社内メールでスムーズに依頼！レンタル品返却依頼の書き方と例文

件名：【ご依頼】[レンタル品名]の返却について

株式会社[会社名]

[部署名] [氏名]様

お世話になっております。

[会社名]、[部署名]の[名前]です。

先日、[プロジェクト名]にてご使用いただきました[レンタル品名]につきまして、ご返却をお願いしたくご連絡いたしました。

つきましては、お忙しいところ大変恐縮ですが、[返却期限]までに[返却場所]までご返却いただけますでしょうか。

ご返却方法につきましては、[返却方法]にてお願いいたします。

ご不明な点がございましたら、[担当者名]（[連絡先]）までご連絡ください。

お手数をおかけしますが、ご協力のほどよろしくお願いいたします。

せっかく借りた備品、気持ちよく返却して、また次も気持ちよく使いたいですよね。

この記事では、社内でのレンタル品返却をスムーズに進めるためのメールの書き方を、基本から応用まで、例文を交えながら詳しく解説していきます。

「どう書けば失礼にならない？」「急ぎで返却してほしい時は？」そんなお悩みを解決します。

この記事を読めば、明日からあなたもメール上手。

早速見ていきましょう。

まずは、メール作成の基本から確認していきましょう。

社内メールで依頼する際の基本ポイント

社内メールで依頼をする際、ちょっとした気遣いで、相手に気持ちよく対応してもらえる可能性がグンとアップします。

ここでは、依頼メールを作成する上で、特に重要な3つのポイントをご紹介します。

しっかりおさえて、スムーズなコミュニケーションを目指しましょう。

件名で内容を明確に示す

メールの件名は、いわばメールの顔。

ここで内容が不明確だと、相手に「何のメールだろう？」と思わせてしまい、後回しにされてしまうかもしれません。

件名を見ただけで「これは〇〇の依頼だな」と一目でわかるように、具体的に記載することが大切です。

例えば、「〇〇の返却のお願い」のように、何の依頼かを明確に示しましょう。

これにより、相手はメールを開封する前に、内容を把握しやすくなり、迅速な対応につながります。

宛先と差出人を正しく記載

誰に送るメールなのか、誰が送ったメールなのかを明確にすることは、ビジネスメールの基本中の基本です。

宛先は、部署名や役職、氏名まで正確に記載しましょう。

特に、同姓の人がいる場合は、フルネームで書くように気をつけましょう。

また、差出人として自分の名前だけでなく、所属部署も記載することで、相手は誰からのメールなのかをより正確に把握できます。

これらの情報は、社内メールの信頼性を高めるためにも非常に重要です。

丁寧な言葉遣いを心がける

社内メールだからといって、友達のような馴れ馴れしい言葉遣いはNGです。

相手に不快感を与えないためにも、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

「〜してください」のような直接的な表現ではなく、「〜していただけますでしょうか」といった柔らかい表現を使うことをおすすめします。

また、依頼する際は「お忙しいところ恐縮ですが」といったクッション言葉を添えることで、より丁寧な印象を与えることができます。

言葉遣い一つで、相手への印象は大きく変わるため、常に丁寧な言葉遣いを意識しましょう。

レンタル品返却依頼メールの構成要素

レンタル品の返却を依頼するメールを作成する際は、いくつかの重要な要素を含めることで、相手にスムーズに意図を伝えることができます。

ここでは、返却依頼メールに不可欠な3つの構成要素について解説します。

返却依頼の背景を説明

まず、なぜレンタル品の返却が必要なのか、その背景を明確に説明しましょう。

これにより、相手は返却の必要性を理解し、協力しやすくなります。

例えば、「〇〇プロジェクトで使用したため」「在庫整理のため」など、具体的な理由を簡潔に記載することが重要です。

具体的なレンタル品名を記載

次に、返却してほしいレンタル品の名前を具体的に記載します。

品名だけでなく、型番や管理番号など、特定できる情報があれば合わせて記載すると、より正確に伝わります。

複数の品を依頼する場合は、リスト形式で記載すると見やすくなります。

返却期限を明記する

最後に、いつまでに返却してほしいかを明確に伝えましょう。

期限を記載することで、相手はいつまでに返却すれば良いのかを把握できます。

具体的な日付と時間を記載することが望ましいです。

もし、期限を過ぎた場合の対応についても、必要に応じて記載しておくと、より丁寧な印象になります。

ビジネスメールで使えるレンタル品返却依頼の例文3選

この見出しでは、実際に社内メールで使えるレンタル品返却依頼の例文を3つご紹介します。

シンプルな依頼から、返却期限を強調したい場合、複数のアイテムをまとめて依頼する場合など、状況に応じて使い分けられるように例文を作成しました。

ぜひ、参考にしてください。

シンプルな返却依頼メール

まず、シンプルな返却依頼メールの例文です。

丁寧な言葉遣いを心がけ、相手に失礼のないように依頼することが大切です。

シンプルな返却依頼メール

件名：[レンタル品名]の返却について

[部署名] [氏名]様

いつも業務にご協力いただきありがとうございます。

先日お貸し出ししました[レンタル品名]ですが、

ご利用いただきありがとうございました。

つきましては、[レンタル品名]のご返却をお願いいたします。

お忙しいところ恐縮ですが、ご対応いただけますと幸いです。

[署名]

この例文は、レンタル品の返却をシンプルに依頼する際に使用します。

返却期限が迫っていない場合や、日常的なやり取りの中で使用するのに適しています。

返却期限を強調したメール

次に、返却期限を強調したい場合の例文です。

期日が迫っている場合や、期日を過ぎると業務に支障が出る場合などに効果的です。

返却期限を強調したメール

件名：【至急】[レンタル品名]のご返却について

[部署名] [氏名]様

いつも業務にご協力いただきありがとうございます。

先日お貸し出ししました[レンタル品名]ですが、

ご利用いただきありがとうございました。

誠に恐縮ですが、[返却期限]までにご返却をお願いいたします。

ご多忙中とは存じますが、ご協力のほどよろしくお願いいたします。

[署名]

