件名：【[会社名]】[商品・サービス名]のお見積書送付のご案内
株式会社[顧客会社名]
[顧客担当者名]様お世話になっております。
株式会社[会社名]、[部署名]の[担当者名]です。この度は、弊社[商品・サービス名]にご興味をお持ちいただき、誠にありがとうございます。
ご依頼いただきました[商品・サービス名]のお見積書を添付ファイルにてお送りいたします。
内容をご確認いただき、ご不明な点やご質問等ございましたら、お気軽にお申し付けください。
[顧客会社名]様のご期待に沿えるよう、誠心誠意対応させていただきます。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
見積もり提出は、営業活動における重要なマイルストーンですよね。
せっかく作成した見積もりも、メールの書き方一つで成約に繋がるかどうかが大きく左右されます。
今回は、そんな見積もり提出メールの書き方について、基本構成から具体的な例文、成約率を高めるためのコツまでを徹底解説します。
この記事を読めば、あなたの見積もり提出メールが劇的に変わり、成約率アップに貢献できるはずです。
まずは、メールの基本構成と重要なポイントから見ていきましょう。
見積もり提出メールの基本構成と重要ポイント
見積もり提出メールは、ただ見積もりを送るだけでなく、あなたの会社の印象を左右する大切なコミュニケーションツールです。
件名、本文、添付ファイルと、それぞれの要素で相手に良い印象を与え、スムーズなやり取りにつなげることが重要です。
この章では、それぞれの要素における重要ポイントを詳しく解説していきます。
丁寧なメール作成は、成約への第一歩です。
ぜひ、ここで基本をしっかり押さえましょう。
件名で相手の注意を引くためのポイント
メールの件名は、相手が最初に目にする部分であり、メールを開封してもらうための重要な要素です。
まず、件名を見ただけで「見積もりに関するメールだ」と理解できるように、明確なキーワードを含めることが重要です。
例えば、「[会社名] 見積書のご提出」のように、会社名と「見積書」という言葉を組み合わせることで、相手に内容を具体的に伝えられます。
また、件名が長すぎると途中で切れてしまう可能性があるため、20文字から30文字程度にまとめるのが理想です。
さらに、相手に「早く確認したい」と思わせるために、緊急性や重要度を示す言葉を加えてみるのも良いでしょう。
例えば「お急ぎください」や「重要」といった言葉を添えることで、相手の注意を引きつけられます。
ただし、過度な強調は逆効果になることもあるため、バランスを見ながら使い分けることが大切です。
件名で相手の興味を引き、開封してもらうことが、成約への第一歩となるでしょう。
状況別で使える。見積もり送付メールの例文集
ここでは、さまざまな状況に対応できる見積もり送付メールの例文を紹介します。
新規顧客への初めてのメールから、見積もり依頼への返信、そしてリマインドメールまで、具体的な例文を参考に、状況に応じた適切なコミュニケーションを心がけましょう。
新規顧客への見積もり提出メール例文
新規顧客に見積もりを送る際は、丁寧な言葉遣いを心がけ、自社のサービスや製品に興味を持ってもらうことが重要です。
初めてのやり取りなので、信頼関係を築けるようなメールを意識しましょう。
新規顧客向け見積もり提出メール例文
件名：[会社名] [商品・サービス名] のお見積りをご案内
[顧客名]様
平素より大変お世話になっております。[会社名]の[担当者名]です。
この度は、弊社[商品・サービス名]にご興味をお持ちいただき、誠にありがとうございます。
ご依頼いただきました[商品・サービス名]のお見積もりを添付ファイルにてお送りいたします。
ご不明な点等ございましたら、お気軽にお申し付けください。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
株式会社[会社名]
[部署名] [担当者名]
[電話番号]
[メールアドレス]
この例文は、初めての顧客に対して丁寧な印象を与えるように作成されています。
件名でメールの内容を明確にし、本文では感謝の気持ちを伝えています。
見積もり内容についての質問を歓迎する姿勢を示すことで、顧客とのコミュニケーションを円滑に進めることが期待できます。
見積もり依頼への返信メール例文
顧客から見積もり依頼があった場合は、迅速かつ丁寧な対応が求められます。
依頼内容を正確に把握し、それに応じた見積もりを提出すると共に、感謝の気持ちを伝えることが重要です。
見積もり依頼への返信メール例文
件名：Re：[貴社名] [商品・サービス名] 見積もりご依頼の件
[顧客名]様
株式会社[会社名]の[担当者名]です。
この度は、お見積もりのご依頼をいただき、誠にありがとうございます。
ご依頼いただきました[商品・サービス名]のお見積もりを添付ファイルにてお送りいたします。
内容をご確認いただき、ご不明な点等ございましたら、お気軽にご連絡ください。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
株式会社[会社名]
[部署名] [担当者名]
[電話番号]
[メールアドレス]
この例文では、件名に「Re：」を付けることで、返信メールであることを示しています。
また、見積もり依頼に対する感謝の意を述べ、依頼内容に対する見積もりを添付していることを伝えています。
