内容でお届けします。

この記事を読めば、今日からあなたもメールの達人。

ぜひ、最後までお付き合いください。

見積もり送付メールで失敗しないための基本

件名で開封率を上げるためのポイント

メールを送る際、まず最初に目に飛び込んでくるのが「件名」です。

件名でメールを開封してもらえるかどうかが決まると言っても過言ではありません。

せっかく心を込めて作成した見積もりも、開封してもらえなければ意味がありませんよね。

では、どんな件名が開封率を上げるのでしょうか？

ポイントは「一目で内容がわかる」「具体的な情報を含める」「お客様の興味を引く」の3つです。

一目で内容がわかる

まず「一目で内容がわかる」とは、メールを開封しなくても、内容を推測できる件名にするということです。

例えば「〇〇株式会社　[商品名]のお見積もり」のように、誰宛てで、何の見積もりなのかを具体的に示しましょう。

具体的な情報を含める

次に「具体的な情報を含める」とは、単に「お見積もり」とするのではなく、

「[商品名]のお見積もり（〇月〇日版）」

のように、具体的な日付などを加えることで、お客様が「いつの見積もりか」を判断できるようにすることです。

お客様の興味を引く

最後に「お客様の興味を引く」とは、お客様が「開封してみたい。」と思えるような件名にすることです。

例えば、期間限定のキャンペーンや、特別な割引などを記載することで、開封率を上げることができます。

ただし、誇張表現や嘘は厳禁です。

これらのポイントを踏まえ、お客様の心に響く件名を考えてみましょう。

メールの開封率が上がれば、見積もりを見てもらえる可能性も高まり、成約に繋がる第一歩となります。

本文構成の重要性と効果的な書き出し

件名でメールを開封してもらえたら、次は本文です。

本文は、見積もりの内容を正確に伝え、お客様の購買意欲を高めるための重要な要素です。

ここでつまづいてしまうと、せっかく開封してもらえたメールも、最後まで読んでもらえない可能性があります。

効果的な本文構成には、いくつかのポイントがあります。

書き出しのポイント

まず、メールの冒頭（書き出し）は非常に重要です。

書き出しで好印象を与えることができれば、最後まで読んでもらえる可能性が高まります。

例えば、

「いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です」

のように、丁寧な挨拶から始めるのが基本です。

その後、

「この度は、[商品名]のお見積もりをご依頼いただき、誠にありがとうございます」

のように、見積もり依頼に対する感謝の気持ちを述べると、お客様はより好印象を抱きます。

そして

「早速ですが、お見積もりを作成いたしましたので、ご査収ください」

と、本題に入る流れがスムーズです。

このように、丁寧な挨拶と感謝の言葉から始めることで、お客様との良好なコミュニケーションを築き、信頼感を与えることができます。

本文構成のポイント

次に、本文の構成ですが、見積もりの内容をわかりやすく伝えるために、箇条書きや表を活用するのがおすすめです。

金額だけでなく、商品名、数量、単価、合計金額などを明確に記載しましょう。

また、お客様が気になるであろう納期や支払い条件なども忘れずに記載することが重要です。

もし、見積もり内容に関して補足説明が必要な場合は、簡潔にわかりやすく説明を加えましょう。

丁寧でわかりやすいメールは、お客様の満足度を高め、成約へと繋がる可能性を高めます。

次は、実際に使えるメール例文とテンプレートをご紹介しますので、ぜひ参考にしてくださいね。

営業で使える見積もり送付メール例文とテンプレート

ここでは、実際の営業活動で使える見積もり送付メールの例文と、すぐに使えるテンプレートを紹介します。

状況に応じた使い分けで、より効果的なコミュニケーションを目指しましょう。

状況別で使えるメール例文

ここでは、状況別に使い分けられるメールの例文を紹介します。

新規顧客への初めての送付、既存顧客への送付、再見積もりなど、状況に合わせた文面で、より丁寧なコミュニケーションを心がけましょう。

新規顧客向けの見積もり送付メール

件名：[会社名] [氏名] 様 御見積書送付のご案内

[会社名] [部署名] [役職] [氏名]様

いつもお世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの氏名]です。

先日は、弊社サービスにご興味をお持ちいただき、誠にありがとうございました。

ご依頼いただきました内容に基づき、御見積書を作成いたしましたので、ご確認いただけますでしょうか。

[見積書ファイル名]を添付いたしました。

ご不明な点等ございましたら、お気軽にお申し付けください。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