この例文は、返却期限を明確に伝え、早めの返却を促すために使用します。

件名に【至急】と入れることで、相手に重要度を伝えることができます。

複数アイテムの返却を依頼するメール

最後に、複数のアイテムの返却を依頼する際の例文です。

複数のアイテムをまとめて依頼することで、相手の手間を減らし、スムーズな返却を促すことができます。

複数アイテムの返却を依頼するメール

件名：[レンタル品名1]、[レンタル品名2]のご返却について

[部署名] [氏名]様

いつも業務にご協力いただきありがとうございます。

先日お貸し出ししました[レンタル品名1]、[レンタル品名2]ですが、

ご利用いただきありがとうございました。

つきましては、下記レンタル品のご返却をお願いいたします。

• [レンタル品名1]
• [レンタル品名2]

お手数をおかけしますが、ご対応いただけますと幸いです。

[署名]

この例文は、複数のレンタル品をまとめて返却依頼する際に使用します。

箇条書きで品名を記載することで、視覚的に分かりやすく、返却漏れを防ぐ効果が期待できます。

社内備品返却をスムーズに行うための注意点

レンタル品の返却をスムーズに行うためには、メールでの依頼だけでなく、返却方法や担当者の連絡先を明確にすることが重要です。

ここでは、返却プロセスを円滑に進めるための注意点を紹介します。

返却方法を具体的に指示

返却方法を具体的に指示することで、担当者は迷うことなく返却作業を進めることができます。

例えば、返却場所、返却方法（直接手渡し、指定場所への設置など）、返却時の梱包方法などを詳細に伝えましょう。

返却場所：[部署名] [担当者名]のデスクまで

返却方法：直接手渡し、または[場所]の返却BOXに設置

梱包方法：[梱包方法]

上記のように、具体的な指示をすることで、返却時のトラブルを減らすことが可能です。

担当者の連絡先を記載

返却に関して不明な点や問題が発生した場合に備え、担当者の連絡先を記載しておきましょう。

これにより、迅速な対応が可能になり、返却プロセスがスムーズに進みます。

返却に関する問い合わせ先：[担当者名] [連絡先]

担当者の名前、電話番号、メールアドレスなどを記載しておくと、返却者は安心して返却作業を行えます。

返却状況の確認と感謝を伝える

返却が完了した際には、返却状況を確認し、返却者へ感謝の気持ちを伝えましょう。

これにより、今後のレンタル品利用も円滑に進めることができ、良好な社内コミュニケーションを築くことができます。

ご返却ありがとうございました。

返却確認のメールを送ることで、返却漏れを防ぎ、返却者も安心して手続きを終えることができます。

感謝の言葉を添えることで、より丁寧な印象を与えることができます。

『代筆さん』で返却依頼メールを丁寧かつ効率的に作成

返却期限や背景をしっかり伝えることの重要性は理解していても、相手の負担にならないように言葉を選びながらメールを整えるには、それなりに時間と気力を要します。

特に、社内向けのレンタル品返却依頼では、「いつまでに」「どのように」「何を返してほしいか」を明確に伝えつつ、丁寧な表現を保つ必要があります。

そうした場面で活躍するのが、AIを活用したメール作成支援ツール『代筆さん』です。

『代筆さん』は、簡単な指示を入力するだけで、自然な敬語と的確な構成を備えたビジネスメール文案を、AIが自動で生成してくれます。

例えば、「レンタル品の返却を依頼したい」「期限を入れたい」といった指示にもすぐ対応し、スムーズに依頼メールを仕上げることができます。

文体の調整や定型文の保存にも対応しており、何度も似たような依頼を送る業務にも便利です。

また、部署名や返却ルールなどの社内情報を登録しておけば、それらを反映した文面を自動で提案してくれます。

社内備品の返却依頼メールのように、配慮と明確さを両立させたい場面では、『代筆さん』の強みがより発揮されます。

自分で一から文章を考える手間が省けるため、ほかの業務に集中しやすくなります。

『代筆さん』には無料で使えるプランがあるうえ、有料プランも比較的手頃な価格で利用できるため、初めての方でも気軽に試せます。

もちろん、AIが生成する文章が常に完ぺきとは限らないため、最終的な確認や微調整はあなた自身で行う必要があります。

それでも、ゼロから文章を考える手間が省けるため、効率的に質の高い文面を整えるための強力な支援ツールとなります。

まとめ：社内メールでスムーズなレンタル品返却を

ここまで、社内メールでレンタル品の返却を依頼する際のポイントや例文、注意点を見てきました。

1. 件名で内容を明確に示し、メールの目的をすぐに理解できるようにする
2. 返却が必要なレンタル品を具体的に記載し、誤解がないようにする
3. 返却期限を明記し、相手に期日を意識してもらう

これらのポイントを意識することで、社内でのレンタル品返却がスムーズに進むはずです。

さらに、メールを送る際には、返却方法や担当者の連絡先を記載することで、相手が迷うことなく返却できるようになります。

もし、「伝えたい内容はあるけれど、どう書き出せばよいか迷う」「柔らかく丁寧な表現に自信がない」と感じている方は、『代筆さん』の活用をおすすめします。

レンタル品の返却をお願いする際に必要な要素を踏まえつつ、相手に配慮したメール文をスムーズに作成できます。

きっと、より円滑なコミュニケーションが実現し、気持ちよく業務を進められるはずです。