定休日の変更通知メール：顧客にスムーズに伝える3つのポイントと例文紹介

件名：定休日の変更に関するご案内

株式会社[会社名]
[宛名]様

お世話になっております。
[会社名]、[部署名]の[名前]です。

この度、[会社名]の定休日は、[変更理由]のため、下記の通り変更させていただきます。

変更前：[変更前の定休日]
変更後：[変更後の定休日]
変更開始日：[変更開始日]

お客様にはご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解ご協力のほどお願い申し上げます。

ご不明な点がございましたら、下記までお気軽にお問い合わせください。

[問い合わせ先電話番号]
[問い合わせ先メールアドレス]

今後とも[会社名]をよろしくお願い申し上げます。

定休日の変更って、意外と頭を悩ませますよね？

お客様や取引先にスムーズに伝えられず、誤解や混乱を招いてしまう…なんて心配はありませんか？

このブログ記事では、定休日の変更通知メールを効果的に作成するための3つのポイントと例文を分かりやすく解説します。

読めば、顧客満足度を下げることなく、変更をスムーズに伝えられる、素敵なメールを作成できるようになりますよ。

それでは、早速見ていきましょう。

効果的な定休日の変更通知メール 書き方3つのポイント

定休日の変更を伝えるメールは、単なるお知らせではありません。

お客様との信頼関係を築き、ビジネスを円滑に進めるための重要なツールです。

効果的なメールを書くには、以下の3つのポイントを押さえることが大切です。

1. 変更内容を明確に伝える

まず何よりも重要なのは、変更内容を正確かつ分かりやすく伝えることです。

曖昧な表現は誤解を招く原因になります。

新しい定休日はいつからいつまでで、具体的にどのような変更があるのかを、はっきりと記載しましょう。

例えば、「毎週月曜日が定休日でしたが、[新しい開始日]より毎週[曜日]に変更となります」のように、具体的な日付と曜日を明記することが重要です。

箇条書きを使うと、さらに見やすく、理解しやすくなります。

• 変更前の定休日：[変更前の定休日]
• 変更後の定休日：[変更後の定休日]
• 変更開始日：[変更開始日]

2. 変更理由を簡潔に説明する

変更理由を簡潔に説明することで、お客様は理解を示しやすくなります。

長々と説明する必要はありません。

例えば、「店舗改装のため」「スタッフの配置変更のため」など、簡潔で分かりやすい理由を一言添えましょう。

理由を説明することで、お客様は企業の状況を理解し、より好意的に変更を受け入れてくれる可能性が高まります。

ただし、過度に詳細な説明は避け、簡潔にまとめることがポイントです。

3. 顧客への配慮を示す言葉を加える

最後に、お客様への配慮を示す言葉を加えることで、より丁寧な印象を与えられます。

「ご不便をおかけしますが、ご理解のほどよろしくお願い申し上げます」や「ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください」といった言葉は、お客様への配慮を示す上で非常に効果的です。

また、変更によって生じる可能性のある不便について謝罪し、その対応策を提示することも重要です。

お客様の立場に立って、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

これにより、お客様との良好な関係を維持することができます。

ビジネスメール例文：定休日の変更通知

定休日の変更を伝えるメールは、簡潔で分かりやすく、顧客への配慮が感じられることが大切です。

ここでは、状況に応じて使い分けられる3つの例文を紹介します。

シンプルな例文：変更点のみを伝える

まずは、変更点のみを簡潔に伝えるシンプルな例文です。

緊急性が高くない場合や、既に顧客とのコミュニケーションが密な場合に適しています。

シンプルな変更通知メール

件名：定休日の変更について

[顧客名]様

いつもご利用いただきありがとうございます。

この度、[会社名]の定休日は下記の通り変更となります。

変更前：[旧定休日]
変更後：[新定休日]

ご不便をおかけしますが、ご理解のほどよろしくお願いいたします。

[会社名]

