採用予算申請を成功させる3つのステップとメール例文

件名：[部署名]における[職種]採用予算申請のお願い

株式会社[会社名]

[上司の名前]様

お世話になっております。

[会社名]、[部署名]の[あなたの名前]です。

現在、[部署名]では、[具体的な業務上の課題や人員不足の理由]により、[職種]の採用が急務となっております。

つきましては、下記の通り採用予算の申請をさせて頂きたく、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

1. 採用職種：[職種]
2. 採用人数：[人数]名
3. 採用理由：[具体的な採用理由。例：売上目標達成のため、新規プロジェクト推進のためなど]
4. 予算概算：[金額]円 内訳：[求人広告費：金額]円、[人材紹介手数料：金額]円、[その他費用：金額]円
5. 採用スケジュール：[具体的なスケジュール。例：〇月〇日までに採用活動開始、〇月末までに内定承諾を得る]
6. 採用による効果：[採用によって得られる具体的な効果。例：売上〇〇％向上、業務効率〇〇％改善など]

今回の採用により、[会社名]全体の業績向上に貢献できるものと確信しております。

お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒ご承認のほどよろしくお願い申し上げます。

以上、よろしくお願いいたします。

採用担当者の皆さん、こんにちは。

採用活動を進める上で、避けて通れないのが「採用予算」の確保ですよね。

「よし、採用を始めよう。」と意気込んでも、予算がなければ何も始まりません。

でも大丈夫。

この記事を読めば、予算申請の基本から、上司を納得させるための準備、さらにはメールの書き方まで、まるっと理解できます。

今回は、採用予算申請を成功させるためのステップを、具体的な例文と共にご紹介していきます。

一緒に採用予算の壁を乗り越えましょう。

まずは、最初のステップ「採用予算申請の基本と稟議を通すための準備」について見ていきましょう。

採用予算申請の基本と稟議を通すための準備3つのステップ

1. なぜ採用予算が必要なのかを明確にする

まず最初に、なぜ採用予算が必要なのかを明確にしましょう。

「人が足りないから」だけでは、上司はなかなか納得してくれません。

具体的に、どんな課題を解決するために、どれくらいの予算が必要なのかを説明する必要があります。

例えば、

「営業部の売上目標を達成するために、新たに2名の営業担当者が必要である」

といったように、採用によって得られる具体的な成果を提示しましょう。

また、採用しない場合に生じるリスク（機会損失や業務の遅延など）も合わせて説明すると、より説得力が増します。

採用によって、会社全体にどのようなメリットがあるのかを、しっかりと伝えられるように準備しましょう。

2. 採用計画と予算を関連付ける

次に、採用計画と予算をしっかりと関連付けましょう。

採用人数、募集職種、採用時期などを具体的に示し、それぞれの項目にどれくらいの予算が必要なのかを明確にします。

例えば、

「中途採用で[職種]を[人数]名採用するために、求人広告費が[金額]円、人材紹介手数料が[金額]円必要である」

というように、詳細な内訳を提示しましょう。

予算の内訳を明確にすることで、上司は予算の妥当性を判断しやすくなります。

また、採用活動のスケジュールと合わせて予算計画を提示することで、計画性と実現性をアピールできます。

3. 上司が納得するデータを示す

最後に、上司が納得するデータを示しましょう。

過去の採用実績、市場の給与相場、競合企業の採用動向など、客観的なデータに基づいて説明することが大切です。

例えば、

• 「過去の採用実績から、[職種]の採用には平均[金額]円の費用がかかっている」
• 「[職種]の市場給与相場は[金額]円程度である」

といったように、具体的な数値データを示しましょう。

また、採用によって得られる経済効果を数値化して提示するのも有効です。

採用によってどれだけ売上が向上するのか、利益がどれだけ増えるのかを示すことで、上司は採用予算の投資対効果を理解しやすくなります。

このように、具体的なデータに基づいて説明することで、上司は安心して採用予算を承認してくれるでしょう。

次は、採用予算申請メールの書き方とテンプレートについて解説します。

採用予算申請メールの書き方とテンプレート

採用予算の申請は、メールでやり取りすることが一般的です。

ここでは、採用予算申請メールの書き方と、すぐに使えるテンプレートをご紹介します。

メールを作成する際のポイントを押さえ、スムーズな承認を目指しましょう。

件名で内容を明確に伝える

まず、メールの件名で「採用予算の申請である」ということを明確に伝えましょう。

件名を見ただけで、メールの内容が理解できるようにすることが重要です。

例えば「[部署名]における[職種]採用予算申請のお願い」のように、具体的な内容を盛り込むと、より丁寧で分かりやすくなります。

件名で内容を明確にすることで、上司がメールを後回しにしたり、見落としたりするリスクを減らすことができます。

採用予算の必要性を具体的に記載する

本文では、なぜ採用予算が必要なのかを具体的に記載しましょう。

単に「人員が足りない」と伝えるだけでは、上司は予算を承認する理由を見つけられません。

例えば、

• 具体的な業務上の課題
• 採用によって得られる効果
• 採用しない場合のリスク

などを数値データや具体的な事例を用いて説明することが大切です。

採用によって、売上がどれだけ向上するのか、業務効率がどれだけ改善するのかなどを説明することで、予算の必要性が明確に伝わります。

承認を得やすいメールの構成にする

メールの構成も、承認を得るためには重要です。

まず、結論として「採用予算を承認していただきたい」という意思を冒頭で述べます。

