採用実績報告メール作成 5つのステップと報告書項目

件名：[期間] 採用実績報告

株式会社[会社名]
[部署名] [役職] [氏名]様

お世話になっております。
[会社名]、[部署名]の[名前]です。

[期間]の採用活動実績について、下記の通りご報告いたします。

■採用目標と実績
目標採用人数：[目標採用人数]名
実際の採用人数：[実際の採用人数]名
達成率：[達成率]%
採用職種：[採用職種一覧]
目標との差異：[目標との差異とその理由]

■採用プロセス別の進捗状況
書類選考：
応募者数：[書類選考応募者数]名
通過者数：[書類選考通過者数]名
通過率：[書類選考通過率]%
一次面接：
面接実施数：[一次面接実施数]回
通過者数：[一次面接通過者数]名
通過率：[一次面接通過率]%
二次面接：
面接実施数：[二次面接実施数]回
通過者数：[二次面接通過者数]名
通過率：[二次面接通過率]%
内定：
内定者数：[内定者数]名
内定承諾率：[内定承諾率]%

■応募者数と選考通過率
総応募者数：[総応募者数]名
各選考段階の通過者数：
書類選考通過者数：[書類選考通過者数]名
一次面接通過者数：[一次面接通過者数]名
二次面接通過者数：[二次面接通過者数]名
各選考段階の通過率：
書類選考通過率：[書類選考通過率]%
一次面接通過率：[一次面接通過率]%
二次面接通過率：[二次面接通過率]%

■採用単価
採用活動にかかった総費用：[採用活動にかかった総費用]円
採用人数：[採用人数]名
採用単価：[採用単価]円

■入社後の定着率
一定期間内に入社した人数：[一定期間内に入社した人数]名
一定期間後に在籍している人数：[一定期間後に在籍している人数]名
定着率：[定着率]%

■採用活動の費用対効果分析
[費用対効果分析の結果]

今回の採用活動における課題としましては[課題1]、[課題2]が挙げられます。
これらを踏まえ、今後の採用活動では[改善策1]、[改善策2]を実施していく予定です。

引き続き、採用目標達成に向けて尽力いたしますので、
ご理解ご協力のほどよろしくお願い申し上げます。

[会社名]
[部署名]
[名前]

