件名：【要提出】[プロジェクト名]に関する[報告書名]のご提出について
株式会社[会社名]
[部署名] [氏名]様お世話になっております。
[あなたの会社名]、[あなたの部署名]の[あなたの名前]です。先日は、[プロジェクト名]に関する[報告書名]のご提出についてご案内させていただきましたが、現在、[報告書名]のご提出状況を確認させていただきたく、ご連絡いたしました。
誠に恐縮ではございますが、[報告書名]のご提出期限は[提出期限]となっております。
ご提出いただく[報告書名]は、[報告書の内容]となります。つきましては、大変恐縮ですが、[期日]までにご提出いただけますようお願いいたします。
ご多忙のところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
報告書の提出、ちょっと遅れてる？
大丈夫、この記事を読めば、もう催促メールで悩むことはありません。
提出をスムーズに進めるための、メール術を伝授します。
この記事では、催促メールの基本から、具体的な構成、様々な状況に応じた例文まで、あなたの「困った」を「できた。」に変える情報が満載です。
ぜひ、最後までお付き合いくださいね。
1. 報告書提出を促すメール作成の基本
催促メールで意識すべき3つのポイント
報告書の提出を促すメールは、ただ「早く出して。」と伝えるだけでは、相手に良い印象を与えません。
大切なのは、相手への配慮と、具体的な行動を促すことです。
ここでは、催促メールを作成する際に特に意識すべき3つのポイントを紹介します。
1. 丁寧な言葉遣い
相手を尊重する言葉遣いを心がけましょう。
ビジネスシーンでは、特に丁寧な言葉遣いが求められます。
高圧的な印象を与えないように注意しましょう。
2. 具体的な依頼内容
何をしてほしいのかを明確に伝えましょう。
「いつまでに」「何を」提出してほしいのかを具体的に示します。
曖昧な表現は避け、誤解のないように伝えましょう。
3. 提出の必要性
なぜ報告書が必要なのか、その理由を説明しましょう。
報告書の目的や、それが業務にどう影響するのかを伝えることで、相手の協力意欲を高められます。
提出の必要性を理解してもらうことで、スムーズな提出につながります。
丁寧な言葉遣いを心がける
催促メールで最も大切なことの一つが、丁寧な言葉遣いです。
相手に不快感を与えず、スムーズな提出を促すためには、言葉選びが非常に重要になります。
例えば、「提出してください」という直接的な表現ではなく、「ご提出いただけますでしょうか」といったクッション言葉を使うと、相手への印象が柔らかくなります。
また、「お忙しいところ恐縮ですが」といった一言を加えることで、相手への配慮を示すことができます。
ビジネスシーンでは、相手への敬意を払いながら、必要な情報を伝えることが求められます。
丁寧な言葉遣いを心がけることで、円滑なコミュニケーションを築きましょう。
2. 催促メールの具体的な構成と例文
催促メールを作成する際は、相手に不快感を与えず、スムーズな報告書提出を促すための構成を意識することが重要です。
ここでは、具体的な構成要素と、それぞれの例文を交えながら解説します。
件名で要件を明確に伝える
まず、メールの件名で内容を明確に伝えましょう。
件名を見ただけで「何のメールか」がわかるようにすることで、相手がメールを見落とす可能性を減らせます。
具体的な件名例としては、「【要提出】[報告書名]のご提出について」や「[報告書名]のご提出のお願い」などが挙げられます。
件名で要件を伝える例文
件名：【要提出】[報告書名]のご提出について
この例文のように、件名に【要提出】と明記することで、メールの重要度を伝えられます。
件名：[報告書名]のご提出のお願い
こちらの例文は、より丁寧な印象を与えます。
状況に応じて使い分けましょう。
本文冒頭で提出状況を確認する
本文の冒頭では、まず相手に提出状況を確認する旨を伝えます。
「[報告書名]のご提出について」や「[報告書名]の提出状況につきまして」などの言葉で切り出し、相手に丁寧な印象を与えましょう。
本文冒頭で提出状況を確認する例文
件名：【要提出】[報告書名]のご提出について
