ビジネスメールで完結！領収書発行の5つのステップと注意点

件名：[株式会社[顧客会社名] 領収書 [発行日]](例：株式会社ABC 領収書 2024年5月15日)

株式会社[顧客会社名]
[顧客担当者名]様

お世話になっております。
株式会社[自社名]、[自社部署名]の[自社担当者名]です。

先日は、[商品・サービス名]をご購入いただき、誠にありがとうございました。
ご請求いただきました領収書を添付いたしましたので、ご確認ください。

添付ファイル：[会社名]領収書[発行日].pdf

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後とも、よろしくお願い申し上げます。

領収書発行、意外と奥が深いですよね。

特にビジネスの現場では、お金のやり取りを証明する大切な書類ですから、ミスは許されません。

今回は、ビジネスメールでの領収書発行について、基礎知識から具体的な書き方、業務効率化のヒントまで、あなたの「困った」を「なるほど。」に変える情報をお届けします。

この記事を読めば、もう領収書発行で悩むことはありません。

最初のステップとして、まずは「ビジネスメールでの領収書発行 基礎知識」から見ていきましょう。

領収書発行の基本をしっかり押さえて、スマートなビジネスパーソンを目指しましょう。

ビジネスメールでの領収書発行 基礎知識

領収書発行が必要なケースとは

領収書は、商品やサービスの代金を受け取った証明となる書類です。

ビジネスシーンでは、さまざまな場面で領収書の発行が必要になります。

例えば、物品販売の際や、サービスの提供後、代金を受け取ったときなどです。

また、企業間取引では、取引の証拠として領収書が求められることが一般的です。

具体的には、以下のようなケースで領収書の発行が求められます。

• 商品やサービスを現金で販売した場合
• 銀行振込で代金を受け取った場合
• クレジットカード決済で代金を受け取った場合
• 請求書を発行した後に代金を受け取った場合

これらのケースでは、領収書を発行することで、取引の透明性を高め、後々のトラブルを防ぐことにも繋がります。

領収書発行は、ビジネスを行う上で、とても大切な業務の一つと言えるでしょう。

ビジネスメールで送付する際の注意点

領収書をビジネスメールで送付する際には、いくつかの注意点があります。

まず、PDF形式で送付することが基本です。

これは、改ざんを防ぎ、受信側がどの環境でも同じように表示できるようにするためです。

また、メールの件名には「領収書」という文言を必ず入れ、内容が一目でわかるようにしましょう。

さらに、メール本文では、宛先、発行日、金額、商品やサービスの内容など、領収書の内容を簡単に記載することも大切です。

これらの情報を記載することで、受領側はスムーズに内容を確認することができます。

添付ファイル名は「[会社名]領収書[発行日].pdf」のように、具体的な名前を付けると、管理しやすくなります。

例文：件名に領収書と記載する場合

件名：[会社名] 領収書 [発行日]

株式会社[顧客会社名]
[顧客担当者名]様

いつもお世話になっております。
株式会社[自社名]の[自社担当者名]です。

先日は、[商品・サービス名]をご購入いただき、誠にありがとうございました。
ご請求いただきました領収書を添付いたしましたので、ご確認ください。

添付ファイル：[会社名]領収書[発行日].pdf

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後とも、よろしくお願い申し上げます。

上記例文のように、件名に領収書と記載することで、受信者はメールの内容をすぐに把握できます。

また、本文では感謝の言葉と、添付ファイルについての説明を記載すると、丁寧な印象を与えます。

ビジネスメールでは、相手への配慮を忘れずに、正確かつ迅速な対応を心がけましょう。

次は、領収書発行メールの書き方と必須項目について、詳しく見ていきましょう。

領収書発行メールの書き方と必須項目

領収書をメールで送付する際、失礼なく、かつ必要な情報を正確に伝えることが重要です。

ここでは、ビジネスメールとして適切な領収書発行メールの書き方と、記載すべき必須項目について解説します。

件名と宛名の書き方

メールの件名は、内容が一目でわかるように記載しましょう。

「領収書」という言葉を必ず含め、必要に応じて取引内容や発行日を追記すると、より親切です。

宛名は、会社名、部署名、担当者名を正確に記載します。

例文1：件名と宛名（基本形）

件名：[会社名] [商品名] ご購入 領収書

[会社名]
[部署名] [担当者名]様

例文2：件名と宛名（発行日追記）

件名：[会社名] [商品名] ご購入 領収書（[日付]発行）

[会社名]
[部署名] [担当者名]様

件名は、受信者がメールを開封する際に最初に目にする部分です。

具体的に記載することで、相手に安心感を与え、迅速な確認を促すことができます。

本文の構成と記載内容

本文は、まず宛名に対する挨拶から始め、領収書を送付する旨を伝えます。

次に、具体的な取引内容、金額、発行日などを明記し、最後に感謝の言葉を添えて締めくくりましょう。

例文3：本文（基本形）

いつも大変お世話になっております。[会社名]の[氏名]です。

この度は、[商品名]をご購入いただき、誠にありがとうございます。

先日は、ご請求金額[金額]円のご入金を確認いたしました。
つきましては、下記のとおり領収書を発行いたしましたので、ご確認ください。

領収書は添付ファイルにてお送りいたします。

今後とも、弊社サービスをよろしくお願いいたします。

[署名]