人事担当者の皆さん、採用活動お疲れ様です。

採用活動の成果を報告するメールって、意外と頭を悩ませますよね。

「何を書けばいいのか」「どう伝えれば分かりやすいのか」と、毎回試行錯誤している方もいるのではないでしょうか？

このブログ記事では、そんな悩みを解決します。

採用実績報告メールの基本構成から、報告書に含めるべき項目、データ分析の方法まで、具体的なステップと共にご紹介します。

この記事を読めば、もう報告メールで迷うことはありません。

自信を持って、採用活動の成果を伝えられるようになりますよ。

まずは、採用実績報告メールの基本構成と必須項目から見ていきましょう。

1. 採用実績報告メールの基本構成と必須項目

採用実績報告メールは、採用活動の進捗や成果を関係者に共有するための重要なコミュニケーションツールです。

報告メールは、件名、宛名、本文、結びの言葉で構成され、これらの要素を適切に記載することで、読みやすく、正確な情報伝達が可能です。

ここでは、報告メールの基本構成と、必ず含めるべき必須項目について解説します。

件名と宛名の書き方

件名は、メールの内容を簡潔に伝えるための重要な要素です。

一目で「何のメールか」を理解できるように、具体的に記述しましょう。

例えば、「[期間] 採用実績報告」や「[部署名] 採用進捗報告」のように、報告内容と期間、対象を明確にするのがおすすめです。

宛名は、誰に宛てたメールなのかを明確にするために、会社名、部署名、役職、氏名を正確に記述します。

「[役職] [氏名]様」と、役職と氏名をセットで書くように心がけましょう。

これにより、受け取った側は誰からのメールなのかをすぐに理解でき、メールの重要度を判断しやすくなります。

例文 件名と宛名

件名：2024年5月度 採用実績報告

[会社名]
[部署名]
[役職] [氏名]様

メールの件名と宛名は、ビジネスコミュニケーションの基本です。

適切な件名と宛名を使用することで、相手に失礼なく、スムーズな情報伝達ができます。

件名で内容を伝え、宛名で相手を明確にすることで、メールの重要度と受信者の認識を高めることができます。

これらの要素は、採用実績報告メールに限らず、ビジネスメール全般で重要なポイントです。

2. 採用活動報告書に含めるべき主要項目

採用活動の成果を正確に把握し、今後の改善につなげるためには、報告書に含めるべき主要項目を理解することが重要です。

ここでは、採用目標と実績の対比、採用プロセス別の進捗状況、応募者数と選考通過率の詳細について解説します。

これらの項目を適切に盛り込むことで、採用活動の全体像が明確になり、より効果的な採用戦略の策定に役立ちます。

採用目標と実績の対比

採用活動報告書には、最初に設定した採用目標と、実際の結果を比較する項目が必要です。

目標数、採用人数、採用職種などを具体的に記載し、目標達成度を明確に示します。

目標との差異を分析することで、成功要因や課題を把握しやすくなります。

採用目標と実績の対比の例文

採用目標：[目標採用人数]名

実績：[実際の採用人数]名

達成率：[達成率]%

採用職種：[採用職種一覧]

目標との差異：[目標との差異とその理由]

この例では、目標採用人数、実際の採用人数、達成率を明確に示し、目標との差異とその理由を記載することで、報告書を見た人が採用活動の成果をすぐに把握できるようにしています。

