件名：【[氏名]】[選考名]に関するお問い合わせ
[株式会社名]
[部署名] [採用担当者名]様お世話になっております。
[大学名][学部名]の[氏名]と申します。先日は、貴社の[選考名]にご参加させていただき、誠にありがとうございました。
つきましては、大変恐縮ですが、[選考名]の選考結果につきまして、現在どのようになっているか、ご状況をお伺いしたくご連絡いたしました。
もし、差し支えなければ、選考結果のご連絡時期についてお教え頂けますでしょうか。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご回答いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。[大学名] [学部名] [氏名]
就職活動中の皆さん、ドキドキの毎日、お疲れ様です。
応募した企業の選考結果、気になって仕方ないですよね？
「まだかな、まだかな」と毎日メールボックスをチェックする日々、本当によく分かります。
でも、ただ待っているだけじゃもどかしい。
そんな時、企業に問い合わせメールを送るのも一つの手です。
この記事では、そんな皆さんの「どうすればいいの？」という疑問を解決します。
問い合わせメールの書き方から、送る際の注意点、さらに具体的な例文まで、まるっとご紹介。
この記事を読めば、不安を解消して、自信を持って次のステップに進めるはず。
まずは、問い合わせメールの基本構成から見ていきましょう。
1. 採用試験結果問い合わせメールの基本構成
採用試験の結果を問い合わせるメールは、企業の採用担当者から見たあなたの印象を大きく左右します。
丁寧で失礼のないメールを作成するために、まずは基本構成をしっかりと理解しましょう。
メールの基本構成は、大きく分けて
- 「件名」
- 「本文の書き出し」
- 「本文」
- 「締めくくりの言葉」
の4つの要素で成り立っています。
それぞれの要素に適切な配慮をすることで、採用担当者に好印象を与え、スムーズなコミュニケーションに繋げることが可能です。
件名の書き方｜採用担当者が開封したくなる件名とは
採用担当者は、毎日たくさんのメールを受け取っています。
その中で、あなたのメールを開封してもらうためには、件名が非常に重要です。
一目で内容が分かり、かつ丁寧な印象を与える件名を心がけましょう。
例えば、
「【[氏名]】採用選考結果に関するお問い合わせ」
のように、氏名と用件を明記すると、担当者は誰からのメールか、何の用件かがすぐに把握できます。
件名に「選考結果」などのキーワードを入れることで、採用担当者はメールの内容を優先的に確認してくれる可能性も高まります。
ただし、件名が長すぎると途中で途切れてしまうため、簡潔にまとめることが大切です。
本文の書き出し｜丁寧で失礼のない書き出しを意識する
メールの書き出しは、第一印象を決定づける重要なポイントです。
丁寧で失礼のない文章を心がけましょう。
まずは、宛先である企業名と採用担当者名を正確に記載します。
担当者名が不明な場合は、「採用ご担当者様」と記載しましょう。
次に、自己紹介として、自分の大学名、学部名、氏名を述べます。
そして、採用試験に応募したことに対する感謝の気持ちを述べると、より丁寧な印象になります。
例えば、
お世話になっております。[大学名][学部名]の[氏名]と申します。
先日は、貴社の採用試験を受けさせていただき、誠にありがとうございました。
といったように、丁寧な言葉遣いを意識しましょう。
締めくくりの言葉｜感謝の気持ちを伝える
メールの締めくくりも、丁寧な印象を与えるために重要なポイントです。
選考結果を問い合わせるメールでは、採用担当者の業務を妨げないように、配慮が必要です。
まずは、選考結果の連絡を心待ちにしている旨を伝えつつ、ご多忙中恐縮ですが、ご返信いただけると幸いです、と控えめな表現で締めくくりましょう。
最後に、感謝の言葉を述べ、「よろしくお願いいたします」などの言葉で締めくくると、より丁寧な印象を与えられます。
2. 選考状況を問い合わせる際の注意点
企業の繁忙期を避ける｜相手への配慮を忘れずに
採用試験の結果を問い合わせる際、まず考慮すべきは企業の繁忙期です。
一般的に、月末や月初、年度末、お盆や年末年始などの長期休暇前後は、多くの企業で業務が集中し、担当者が多忙を極めます。
このような時期に問い合わせをすると、返信が遅れたり、最悪の場合、見過ごされてしまう可能性も考えられます。
企業の採用担当者は、多くの応募者に対応しているため、一人ひとりの問い合わせに時間を割くのが難しい状況です。
そのため、企業側の状況を考慮し、できるだけ落ち着いている時期に問い合わせるのが賢明です。
問い合わせの時期を調整することで、企業への配慮を示すだけでなく、スムーズなコミュニケーションにもつながります。
採用選考のスケジュールと企業の状況を照らし合わせ、適切なタイミングで連絡するように心がけましょう。
質問内容を明確にする｜簡潔で分かりやすい文章を心がける
問い合わせメールを作成する際には、質問内容を明確にすることが重要です。
長文で回りくどい文章や、複数の質問を一度にすると、担当者が内容を把握するのに時間がかかり、返信が遅れる原因にもなります。