この例文は、初めての顧客に対して、丁寧かつ誠実な印象を与えることを目的としています。

件名には会社名と氏名を入れ、誰からのメールか一目でわかるように工夫しましょう。

既存顧客向けの見積もり送付メール

件名：[会社名] [氏名]様 [商品・サービス名]御見積書送付のご案内

[会社名] [部署名] [役職] [氏名]様

いつもお世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの氏名]です。

先日は、[商品・サービス名]のお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。

ご要望いただきました内容にて、お見積書を作成いたしましたので、ご確認ください。

[見積書ファイル名]を添付いたしました。

こちらの内容でご不明な点やご要望がございましたら、お気軽にご連絡ください。

引き続き、よろしくお願いいたします。

既存顧客向けの見積もりメールは、日頃の感謝の気持ちを伝えるとともに、スムーズな情報伝達を意識しましょう。

件名には商品・サービス名を入れることで、何の件のメールか明確にできます。

再見積もり送付メール

件名：[会社名] [氏名]様　再御見積書送付のご案内

[会社名] [部署名] [役職] [氏名]様

いつもお世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの氏名]です。

先日は、お見積もりの件でご連絡いただき、ありがとうございました。

ご指摘いただいた点を踏まえ、改めて御見積書を作成いたしました。

[見積書ファイル名]を添付いたしましたので、ご確認いただけますでしょうか。

何かご不明な点等ございましたら、お気軽にお申し付けください。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