採用プロセス別の進捗状況

採用活動は、書類選考、面接、内定などの複数のプロセスで構成されています。

報告書には、各プロセスにおける進捗状況を詳細に記述する必要があります。

これにより、どのプロセスにボトルネックがあるのか、改善点はないかを特定できます。

採用プロセス別の進捗状況の例文

書類選考：

応募者数：[書類選考応募者数]名

通過者数：[書類選考通過者数]名

通過率：[書類選考通過率]%

一次面接：

面接実施数：[一次面接実施数]回

通過者数：[一次面接通過者数]名

通過率：[一次面接通過率]%

二次面接：

面接実施数：[二次面接実施数]回

通過者数：[二次面接通過者数]名

通過率：[二次面接通過率]%

内定：

内定者数：[内定者数]名

内定承諾率：[内定承諾率]%

各プロセスの応募者数、通過者数、通過率を具体的に示すことで、採用活動のどの段階に課題があるのかを明確に把握できます。

応募者数と選考通過率の詳細

応募者数と選考通過率は、採用活動の効率性を測る上で重要な指標です。

報告書では、応募者数、各選考段階の通過者数、選考通過率を詳細に記載します。

これにより、応募者層の質や選考プロセスの妥当性を評価し、改善につなげることができます。

応募者数と選考通過率の詳細の例文

応募者数：[総応募者数]名

各選考段階の通過者数：

書類選考通過者数：[書類選考通過者数]名

一次面接通過者数：[一次面接通過者数]名

二次面接通過者数：[二次面接通過者数]名

各選考段階の通過率：

書類選考通過率：[書類選考通過率]%

一次面接通過率：[一次面接通過率]%

二次面接通過率：[二次面接通過率]%

応募者数と各選考段階の通過率を詳細に示すことで、選考プロセス全体の効率性を評価し、改善点を見つけ出すのに役立ちます。

3. 採用成果を明確に示すためのデータ分析

採用活動の成果を正確に把握し、改善につなげるためには、データ分析が不可欠です。

ここでは、採用単価、入社後の定着率、費用対効果といった重要な指標を分析する方法について解説します。

これらのデータを活用することで、採用活動の効率性を高め、より効果的な戦略を立てることが可能になります。

採用単価の算出方法

採用単価とは、一人当たりの採用にかかったコストを示す指標です。

この数値を把握することで、どの採用チャネルが効率的であるかを判断できます。

採用単価を算出するには、まず採用活動にかかった総費用を算出します。

これには、求人広告費、人材紹介料、採用イベント費用、採用担当者の人件費などが含まれます。

次に、採用した人数で総費用を割ることで、一人当たりの採用単価が算出されます。

採用単価 ＝ 採用活動にかかった総費用 ÷ 採用人数

例えば、総費用が100万円で、5人を採用した場合、採用単価は20万円となります。

採用単価を算出する際は、必ず期間を区切って（例：四半期ごと、年間）計算するようにしましょう。

入社後の定着率データ

採用活動の成功を測る上で、入社後の定着率も重要な指標です。

定着率が低い場合、採用プロセスや入社後のオンボーディングに課題がある可能性が考えられます。

定着率を算出するには、まず一定期間内に入社した人数を把握します。

次に、その期間から一定期間後（例：1年後、3年後）に在籍している人数を調べます。

定着率 ＝ （一定期間後に在籍している人数 ÷ 一定期間内に入社した人数） × 100

例えば、1年前に10人が入社し、1年後に8人が在籍している場合、定着率は80%となります。

定着率を分析する際は、離職理由も合わせて把握することで、より具体的な改善策を立てることができます。

採用活動の費用対効果分析

採用活動の費用対効果を分析することで、どの採用戦略が最も効果的かを判断できます。

この分析では、採用にかかった費用と、それによって得られた成果（採用人数、入社後の活躍度など）を比較します。

具体的には、各採用チャネル（求人広告、人材紹介、自社採用サイトなど）ごとの採用人数と費用を比較することで、どのチャネルが費用対効果が高いかを把握します。

また、採用した人材の入社後のパフォーマンス（売上貢献度、業務効率向上度など）を評価し、採用にかかった費用と照らし合わせることで、長期的な視点での費用対効果を分析できます。

費用対効果の分析結果をもとに、採用予算の配分を見直すことが重要です。

これらのデータ分析を通じて、採用活動の改善点を見つけ出し、より効果的な採用戦略を構築しましょう。

4. 採用進捗を報告する際の注意点

採用活動の進捗状況を報告する際には、いくつかの重要な注意点があります。

報告内容の正確性は当然のこと、進捗が遅れている場合には、その原因と対策を明確に示す必要があります。

ここでは、採用進捗を報告する際に特に注意すべき2つのポイントについて解説します。

数値データの正確性を確保

採用活動の報告において、数値データは非常に重要な要素です。

応募者数、選考通過率、採用単価など、様々なデータが意思決定の基礎となります。

これらの数値データが不正確であれば、誤った判断につながる可能性があります。

そのため、数値データを報告する際には、以下の点に注意しましょう。

• データの収集方法を明確にする：どの期間の、どのデータを集計したのかを明記します。
• 計算式を提示する：採用単価や選考通過率など、算出方法を明示することで、データの透明性を高めます。
• 定期的なデータチェックを行う：入力ミスや集計漏れがないか、定期的に確認を行いましょう。
• データの根拠を明確にする：必要に応じて、データの出所や根拠となる資料を提示します。

これらの点に注意することで、報告内容の信頼性を高め、より精度の高い意思決定をサポートできます。

進捗が遅れている場合の対応

採用活動の進捗が計画よりも遅れている場合は、その原因を分析し、適切な対応策を講じる必要があります。

単に遅れている事実を報告するだけでなく、具体的な対策を示すことが重要です。

進捗が遅れている場合に報告すべき内容は以下の通りです。

• 現状の進捗状況：具体的な数値データとともに、目標に対する遅れを明確に示します。
• 遅延の原因分析：応募者数の不足、選考プロセスの長期化、内定辞退の増加など、遅延の原因を分析します。
• 対応策の提示：原因分析に基づき、具体的な改善策を提案します。例えば、採用チャネルの見直し、選考プロセスの効率化、候補者へのフォローアップ強化などが考えられます。
• 今後の見通し：対応策を実行した場合の、今後の進捗予測を示します。
• 追加のサポート要請：必要に応じて、追加の予算や人員などのサポートを要請します。