例文4：本文（取引内容追記）

いつも大変お世話になっております。[会社名]の[氏名]です。

先日は[商品名]のご購入、誠にありがとうございます。

ご注文いただきました[商品名] [数量]点、合計[金額]円の領収書を発行いたしました。
詳細は、添付ファイルをご確認ください。

今後とも、弊社サービスをよろしくお願いいたします。

[署名]

領収書の内容に誤りがないか、送付前に必ず確認しましょう。

金額や日付などの数字は特に注意が必要です。

添付ファイルの形式と注意点

領収書をメールで送付する場合、一般的にPDF形式で添付します。

PDF形式は、改ざんを防ぎやすく、どのような環境でも同じように表示できるため、ビジネスシーンでの利用に適しています。

例文5：添付ファイルの説明

領収書はPDF形式で添付しております。

内容をご確認いただき、大切に保管してください。

万が一、ファイルが開けないなどの不具合がございましたら、お手数ですがご連絡ください。

領収書のファイル名は、「[会社名]領収書[発行日].pdf」のように、内容が分かりやすいものにしましょう。

これにより、受信者が後から領収書を探す際に役立ちます。

また、パスワード付きのPDFを送付する場合は、別途パスワードを伝える必要があります。

業務効率化。領収書テンプレート活用法

領収書発行業務を効率化する上で、テンプレートの活用は非常に有効です。

毎回同じ内容を記載する手間を省き、記載ミスを減らすことができます。

ここでは、無料テンプレートの選び方と自社向けテンプレート作成のポイントについて解説します。

無料テンプレートの選び方

インターネット上には、無料で利用できる領収書テンプレートが数多く存在します。

しかし、デザインや使いやすさはテンプレートによって様々です。

自社の業務に合ったテンプレートを選ぶためのポイントを以下にまとめました。

1. 自社の業種・業態に合っているか

業種によって必要な項目が異なる場合があります。

例えば、飲食店であれば「お品代」ではなく「飲食代」と記載する必要があるでしょう。

自社の業種に特化したテンプレートを探すか、汎用性の高いテンプレートを選ぶと良いでしょう。

2. 必要な項目が揃っているか

領収書には、発行日、宛名、金額、但し書き、発行者情報など、記載すべき必須項目があります。

これらの項目が全て揃っているか、また、自社で必要とする項目が過不足なく含まれているかを確認しましょう。

3. 使いやすい形式か

テンプレートのファイル形式（Word, Excel, PDFなど）も重要です。

自社で使用しているソフトに対応しているか、編集しやすい形式かを確認しましょう。

Excel形式であれば、計算機能も利用でき、便利です。

4. デザインの自由度

必要に応じて、自社のロゴや社名を入れたい場合もあるでしょう。

デザインのカスタマイズができるかどうかも、テンプレート選びのポイントになります。

シンプルで使いやすいものを選ぶのがおすすめです。

無料テンプレートを使用する際は、上記を参考に、自社の業務に最適なものを選びましょう。

自社向けテンプレート作成のポイント

無料テンプレートをそのまま使用するのも良いですが、自社に合わせたテンプレートを作成することで、さらに業務効率を上げることができます。

自社向けテンプレートを作成する際のポイントを以下にまとめました。

1. 必須項目を明確にする

領収書に必要な項目は、法律で定められているものと、自社の業務上必要なものがあります。

自社で発行する領収書に必要な項目をリストアップし、テンプレートに反映させましょう。

例えば、インボイス制度に対応した領収書を作成する場合は、登録番号を記載する欄が必要になります。

2. デザインを統一する

自社のブランドイメージに合ったデザインにすることで、取引先からの信頼感も高まります。

会社のロゴやコーポレートカラーを使用し、統一感のあるテンプレートを作成しましょう。

テンプレートのデザインは、シンプルで見やすいものがおすすめです。

3. 入力しやすい形式にする

テンプレートは、実際に使用する担当者が入力しやすい形式にするのが重要です。

入力フォームを設けたり、プルダウンメニューを活用したりするなど、入力の手間を減らす工夫をしましょう。

Excel形式であれば、計算式を組み込むことで、金額の計算ミスを防ぐこともできます。

4. 定期的に見直す

法律の改正や、自社の業務内容の変更に合わせて、テンプレートも定期的に見直す必要があります。

特に、インボイス制度や電子帳簿保存法といった法改正があった場合は、速やかにテンプレートを修正しましょう。

常に最新の状態を保つことで、業務の効率化につながります。

自社向けテンプレートを作成することで、業務効率化だけでなく、企業イメージの向上にもつながります。

上記を参考に、自社にとって最適なテンプレートを作成しましょう。

経理担当者が知っておくべき領収書発行の法的留意点

電子帳簿保存法と領収書

電子帳簿保存法は、領収書を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。

この法律により、紙の領収書をスキャンして電子データとして保存したり、電子的に発行された領収書をそのままデータ保存したりすることが認められています。

経理担当者は、この法律を理解し、適切な方法で領収書を保存する必要があります。

具体的には、電子データで保存する際には、改ざん防止のための措置を講じたり、必要な検索機能を確保したりすることが求められます。

電子帳簿保存法に対応することで、領収書の保管スペースを削減でき、業務効率化にもつながります。

また、紙の領収書を紛失するリスクも減らすことができるでしょう。

インボイス制度と領収書の関係性

2023年10月より導入されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）は、消費税の仕入税額控除に関する制度です。