迅速な返信は、顧客からの信頼獲得に繋がります。
リマインドメールの書き方と例文
見積もりを提出した後、顧客からの返信がない場合は、リマインドメールを送ることも有効です。
ただし、催促するような印象を与えないように、丁寧な言葉遣いを心がける必要があります。
見積もり提出後のリマインドメール例文
件名：[会社名] [商品・サービス名] のお見積りについて（ご案内）
[顧客名]様
平素より大変お世話になっております。[会社名]の[担当者名]です。
先日は、[商品・サービス名]のお見積もりをお送りさせていただきましたが、その後いかがでしょうか。
もしご不明な点やご質問等ございましたら、お気軽にお申し付けください。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご返信いただけましたら幸いです。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
株式会社[会社名]
[部署名] [担当者名]
[電話番号]
[メールアドレス]
この例文は、以前に送付した見積もりについて、状況を尋ねるためのメールです。
催促するのではなく、あくまでも「ご不明な点はないか」という確認を目的としています。
顧客への配慮を示しつつ、返信を促すことで、スムーズな商談の進行を期待できます。
見積もり内容を効果的に伝える3つのステップ
見積もりを提出する際、ただ金額を伝えるだけでは、顧客にその価値を理解してもらうのは難しいでしょう。
ここでは、見積もり内容を効果的に伝えるための3つのステップをご紹介します。
これらのステップを踏むことで、顧客の納得度を高め、成約に繋げやすくなります。
1. 見積もり金額の内訳を明確にする
見積もり金額を伝える際、総額だけを提示するのではなく、内訳を詳しく示すことが重要です。
内訳を明確にすることで、顧客はどの部分にどれだけの費用がかかっているのかを理解しやすくなります。
例えば、材料費、人件費、諸経費など、項目ごとに金額を記載しましょう。
内訳を提示することで、顧客は「この金額は妥当なのか？」という疑問を持ちにくくなり、安心して検討を進めることができます。
また、内訳が明確であれば、顧客が予算に合わせて調整したい場合にも、具体的な相談がしやすくなります。
2. 納期と支払い条件を分かりやすく記載する
見積もり金額と同様に、納期と支払い条件も顧客が重視するポイントです。
納期は、いつまでにサービスや製品が提供されるのかを明確に示すことで、顧客のスケジュール管理をサポートします。
支払い条件は、支払い方法、支払い期日、分割払いの可否などを具体的に記載しましょう。
これらの情報を分かりやすく記載することで、顧客は安心して取引を進めることができます。
また、後々のトラブルを避けるためにも、これらの情報はしっかりと伝えることが大切です。
例えば、銀行振込の場合は振込先口座情報、クレジットカード決済の場合は利用可能なカード会社などを明記しましょう。
3. 提案内容とメリットを補足する
見積もり内容を伝える際には、単に金額や納期を伝えるだけでなく、提案内容とそれによって得られるメリットを補足説明することが重要です。
顧客は、提示された金額に見合う価値があるかどうかを判断したいと考えています。
例えば、提案するサービスや製品が、顧客の課題をどのように解決するのか、競合他社と比較してどのような優位性があるのかなどを具体的に説明しましょう。
具体的な事例やデータを示すことで、顧客の理解度を高めることができます。
また、導入後のサポート体制や保証内容についても伝えることで、顧客の安心感を高めることができます。
見積もりメール送信後のフォローアップ戦略
顧客の反応に合わせた最適なフォロー方法
見積もりメールを送った後、ただ待っているだけでは成約には繋がりません。
顧客の反応を見ながら、適切なフォローアップを行うことが重要です。
まずは、メールを送ってから数日後に、顧客に連絡を取り、見積もり内容について確認をしましょう。
この時、単に「どうですか？」と聞くのではなく、「ご不明な点はございませんか？」など、相手が質問しやすいような聞き方を心がけましょう。
もし、顧客から具体的な質問や要望があった場合は、迅速かつ丁寧に回答することが大切です。
回答が遅れたり、曖昧な回答をすると、顧客の信頼を損なう可能性があります。
顧客の状況や反応に合わせて、メール、電話、訪問など、適切な方法でフォローアップを行いましょう。
契約締結に向けた交渉術
フォローアップの過程で、顧客が契約を検討している段階に入ったら、さらに一歩踏み込んだ交渉が必要になります。
まず、顧客が何を重視しているのかを改めて確認しましょう。
価格なのか、納期なのか、品質なのか、顧客のニーズを把握することが、交渉を成功させるための鍵となります。
もし、価格がネックになっているようであれば、割引やオプションサービスの提案を検討しましょう。
納期が問題であれば、可能な範囲で調整を試みるなど、柔軟な対応を心がけましょう。
また、他社との比較を気にしている場合は、自社の強みを明確に伝え、顧客の不安を解消することが重要です。
交渉は、顧客との信頼関係を築く良い機会でもあります。
誠実な対応で、契約締結を目指しましょう。
フォローアップメール例文1
件名：[会社名] 見積もり送付後の確認
[顧客名]様