その後に、採用予算が必要な理由や根拠となるデータを具体的に説明していきましょう。

最後に、再度承認のお願いをすることで、上司に「承認」というアクションを促すことができます。

メールの構成を意識することで、上司はスムーズに内容を理解し、承認の判断をしやすくなります。

採用予算申請メールの例文と具体的な書き出し

続いては、採用予算を申請する際のメール例文を、新規採用と人員増強のケースに分けてご紹介します。

また、メールの書き出しで意識すべきポイントについても解説します。

具体的な例文を参考に、状況に応じた適切なメールを作成しましょう。

新規採用の場合のメール例文

新規採用が必要な状況は、事業拡大や新規プロジェクトの立ち上げなど様々です。

ここでは、新たなポジションを設けるための採用予算を申請するメールの例文を紹介します。

新規採用予算申請メール例文

件名：[部署名]における[職種]採用予算申請の件

[上司の名前]様

いつもお世話になっております。[あなたの名前]です。

現在、[部署名]では、[具体的な理由]により、[職種]の採用が急務となっております。つきましては、下記のとおり採用予算の申請をさせて頂きたく、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

1. 採用職種：[職種]
2. 採用人数：[人数]名
3. 採用理由：[具体的な理由]
4. 予算概算：[金額]円
5. 採用スケジュール：[スケジュール]

今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

この例文では、件名で採用予算申請であることが明確に分かるように記載しました。

本文では、採用職種、人数、具体的な理由、予算概算、採用スケジュールを簡潔にまとめています。

上司が内容を理解しやすいよう、箇条書きを活用するのがおすすめです。

人員増強の場合のメール例文

人員増強は、既存チームの業務量増加や、特定プロジェクトの推進のために必要となるケースが多いです。

ここでは、人員増強のための採用予算を申請するメールの例文を紹介します。

人員増強予算申請メール例文

件名：[部署名]における人員増強に伴う採用予算申請の件

[上司の名前]様

いつもお世話になっております。[あなたの名前]です。

現在、[部署名]では、[具体的な理由]により、[職種]の人員増強が必要となっております。つきましては、下記のとおり採用予算の申請をさせて頂きたく、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

1. 増員職種：[職種]
2. 増員人数：[人数]名
3. 増員理由：[具体的な理由]
4. 予算概算：[金額]円
5. 採用スケジュール：[スケジュール]

何卒、ご理解ご協力のほど、よろしくお願いいたします。

こちらの例文では、人員増強が目的であることを件名で伝え、本文では増員が必要な理由を明確に記載しています。

また、増員によって期待される効果を付け加えることで、上司の理解と協力を得やすくなるでしょう。

メールの書き出しで意識すべきこと

採用予算申請メールの書き出しは、丁寧で明確な言葉遣いを心がけましょう。

まず、宛先の上司の名前を記載し、挨拶から始めるのが基本です。

その上で、メールの目的である「採用予算の申請」を簡潔に伝えます。

例えば、「[部署名]における[職種]採用予算申請の件」のように、件名と合わせて具体的な内容を冒頭で示すことで、上司はメールの要旨をすぐに把握できます。

また、日頃の感謝の言葉を添えることで、より丁寧な印象を与えることができます。

採用予算承認を得るためのポイント

採用予算の申請は、メールを送って終わりではありません。

承認を得るためには、申請後のフォローアップや、上司への丁寧な説明が重要になります。

ここでは、採用予算承認を得るための具体的なポイントを解説します。

申請後のフォローアップを怠らない

採用予算の申請メールを送った後は、上司からの返信を待つだけでなく、自分から積極的にフォローアップを行いましょう。

メールを送ったことを伝え、上司が内容を確認したか、何か質問はないかを確認することで、スムーズな承認プロセスにつながります。

電話や直接会って話すなど、状況に応じたコミュニケーションを心がけましょう。

上司の疑問に的確に答える準備をする

採用予算の申請内容について、上司は様々な疑問を持つ可能性があります。

「なぜこの人数が必要なのか」「なぜこの予算規模なのか」「採用によってどのような効果が得られるのか」など、想定される質問への回答を事前に準備しておきましょう。

具体的なデータや根拠を示すことで、上司の理解と納得を得やすくなります。

採用計画の進捗を定期的に報告する

採用予算の承認を得た後も、採用計画の進捗状況を上司に定期的に報告することが重要です。

進捗状況を共有することで、上司は採用活動の状況を把握でき、予算の有効活用に対する安心感を得ることができます。

また、進捗が遅れている場合は、その理由や改善策を報告することで、上司からのサポートを得やすくなります。

まとめ 採用予算申請を成功させるために

採用予算の申請を成功させるためには、事前の準備と戦略的なアプローチが不可欠です。

これまでの内容を振り返り、特に重要なポイントを以下にまとめました。

1. 採用の必要性と予算の関連付け
2. データに基づいた説得力のある説明
3. 申請後の丁寧なフォローアップ

これらのポイントを踏まえ、もう一歩踏み込んでみましょう。

申請書類を提出する前に、上司に口頭で簡単に説明する機会を設けてみてください。

これにより、申請内容への理解を深め、承認への道がよりスムーズになるはずです。

今回の記事が、あなたの採用予算申請を成功させるための一助となれば幸いです。

あなたのチームに、最高の仲間が加わることを心から応援しています。