質問は一つずつ、簡潔で分かりやすい文章で伝えるように心がけましょう。
具体的には、
- 「〇〇の選考結果について」
- 「〇〇の合否通知時期について」
など、何を尋ねたいのかを明確に示すことが大切です。
また、質問文が長くなる場合は、箇条書きなどを活用して、担当者が読みやすいように工夫しましょう。
質問内容を明確にすることで、採用担当者もスムーズに回答でき、お互いにとって効率的なコミュニケーションが実現します。
無駄なやり取りを避けるためにも、分かりやすい文章作成を意識しましょう。
3. 合否通知の時期を確認するメール例文
催促と捉えられない文章作成｜問い合わせのトーンに注意
採用試験の結果がなかなか来ないと、不安な気持ちになるのは当然です。
しかし、企業に問い合わせる際には、催促と捉えられないように言葉を選ぶことが大切です。
丁寧な言葉遣いを心がけ、あくまでも「確認」を目的としたメールを作成しましょう。
例文1 選考結果の通知時期を確認するメール
件名：[氏名] [選考名]の結果に関するお伺い
[企業名]
[部署名] 採用ご担当者様いつもお世話になっております。[大学名]の[氏名]です。
先日は、[選考名]にご参加させていただき、誠にありがとうございました。
さて、選考結果のご通知時期についてお伺いしたく、ご連絡いたしました。
大変恐縮ですが、結果のご連絡はいつ頃を予定されていらっしゃいますでしょうか。お忙しいところ大変恐縮ですが、ご回答いただけると幸いです。
[大学名] [学部名] [氏名]
この例文は、選考結果の通知時期を丁寧に尋ねるためのものです。
件名には氏名と選考名を明記し、採用担当者が誰からの問い合わせかすぐにわかるように工夫しました。
「お忙しいところ大変恐縮ですが」といった言葉を使い、相手への配慮を示すことが重要です。
例文2 連絡期日を過ぎている場合の確認メール
件名：[氏名] [選考名]の結果に関するお伺い
[企業名]
[部署名] 採用ご担当者様いつもお世話になっております。[大学名]の[氏名]です。
先日は、[選考名]にご参加させていただき、誠にありがとうございました。
以前、[選考名]の結果につきまして、[期日]頃にご連絡いただけると伺っておりましたが、現在まで連絡をいただいていない状況でございます。
大変恐縮ですが、現在の選考状況についてお教えいただくことは可能でしょうか。
ご多忙の折、大変恐縮ではございますが、ご回答いただけますと幸いです。[大学名] [学部名] [氏名]
この例文は、企業から事前に伝えられた連絡期日を過ぎている場合に、選考状況を確認するためのものです。
期日を過ぎていることを指摘しつつも、あくまで「確認」の姿勢を崩さないように注意が必要です。
「現在の選考状況についてお教えいただくことは可能でしょうか」という表現で、丁寧な問い合わせを心がけています。
返信が必要な場合の対応｜返信期限を設ける
企業から選考結果に関する返信が必要な場合、いつまでに返信すれば良いのかを明確に伝えることが大切です。
返信期限を設けることで、企業側もスムーズに対応しやすくなります。
ただし、期限設定はあくまでも目安とし、企業の状況も考慮することが大切です。
4. 採用試験結果を問い合わせる際のFAQ
電話での問い合わせは避けるべき？
採用試験の結果について、電話での問い合わせは基本的に避けるべきです。
なぜなら、電話での問い合わせは、採用担当者の業務を中断させてしまう可能性があるからです。
メールであれば、担当者の都合の良い時間に確認してもらうことができます。
また、メールは記録として残るため、言った言わないのトラブルを防ぐことも可能です。
緊急の場合を除き、問い合わせはメールで行うようにしましょう。
問い合わせ後、返信が来ない場合はどうする？
問い合わせメールを送ったにも関わらず、企業から返信がない場合、まずは迷惑メールフォルダを確認しましょう。
もし、迷惑メールフォルダにもない場合は、企業の担当者が多忙で確認できていない可能性が考えられます。
1週間程度待ってから、再度メールで問い合わせることを検討しましょう。
その際、件名に「再送」と記載すると、担当者が気づきやすくなります。
採用試験結果の問い合わせメール作成｜まとめ
この記事では、採用試験の結果をメールで問い合わせる際の重要なポイントを解説しました。
最後に、これまでの内容を振り返り、皆さんの就職活動を応援するメッセージをお届けします。
- 件名、本文、締めくくりの言葉など、丁寧なメール作成を心がける
- 企業の繁忙期を避け、質問は具体的にする
- 催促と捉えられないように、問い合わせのトーンに注意する
これらのポイントを意識することで、採用担当者に失礼な印象を与えることなく、スムーズなコミュニケーションが図れるでしょう。
もし、結果について不安な場合は、今回お伝えした内容を参考に、まずは落ち着いてメールを作成してみてください。
焦る気持ちもあるかもしれませんが、一歩ずつ丁寧に進んでいくことが大切です。
あなたの誠意がきっと企業にも伝わるはずです。
素晴らしい未来に向かって、自信を持って進んでください。
心から応援しています。
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