再見積もりを送付する際は、修正内容を明確に伝え、丁寧な対応を心がけましょう。

件名に「再」と明記することで、顧客は内容を把握しやすくなります。

このように、効率的に見積もり業務を進めたい場合は、テンプレートの活用がおすすめです。

用途や業種に合わせたテンプレートを選び、業務効率化を図りましょう。

見積もり送付メールで顧客を惹きつけるためのコツ

顧客のニーズを反映させた書き方

見積もり送付メールは、単に金額を伝えるだけでなく、顧客の心に響くメッセージを送るチャンスです。

顧客が何に困っていて、何を求めているのかを理解し、そのニーズに寄り添った言葉を選ぶことが重要です。

ニーズを反映した書き出し例文

件名：[ご依頼内容]に関するお見積り送付のご案内

[顧客名]様

いつもお世話になっております。[会社名]の[担当者名]です。

先日は[打ち合わせ内容]についてお時間をいただき、誠にありがとうございました。

[顧客名]様がお困りの[課題]解決に向けて、最適なご提案を盛り込んだお見積りを作成いたしました。

ぜひご検討いただけますと幸いです。

この例文では、まず打ち合わせのお礼を述べ、顧客が抱える課題に触れています。

そして、その課題解決に最適な提案であることを伝えることで、顧客の関心を惹きつけます。

このように、顧客の状況や要望を把握し、それに合わせた言葉を使うことで、見積もりメールはよりパーソナルなものになり、顧客の心を動かすことができるでしょう。

見積もり内容をわかりやすく伝える工夫

見積もり内容は、専門的な用語や複雑な構成になりがちです。

しかし、顧客は必ずしもその分野の専門家ではありません。

そのため、誰にでも理解できるように、見積もり内容を分かりやすく伝える工夫が必要です。

見積もり内容を分かりやすく説明する例文

件名：[ご依頼内容]に関するお見積り送付のご案内

[顧客名]様

いつもお世話になっております。[会社名]の[担当者名]です。

お見積り内容についてご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。

今回のお見積もりでは、[商品/サービス名]の[具体的な内容]を[価格]でご提供させていただきます。

また、[オプションサービス]をご利用いただくことで、[顧客が得られるメリット]をご享受いただけます。

詳細につきましては、添付の見積書をご確認ください。

この例文では、専門用語を避け、具体的な内容を簡潔に説明しています。

また、オプションサービスについても、顧客が得られるメリットを明確に伝えることで、見積もりの魅力を高めています。

見積もり内容を説明する際は、箇条書きや表を活用することも有効です。

情報を整理することで、より見やすく、理解しやすい見積もり書を作成できます。

見積もりメール送付で注意すべき5つのポイント

見積もりメールを送る際、顧客に失礼な印象を与えたり、不信感を抱かせたりするようなミスは絶対に避けたいものです。

ここでは、見積もりメールを送付する際に特に注意すべき5つのポイントを解説します。

これらの点に注意することで、成約率アップにも繋がるはずです。

誤字脱字チェックは徹底しよう

見積もりメールで最も基本的な注意点として、誤字脱字のチェックは徹底しましょう。

誤字脱字が多いメールは、相手に「仕事が雑だ」という印象を与えてしまいます。

送付前に必ず複数回見直し、第三者にも確認してもらうのがおすすめです。

添付ファイル名と形式は適切か

見積書を添付する際、ファイル名が適切であるか、形式は相手が問題なく開けるものかを確認しましょう。

ファイル名が「見積書_01」など、誰が見ても内容がわかるようにするのが基本です。

形式はPDF形式が一般的で、編集されるリスクも防げます。

返信期限と連絡先を明記する

見積もりメールには、必ず返信期限と連絡先を明記しましょう。

これにより、顧客はいつまでに返事をすれば良いのか、不明な点があった場合に誰に連絡すれば良いのかが明確になります。

返信期限を設定することで、顧客の検討を促す効果も期待できます。

見積もり金額と有効期限の記載漏れがないか

見積もりメールで最も重要なのは、見積もり金額と有効期限の記載です。

これらの情報が欠けていると、顧客は判断ができません。

見積もり金額は税込みか税抜きか、有効期限はいつまでか、といった点を明確に記載するように心がけましょう。

送付前の最終確認を怠らない

最後に、送付前の最終確認は必ず行いましょう。

宛先の間違い、添付ファイルの有無、メール本文の内容など、すべてに問題がないかを確認してから送信ボタンを押してください。

たった一度のミスが、顧客からの信頼を失う原因になるかもしれません。

『代筆さん』で成約率アップを目指す見積もりメール作成

成約率を高める見積もり送付メールでは、顧客のニーズを踏まえたわかりやすい文章や、丁寧で誤解のない表現が非常に重要です。

しかし、そのポイントを意識したメールを毎回手作業で作成するには、かなりの時間と労力が必要になることも少なくありません。

特に、相手に失礼のない敬語表現や、最適な文章構成を考える際は、相応の工数がかかることが多いでしょう。

そんなときに役立つのが、AI文章作成支援ツール『代筆さん』です。

『代筆さん』は、簡単な指示を入力するだけで、ビジネスマナーに則った自然な文章を自動生成してくれるWebサービスです。

見積もり送付メールのような重要なビジネス文書でも、相手に失礼のない敬語や適切な表現を自動で選択してくれるため、安心して使えます。

また、定型文登録機能を活用すれば、よく使うメール文面をワンクリックで呼び出せるため、作業の効率化に大きく貢献します。

さらに、社内の定型文や商品情報を登録しておくことで、より自社に合った内容を効率的に作成可能です。

もちろん、AIによる文章生成は100％完璧とは限らないので、最終的にはあなた自身の目で確認し、微調整を加えることが欠かせません。

とはいえ、ゼロから文章を考える時間を大幅に短縮できるので、本来注力すべき顧客対応や提案内容のブラッシュアップに時間を割けるメリットがあります。

『代筆さん』は無料プランも用意されており、まずは気軽に試せます。

さらに、比較的安価な有料プランもあるため、ニーズに応じて使い分けられるのも魅力です。

成約率を高める見積もり送付メールの作成を効率化したい方は、『代筆さん』の活用を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ：見積もり送付メールの最適化で成約率をアップしよう

見積もり送付メールは、単なる業務連絡の一環ではなく、顧客との信頼関係を深める大切な機会です。

• 開封率を高める件名と、顧客の心に響く本文構成を意識する
• 顧客の状況に合わせた具体的な例文を活用する
• 送付前のチェックを徹底し、ミスを防ぐ

これらのポイントを踏まえ、さらに成約率を高めるために、見積もり送付メールを送る前に、もう一度メール全体を見直し、顧客の立場になって内容を吟味してみましょう。

少し手間かもしれませんが、この一手間を加えることで、より顧客の心に届く、成約に繋がりやすいメールを作成できるはずです。

もし、見積もりメールの文章作成に自信がなかったり、時間をかける余裕がないという方は、『代筆さん』を活用してみてください。

成約率を高める効果的な表現や構成の提案が受けられるので、より魅力的なメールが簡単に作れます。

細やかな配慮や丁寧な表現を心がけることで、相手に安心感を与え、スムーズな商談進行に繋げることができます。

あなたの送ったメールが、顧客との良好な関係を築き、ビジネスの成功へと繋がることを願っています。