[部署名] [氏名]様
いつも大変お世話になっております。[あなたの名前]です。
先日は、[報告書名]のご提出についてご案内させていただきましたが、
現在、[報告書名]のご提出状況を確認させていただきたく、ご連絡いたしました。
件名：[報告書名]のご提出のお願い
[部署名] [氏名]様
いつも大変お世話になっております。[あなたの名前]です。
さて、[報告書名]の提出状況につきまして、ご連絡いたしました。
上記のように、丁寧な言葉遣いで、提出状況を確認したい旨を伝えましょう。
提出期限と内容を再通知する
次に、報告書の提出期限と内容を改めて伝えます。
すでに伝えている内容でも、再通知することで、相手に提出を促す効果があります。
期限が迫っている場合は、具体的な日付を明記しましょう。
提出期限と内容を再通知する例文
件名：【要提出】[報告書名]のご提出について
[部署名] [氏名]様
いつも大変お世話になっております。[あなたの名前]です。
先日は、[報告書名]のご提出についてご案内させていただきましたが、
現在、[報告書名]のご提出状況を確認させていただきたく、ご連絡いたしました。
誠に恐縮ではございますが、[報告書名]のご提出期限は[提出期限]となっております。
ご提出いただく[報告書名]は、[報告書の内容]となります。
件名：[報告書名]のご提出のお願い
[部署名] [氏名]様
いつも大変お世話になっております。[あなたの名前]です。
さて、[報告書名]の提出状況につきまして、ご連絡いたしました。
[報告書名]のご提出期限は[提出期限]でございました。
お手数をおかけしますが、[報告書の内容]をご確認いただき、ご提出いただけますようお願いいたします。
上記例文のように、提出期限と内容を明確に記載することで、相手に再度注意を促し、スムーズな提出を促します。
提出のお願いと期日を明記する
最後に、報告書の提出をお願いする旨を伝え、具体的な提出期日を明記します。
期日を明確にすることで、相手の行動を促しやすくなります。
締めの言葉も丁寧な表現を心がけましょう。
提出のお願いと期日を明記する例文
件名：【要提出】[報告書名]のご提出について
[部署名] [氏名]様
いつも大変お世話になっております。[あなたの名前]です。
先日は、[報告書名]のご提出についてご案内させていただきましたが、
現在、[報告書名]のご提出状況を確認させていただきたく、ご連絡いたしました。
誠に恐縮ではございますが、[報告書名]のご提出期限は[提出期限]となっております。
ご提出いただく[報告書名]は、[報告書の内容]となります。
つきましては、大変恐縮ですが、[期日]までにご提出いただけますようお願いいたします。
ご多忙のところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
件名：[報告書名]のご提出のお願い
[部署名] [氏名]様
いつも大変お世話になっております。[あなたの名前]です。
さて、[報告書名]の提出状況につきまして、ご連絡いたしました。
[報告書名]のご提出期限は[提出期限]でございました。
お手数をおかけしますが、[報告書の内容]をご確認いただき、ご提出いただけますようお願いいたします。
恐れ入りますが、[期日]までにご提出をお願いできますでしょうか。
何卒よろしくお願いいたします。
上記のように、具体的な期日を明記し、丁寧な言葉遣いで締めくくることで、相手に不快感を与えずに提出を促すことができます。
3. 状況別催促メールの文例集
ここでは、報告書の提出を促すためのメールを、状況別に分けてご紹介します。
初回、再催促、緊急度の高い催促と、状況に応じた適切な文例を参考に、よりスムーズな報告書回収を目指しましょう。
初回催促メールの例文
件名：【[プロジェクト名]】[報告書名]のご提出について
[部署名] [氏名]様
お疲れ様です。[あなたの名前]です。
先日は[報告書名]のご提出についてご協力のお願いをさせていただきました。
提出期限の[提出期限]を過ぎておりますが、[報告書名]のご提出がまだ確認できておりません。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご確認いただき、ご提出をお願いできますでしょうか。
ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
この例文は、提出期限を過ぎた報告書に対して、初めて催促する際に使用します。
丁寧な言葉遣いを心がけ、相手への配慮を示しつつ、提出を促すことがポイントです。
再催促メールの例文
件名：【[プロジェクト名]】[報告書名]のご提出について（再送）
[部署名] [氏名]様
お疲れ様です。[あなたの名前]です。
先日は[報告書名]のご提出についてご連絡させていただきましたが、
その後、ご提出いただけていない状況です。
大変恐縮ですが、再度ご確認いただき、[新たな提出期限]までにご提出いただけますようお願いいたします。
ご多忙中とは存じますが、よろしくお願いいたします。
もし何かご不明な点がございましたら、ご連絡ください。
この例文は、一度目の催促後も報告書が提出されない場合に、再度提出を促すために使用します。
前回の催促メールを送付した事実を伝えつつ、改めて提出期限を設定し、再度提出を促すことが重要です。
緊急度の高い催促メールの例文
件名：【至急】【[プロジェクト名]】[報告書名]のご提出のお願い
[部署名] [氏名]様
お疲れ様です。[あなたの名前]です。
[報告書名]のご提出につきまして、[提出期限]を過ぎており、大変申し訳ございませんが、
[報告書名]の内容が[理由]のため、本日中にご提出いただく必要がございます。
大変恐縮ですが、至急ご対応いただけますようお願いいたします。
ご不明な点がございましたら、お早めにご連絡ください。
何卒よろしくお願いいたします。
この例文は、報告書の提出が遅れることで業務に支障が出るなど、緊急性が高い状況で使用します。
件名に「至急」と明記し、提出が必要な理由を具体的に伝えることで、相手に早急な対応を促します。
4. 催促メールを送る際の注意点
相手の状況を考慮する
催促メールを送る際には、まず相手の状況を考慮することが大切です。
多忙な時期や、何らかの事情で提出が遅れている可能性も考えられます。
一方的な催促にならないよう、相手への配慮を忘れないようにしましょう。
例えば、
- 提出が遅れている理由を尋ねる
- 提出期限の延長を提案する
- 必要に応じてサポートを申し出る
などの対応が考えられます。
相手の状況を理解しようとする姿勢が、より円滑なコミュニケーションにつながります。
状況によっては、メールではなく直接会話をする方が適切な場合もあります。
感情的な表現は避ける
催促メールで最も注意すべき点は、感情的な表現を避けることです。
焦りや不満から、つい強い言葉を使ってしまいがちですが、これは逆効果です。
相手を不快にさせ、関係性を悪化させる可能性があります。
常に冷静さを保ち、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
具体的には、
- 命令口調を避ける
- 責任を一方的に追及するような表現を避ける
- 過去の失敗を蒸し返さない
などが挙げられます。
あくまでビジネスメールであることを意識し、客観的な事実のみを伝えるようにしましょう。
感情的な表現を避け、建設的なコミュニケーションを目指すことが大切です。
報告書提出催促メール作成のまとめ
ここまでの内容を振り返り、報告書提出を促すメールを作成する上で特に重要なポイントをまとめました。
- 件名で要件を明確に伝える
- 提出状況と期限を具体的に示す
- 丁寧な言葉遣いを心がける
これらの点を意識することで、相手に不快感を与えることなく、スムーズな報告書の提出を促すことができるでしょう。
もし、メールの作成に迷うことがあれば、まずは今回紹介した例文を参考にしてみてください。
そして、相手の状況を考慮しながら、あなた自身の言葉で調整していくことをおすすめします。
皆さんのメールが、円滑なコミュニケーションの一助となり、プロジェクトの成功につながることを心から願っています。
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