この例文は、変更点のみを伝え、簡潔に済ませたい場合に最適です。

顧客との関係性や変更内容の重要度を考慮して使い分けましょう。

丁寧な例文：変更理由と今後の対応を説明する

変更理由を説明し、顧客への配慮を示す丁寧な例文です。

変更によって顧客に影響が出ることが予想される場合や、信頼関係を築きたい場合に有効です。

変更理由と対応を説明するメール

件名：定休日の変更とご案内

[顧客名]様

いつも[会社名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。

この度、[会社名]の定休日は、[変更理由]のため、下記の通り変更させていただきます。

変更前：[旧定休日]
変更後：[新定休日]

これに伴い、[顧客への影響とその対応策]をさせていただきます。
ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解ご協力のほどお願い申し上げます。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

[問い合わせ先]

[会社名]

この例文では、変更理由を明確に示し、顧客への影響と対応策を説明することで、顧客の不安を解消し、信頼関係を構築できます。

フォーマルな例文：取引先への変更通知

取引先への通知は、よりフォーマルな表現を用いることが重要です。

ビジネス上の関係性を考慮し、丁寧で正確な情報を伝える必要があります。

フォーマルな変更通知メール

件名：定休日の変更に関するご通知

[取引先名] [担当者名]様

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

この度、弊社[会社名]の定休日は、[変更理由]により、下記の通り変更することとなりました。

変更前：[旧定休日]
変更後：[新定休日]

今後とも変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。

[会社名]

取引先への通知は、丁寧な言葉遣いと正確な情報伝達を心がけましょう。

ビジネスシーンにふさわしいフォーマルな表現を用いることで、信頼関係を維持・強化できます。

顧客への影響と対応策について

定休日の変更は、顧客へのサービス提供に影響を与える可能性があります。

変更による影響を事前に予測し、顧客への負担を最小限に抑えるための対応策を提示することが重要です。

丁寧な対応で顧客の信頼を維持しましょう。

変更による顧客への影響を予測する

定休日の変更によって、顧客がどのような影響を受けるかを具体的に予測しましょう。

例えば、変更後の定休日が、顧客の来店やサービス利用に支障をきたす可能性があります。

特に、事前に予約が必要なサービスを提供している場合、予約状況やキャンセル対応についても考慮する必要があります。

• 来店客への影響: 変更後の定休日が、顧客の予定と重なる可能性があります。

• サービス利用への影響: 定休日変更により、サービスの利用が困難になる可能性があります。

• 予約状況への影響: 事前に予約が必要なサービスの場合、予約の変更やキャンセルが発生する可能性があります。

影響を最小限にするための対応策を提示する

顧客への影響を最小限にするために、具体的な対応策を提示することが大切です。

変更内容を事前に周知徹底し、代替案を用意することで、顧客の混乱を軽減できます。

• 代替案の提示: 例えば、オンラインでのサービス提供や、代替営業日の設定などを検討しましょう。例えば、従来の定休日が水曜日だった場合、水曜日の代わりに土曜日に営業する、といった代替案です。

• 予約変更の柔軟な対応: 予約システムの変更や、柔軟な予約変更・キャンセル対応を告知しましょう。

• 代替連絡手段の提示: 電話やメール、チャットなど、問い合わせしやすい連絡手段を複数用意しましょう。

例文：代替案の提示

件名：定休日の変更と代替営業日のお知らせ

[顧客名]様

平素は格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。

この度、[会社名]の定休日は[旧定休日]から[新定休日]に変更させていただきます。

皆様にはご不便をおかけいたしますが、[代替営業日]に営業いたしますので、ご利用ください。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

[会社名]

問い合わせ窓口の明記

顧客からの問い合わせに迅速に対応できるよう、問い合わせ窓口を明確に記載しましょう。

電話番号、メールアドレス、問い合わせフォームのURLなどを記載し、顧客が容易に連絡できるように配慮することが重要です。

問い合わせ対応時間を明記することで、顧客の不安を解消できます。

• 電話番号：[電話番号]
• メールアドレス：[メールアドレス]
• 問い合わせフォーム：[URL]
• 問い合わせ対応時間：[時間]