先日は、弊社へお見積もり依頼をいただき、誠にありがとうございました。
お送りいたしましたお見積もりについて、ご不明な点やご質問はございませんでしょうか。
些細なことでも構いませんので、お気軽にお申し付けください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
[あなたの会社名]
[あなたの名前]
フォローアップメール例文2
件名：[会社名] 見積もり内容に関するご相談
[顧客名]様
先日はお見積もりをお送りさせていただきましたが、その後いかがでしょうか。
もし、ご検討にあたり何かご不明な点や、ご要望などがございましたらお気軽にお申し付けください。
[あなたの会社名]として、[顧客名]様のご期待に沿えるよう、尽力させていただきます。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
[あなたの会社名]
[あなたの名前]
この例文は、見積もり送付後の顧客への確認と、さらなる相談を促すことを目的としています。
見積もり提出メールでよくある質問と回答
見積もり金額の妥当性について
見積もり金額について、お客様から「なぜこの金額なのか？」という質問をいただくことがあります。
このような質問には、まず内訳を明確に説明することが重要です。
具体的には、どの項目にどれくらいの費用がかかっているのかを詳細に伝えましょう。
また、市場価格や競合他社の価格と比較して、自社の見積もり金額が妥当であることを説明することも有効です。
自社の製品やサービスの独自性、付加価値を強調し、価格に見合うだけの価値があることを伝えましょう。
さらに、過去の事例や実績を提示することで、お客様の信頼を得ることができます。
見積もり金額の根拠を説明するメール例文
件名：お見積もり金額に関するご質問への回答
[顧客名]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[担当者名]です。
先日はお見積もりをご依頼いただき、誠にありがとうございます。
いただきましたお見積もり金額に関するご質問について、ご回答させていただきます。
今回のお見積もり金額は、[製品・サービス名]の[具体的な内訳]に基づき算出しております。
具体的な内訳は以下の通りです。
- [内訳1]：[金額]
- [内訳2]：[金額]
- [内訳3]：[金額]
また、弊社の[製品・サービス名]は、[競合他社との違いや強み]という点で、他社製品よりも優位性があると考えております。
もしご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。
今後ともよろしくお願いいたします。
[署名]
見積もり金額の根拠を明確に伝えることで、お客様の不安を解消し、納得感を高めることができます。
見積もり提出期限の調整方法
お客様から「見積もり提出期限をもう少し延ばしてほしい」という要望を受けることもあります。
このような場合、まずは理由を丁寧にヒアリングしましょう。
その上で、可能な範囲で期限の調整に応じる姿勢を示すことが大切です。
ただし、安易に期限を延ばすと、お客様の購買意欲が低下する可能性もあるため、調整可能な範囲を明確に伝えるようにしましょう。
また、期限を調整する際には、新たな期限を具体的に提示することが重要です。
もし、期限延長が難しい場合は、その理由を丁寧に説明し、可能な代替案を提案することで、お客様の理解を得られるように努めましょう。
見積もり提出期限の調整を伝えるメール例文
件名：お見積もり提出期限に関するご相談
[顧客名]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[担当者名]です。
先日はお見積もりをご依頼いただき、誠にありがとうございます。
いただきましたお見積もり提出期限に関するご相談について、ご回答させていただきます。
ご多忙の中、誠に恐縮ではございますが、[理由]とのこと承知いたしました。
つきましては、[新たな期限]までにご提出させていただきたく存じます。
もしご都合が悪いようでしたら、お気軽にお申し付けください。
今後ともよろしくお願いいたします。
[署名]
期限の調整を依頼された場合は、お客様の状況を理解し、柔軟に対応することで、良好な関係を築くことができます。
まとめ：成約に繋がる見積もり提出メールのポイント
ここまでの内容を振り返り、成約に繋がる見積もり提出メールの重要なポイントをまとめました。
- 件名でメールの内容を明確に示す
- 見積もり金額の内訳を分かりやすく提示する
- 顧客の状況に合わせた丁寧なフォローアップを行う
これらのポイントを踏まえ、さらに一歩進んでみましょう。
見積もりメールを送った後は、ぜひ顧客の反応を丁寧に確認してみてください。
もし質問があれば、迅速に対応することで信頼関係を築くことができます。
そして、お客様の疑問や不安を解消することで、成約への道が開けるはずです。
あなたの誠実な対応が、きっと良い結果に繋がると信じています。
プロ級のビジネスメールを、たった数秒で作成！
代筆さんで、面倒なメール作成から解放されませんか？
時間節約、品質向上、ストレス軽減 すべてを一度に実現します。
- 適切な言葉遣いと構成で、印象アップ
- ビジネスシーンに応じた多彩なテンプレート
- 代筆さんによる文章の自動校正と改善提案