この制度では、仕入税額控除を受けるためには、原則として「適格請求書（インボイス）」の保存が必要になります。

領収書がインボイスの要件を満たしていれば、仕入税額控除の対象となります。

ただし、すべての領収書がインボイスとして認められるわけではありません。

インボイスとして認められるためには、記載すべき事項が定められており、それらをすべて満たす必要があります。

経理担当者は、この制度を正しく理解し、取引先から受け取る領収書がインボイスの要件を満たしているかを確認する必要があります。

また、自社が発行する領収書も、インボイスとして発行する必要がある場合は、必要な事項を記載する必要があります。

インボイス制度に対応することで、消費税の計算を正確に行い、税務上のリスクを減らすことができます。

制度の内容を正しく理解し、適切な対応を行いましょう。

スムーズな発行のための領収書発行手順

請求情報の確認と整理

領収書を発行する前に、まず請求情報の確認と整理を徹底しましょう。

このステップは、正確な領収書を作成し、後々のトラブルを避けるために非常に重要です。

具体的には、以下の点を確認します。

請求金額

請求書に記載された金額と、実際に受け取った金額が一致しているかを確認します。

金額のずれは、お客様との信頼関係を損なう原因になりかねません。

日付

請求書の日付と、支払いが行われた日付を正確に把握します。

領収書には、支払いが行われた日付を記載する必要があります。

取引内容

どのような商品やサービスに対して支払いが行われたのか、取引内容を明確に把握します。

領収書には、取引内容を具体的に記載することが望ましいです。

お客様情報

会社名、部署名、担当者名など、お客様の情報を正確に把握します。

これらの情報は、領収書の宛名に必要です。

請求書番号

請求書番号と領収書を紐付けることで、会計処理を効率化できます。

領収書に請求書番号を記載することを検討しましょう。

これらの情報を整理することで、領収書作成時のミスを減らし、スムーズな発行につながります。

領収書発行から送付までの流れ

次に、具体的な領収書発行から送付までの流れを見ていきましょう。

以下は一般的な手順です。

1. 領収書の作成

整理した請求情報を基に、領収書を作成します。

テンプレートを活用することで、効率的に作業を進めることができます。

2. 領収書の確認

作成した領収書に誤りがないか、再度確認を行います。

特に金額や日付、宛名などに間違いがないか、細心の注意を払いましょう。

3. PDF形式での保存

作成した領収書をPDF形式で保存します。

PDF形式は、改ざんを防ぎ、どの環境でも同じように表示されるため、ビジネスメールでの送付に適しています。

4. メール作成

領収書を送付するためのメールを作成します。

件名には「領収書送付のご連絡」など、内容が明確にわかるものを記載しましょう。

5. メール本文の作成

メール本文には、領収書を送付する旨、お礼の言葉、そして必要に応じて支払い内容などを記載します。

6. 領収書の添付

作成した領収書をメールに添付します。

添付ファイルの形式はPDF形式であることを確認しましょう。

7. メール送信

作成したメールを送信します。

送信前に宛先を再度確認し、誤送信がないように注意しましょう。

以上の手順を踏むことで、領収書の発行から送付までをスムーズに行うことができます。

例文：領収書送付メール

件名：[会社名] 領収書送付のご連絡

[宛先] 様

いつも大変お世話になっております。[会社名]の[担当者名]です。

先日は、[商品・サービス名]をご利用いただき、誠にありがとうございました。

ご依頼いただきました領収書を添付ファイルにて送付いたします。

内容をご確認いただき、ご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。

今後とも弊社サービスをよろしくお願いいたします。

[署名]

まとめ：ビジネスメールでの領収書発行を確実にするために

これまでの内容を振り返り、ビジネスメールで領収書を発行する際に特に重要なポイントを3つにまとめました。

1. 領収書の必須項目を正確に記載する
2. 電子帳簿保存法とインボイス制度に対応する
3. テンプレートを活用し業務効率化を図る

これらのポイントを意識することで、領収書発行業務はよりスムーズに進められます。

もし、まだ自社に合ったテンプレートがない場合は、無料のテンプレートを参考にしながら、自社専用のテンプレートを作成することをおすすめします。

一度作成してしまえば、今後の業務効率が格段に向上するはずです。

領収書発行業務は、正確さと効率性が求められる業務です。

この記事が、あなたの業務の一助となり、よりスムーズなビジネス運営に繋がることを願っています。