進捗が遅れている状況を隠さずに正確に報告し、迅速かつ適切な対応策を実行することが、採用活動を成功に導くために不可欠です。

例文 採用進捗遅延報告

件名：【採用進捗報告】[募集職種]の採用進捗について

[宛先]様

いつも大変お世話になっております。[あなたの名前]です。

先日ご報告いたしました[募集職種]の採用進捗について、現状をご報告いたします。

現在、[募集職種]の採用は、目標としていた[目標人数]名に対し、内定承諾が[内定承諾人数]名と、[差分人数]名不足しており、進捗が遅れております。

これは、主に[遅延原因1]と[遅延原因2]が原因と考えております。

これに対し、[対応策1]と[対応策2]を実施することで、[今後の見通し]を見込んでおります。

つきましては、[追加サポート要請]が必要となる可能性がございます。

引き続き、採用目標達成に向けて尽力いたしますので、ご理解ご協力のほどよろしくお願い申し上げます。

[あなたの名前]

上記例文は、採用進捗が遅れている状況を報告し、その原因と対策を具体的に示すものです。

遅延の理由、対応策、今後の見通しを明確にすることで、状況の理解を促し、スムーズな連携につなげることができます。

5. 人事採用報告における改善点と今後の展望

採用プロセスの課題と改善策

採用活動の報告では、現状の課題点を明確にし、改善策を提示することが重要です。

例えば、応募者数が目標に達していない場合は、その原因を分析する必要があります。

採用チャネルの見直しや、求人広告の内容改善などが考えられるでしょう。

また、選考プロセスに時間がかかりすぎている場合は、各ステップでのボトルネックを特定し、効率化を図る必要があります。

面接官のトレーニングや、選考ツールの導入も有効な手段です。

これらの課題と改善策を報告書に含めることで、採用活動の質を向上させることができます。

例文 課題と改善策の提示

件名：[月]度採用活動報告

[役職] [氏名]様

いつもお世話になっております。[部署名]の[氏名]です。

[月]度の採用活動について、ご報告いたします。

今月は、[課題1]という課題がございました。これに対して[改善策1]を実施いたしました。

また、[課題2]については、[改善策2]を検討中でございます。

引き続き採用活動を推進して参りますので、ご理解ご協力のほどよろしくお願いいたします。

今後の採用戦略と目標設定

採用活動の報告では、今後の採用戦略と目標設定についても言及する必要があります。

過去のデータ分析に基づき、次期採用計画を立てましょう。

採用人数だけでなく、求める人材像も具体的に設定することが大切です。

また、市場動向や競合企業の動向も考慮に入れ、柔軟な採用戦略を立てる必要があります。

例えば、特定のスキルを持つ人材が不足している場合は、専門性の高い人材紹介サービスの利用を検討するのも良いでしょう。

また、採用ブランディングを強化することで、応募者数の増加を図ることも可能です。

これらの戦略と目標設定を報告書に含めることで、より効果的な採用活動を行うことができます。

例文 今後の戦略と目標設定

件名：[月]度採用活動報告

[役職] [氏名]様

いつもお世話になっております。[部署名]の[氏名]です。

[月]度の採用活動報告をいたします。

次期の採用戦略としまして、[戦略1]を考えております。具体的な目標としては、[目標1]を設定いたします。

また、[戦略2]として、[内容]を実施予定です。

引き続き、採用目標達成に向けて尽力いたしますので、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

採用実績報告のまとめ

この章では、採用実績報告を行う上で特に重要なポイントを振り返ります。

これまでの内容を踏まえ、以下の3点を意識して報告を作成しましょう。

1. 採用目標と実績の対比を明確に示すこと
2. 採用プロセスごとの進捗状況を詳細に分析すること
3. 採用活動の費用対効果をデータで示すこと

これらの要素をバランス良く含めることで、より説得力のある報告書を作成できます。

次に、報告を作成する際の具体的な行動提案です。

過去の採用データを定期的に見直し、成功事例と改善点を洗い出すことから始めましょう。

その上で、今回の報告内容を照らし合わせ、より効果的な採用戦略に繋げていくと良いでしょう。

このプロセスを繰り返すことで、採用活動の質は着実に向上していくはずです。

今回の記事が、皆さんの採用活動の成功に少しでも貢献できれば嬉しいです。

これからも一緒に、より良い採用活動を目指していきましょう。