変更通知メールを送信する際には、これらの点を踏まえ、顧客への配慮を忘れずに対応しましょう。

丁寧な対応が、顧客との良好な関係を維持することに繋がります。

メール配信後の確認とフォロー

定休日の変更通知メールを送信したら、その後の対応も大切です。

効果的なフォローを行うことで、顧客の混乱を最小限に抑え、信頼関係を築き上げることができます。

具体的には以下の3点に注意しましょう。

メールの開封率を確認する

メール配信サービスによっては、開封率を確認できる機能が備わっています。

配信後数時間、もしくは翌日に開封率を確認し、低い場合は、メールの内容や配信方法に問題がないか見直す必要があります。

開封率が低いということは、顧客にメールが届いていない、もしくは内容が十分に理解されていない可能性があります。

開封率が低い場合、メールの件名や本文の見直し、配信時間帯の変更などを検討しましょう。

また、配信リストに誤りがないかも確認が必要です。

問い合わせへの迅速な対応

メール送信後、顧客から問い合わせが来る可能性があります。

問い合わせには迅速かつ丁寧に対応することで、顧客の不安を解消し、信頼関係を構築できます。

問い合わせ対応は、担当者を明確に指定し、迅速な対応体制を整えておくことが重要です。

問い合わせ窓口をメール本文に明記しておくことも効果的です。

例文：問い合わせ対応メール

件名：お問い合わせへのご回答（定休日の変更について）

[顧客名] 様

この度は、定休日の変更に関するお問い合わせ、誠にありがとうございます。

[お問い合わせ内容に対する回答]

ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

この例では、顧客からの問い合わせに対して、迅速かつ丁寧な回答を心がけています。

具体的な回答と、さらなる問い合わせへの対応を促す言葉を加えることで、顧客の満足度を高めることができます。

必要に応じて追加の連絡を行う

開封率が低かったり、問い合わせが多数寄せられたりした場合、追加の連絡が必要となる場合があります。

例えば、重要な変更点について改めて強調したり、分かりやすい説明を追加したりするなど、顧客への理解を深めるための工夫を凝らし、追加メールを送信しましょう。

追加連絡を行う際には、前回のメールの内容を簡潔に再確認し、新しい情報のみを伝えるようにしましょう。

例文：追加連絡メール

件名：定休日の変更に関するご案内（再送）

[顧客名] 様

先日お知らせいたしました定休日の変更について、改めてご案内申し上げます。

[変更点の再確認]

ご不便をおかけしますが、ご理解とご協力をお願いいたします。

この例では、前回のメールで伝えきれなかった点や、顧客からの問い合わせを踏まえた補足説明を加えています。

必要に応じて、電話連絡なども検討しましょう。

これらのフォローを行うことで、顧客へのスムーズな情報伝達を実現し、良好な関係を維持することができます。

定休日の変更通知メール：まとめとポイント

ここまで、定休日の変更通知メールについて、効果的な書き方から配信後のフォローまで見てきました。

改めて重要なポイントを3つにまとめると、以下のようになります。

1. 変更内容の明確化と理由の説明：変更された定休日を具体的に伝え、その理由を簡潔に説明することで、顧客の理解を促します。

2. 顧客への配慮と対応策の提示：変更による顧客への影響を予測し、その影響を最小限にするための対応策を提示することで、顧客の不安を解消します。

3. メール配信後の確認とフォロー：メールの開封率を確認し、問い合わせへの迅速な対応、必要に応じて追加連絡を行うことで、顧客との良好な関係を維持します。

これらのポイントを踏まえ、実際にメールを作成する際には、一度下書きを作成し、客観的に見直してみることをおすすめします。

第三者の目を通して確認することで、伝えたいことがきちんと伝わっているか、より分かりやすい表現になっているかなどを確認できますよ。

スムーズな変更通知で、顧客との信頼関係をさらに深め、ビジネスを成功に導きましょう。

あなたの努力が実を結び、顧客に安心してサービスを利用していただけることを願っています。