ビジネスメールで依頼をお断りする4つのポイントと例文

件名： [案件名]に関するご回答

株式会社[会社名]

[宛名]様

お世話になっております。

[会社名]、[部署名]の[名前]です。

この度は、[案件名]のご依頼をいただき、誠にありがとうございました。

ご提案いただきました内容につきまして、慎重に検討いたしました結果、誠に申し訳ございませんが、今回はご依頼をお断りさせていただくこととなりました。

その理由は、現在[具体的な理由]であるため、ご期待に沿えるクオリティのサービス提供が難しいと判断したためです。

ご期待に沿えず、大変申し訳ございませんが、何卒ご容赦ください。

今後とも、弊社にご関心をお寄せいただければ幸いです。

よろしくお願いいたします。

ビジネスシーンで、取引や契約の依頼を断る時、どんなメールを書けばいいか悩んだことはありませんか？

相手に失礼なく、かつ、今後の関係も良好に保つためには、丁寧な言葉遣いと明確な理由説明が不可欠です。

この記事では、ビジネスメールで依頼をお断りする際のポイントを4つのポイントと例文で解説します。

上手な断り方をマスターして、ビジネス関係を円滑に進めましょう。

この記事では、依頼を断る際のポイント、状況別の例文、そして注意点を詳しく解説していきます。

依頼を断る際のポイント：丁寧な言葉遣いと理由の説明

依頼を断るメールは、ビジネスにおける重要なコミュニケーションです。

断り方一つで、相手との関係性が大きく変わることも。

そこで、スムーズなコミュニケーションを図るためのポイントを4つご紹介します。

1. 感謝の気持ちを伝える

まず大切なのは、依頼をいただいたことへの感謝を伝えることです。

相手は時間と労力をかけて依頼をしてくれているわけですから、その気持ちを尊重する言葉を選びましょう。

感謝の気持ちを表すことで、相手との良好な関係を維持しやすくなります。

例文：感謝の気持ちを伝える

件名：この度はご連絡いただきありがとうございました

[宛先]様

この度は[依頼内容]のご依頼をいただき、誠にありがとうございました。

ご提案いただいた内容について、検討させていただきました。

2. 断る理由を具体的に説明する

感謝の気持ちを伝えた後は、依頼をお断りする理由を具体的に説明しましょう。

曖昧な表現は避け、なぜ断るのかを明確に伝えることが大切です。

理由が明確であれば、相手も納得しやすくなります。

ただし、個人的な感情やネガティブな表現は避け、客観的な事実を伝えましょう。

例文：断る理由を具体的に説明する

件名：この度はご連絡いただきありがとうございました

[宛先]様

この度は[依頼内容]のご依頼をいただき、誠にありがとうございました。

ご提案いただいた内容について、検討させていただきました。

誠に恐縮ながら、現在、[具体的な理由：例：人員不足のため]、ご依頼にお応えすることが難しい状況でございます。

3. 代替案の提示（可能な場合）

可能であれば、代替案を提示することも検討してみましょう。

完全に断るのではなく、別の方法を提案することで、相手との関係性を良好に保つことができます。

代替案がない場合でも、今後の協力の可能性を示唆することで、関係性を維持できます。

例文：代替案を提示する

件名：この度はご連絡いただきありがとうございました

[宛先]様

この度は[依頼内容]のご依頼をいただき、誠にありがとうございました。

ご提案いただいた内容について、検討させていただきました。

誠に恐縮ながら、現在、[具体的な理由：例：人員不足のため]、ご依頼にお応えすることが難しい状況でございます。

しかしながら、[時期]以降であれば対応できる可能性がございます。

もしよろしければ、改めてご相談させていただければ幸いです。

4. 今後の関係維持への配慮を示す

最後に、今後の関係維持への配慮を示すことが重要です。

丁寧な言葉遣いと、今後のビジネスチャンスへの期待を伝えることで、良好な関係を築き、将来の協業の可能性を残すことができます。

例文：今後の関係維持への配慮を示す

件名：この度はご連絡いただきありがとうございました

[宛先]様

この度は[依頼内容]のご依頼をいただき、誠にありがとうございました。

ご提案いただいた内容について、検討させていただきました。

誠に恐縮ながら、現在、[具体的な理由：例：人員不足のため]、ご依頼にお応えすることが難しい状況でございます。

今後の事業展開において、[会社名]様と連携できる機会があれば幸いです。

この度はご期待に沿えず申し訳ございませんが、何卒ご容赦ください。

これらのポイントを踏まえて、丁寧で誠実なメールを作成することで、相手との良好な関係を維持しながら、依頼を断ることができます。

次の章では、具体的な状況に合わせた例文をご紹介します。

取引依頼辞退メールの例文：状況別の対応

丁寧な言葉遣いと理由の説明を踏まえ、状況別に依頼を断るメールの例文を見ていきましょう。

相手への配慮と、今後の関係維持を意識した表現を心がけてください。

現在抱えている案件が多いためお断りするケース

まずは、多くのプロジェクトを抱えていて、依頼された案件に対応できるだけのリソースが確保できない状況での例文です。

抱えている案件が多いためお断りする例文

件名：取引依頼に関するご返答

[相手企業名] [担当者名] 様

この度は、[案件名]のご依頼をいただき、誠にありがとうございました。

弊社では現在、複数のプロジェクトを同時進行しており、人員・時間ともに限られた状況でございます。

誠に申し訳ございませんが、この度はご期待に沿えず、お断りさせていただきます。

ご理解いただけますよう、お願い申し上げます。

今後とも、弊社にご関心をお寄せいただければ幸いです。

[貴社名] [担当者名]

この例文では、断る理由を明確に伝えつつ、感謝の言葉と今後の関係維持への希望を述べています。

「複数のプロジェクト」という具体的な表現を用いることで、断りの理由の説得力を高めています。

自社のリソースが不足しているためお断りするケース

必要な人員や設備が不足していて、依頼された内容を実現することができない場合の例文です。

リソース不足のためお断りする例文

件名：[案件名]に関するご返答

[相手企業名] [担当者名] 様

この度は、[案件名]のご依頼をいただき、誠にありがとうございました。

拝見いたしましたところ、魅力的な案件であり、大変興味深く拝読いたしました。

しかしながら、現状、[必要なリソース]が不足しており、ご期待に沿えるクオリティのサービスを提供することが難しいと判断いたしました。

誠に申し訳ございませんが、今回はご依頼をお断りさせていただきます。

今後の機会には、ぜひご検討いただけますと幸いです。

[貴社名] [担当者名]

この例文では、「必要なリソース」を具体的に記述することで、断りの理由を明確にしています。

「魅力的な案件」と表現することで、依頼内容への関心を示し、相手への配慮を忘れません。

業務内容が自社の事業範囲外であるためお断りするケース

事業範囲外で対応できない場合の例文です。

他社へのご紹介など、できる範囲でのサポートについても触れています。

事業範囲外のためお断りする例文

件名：ご依頼に関するお返事

[相手企業名] [担当者名] 様

この度は[案件名]のご依頼をいただき、ありがとうございました。

ご提案いただきました内容を拝見いたしましたところ、非常に魅力的なものでございました。

しかしながら、今回のご依頼内容は、残念ながら弊社の事業範囲外に該当いたします。

誠に申し訳ございませんが、今回はお断りさせていただきます。

もしよろしければ、[関連事業を行う他社名]様をご紹介することも可能です。

ご希望であれば、お気軽にお申し付けください。

今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

[貴社名] [担当者名]

この例文では、断る理由を明確に伝えつつ、代替案として他社への紹介を提案することで、相手への配慮を示しています。

「非常に魅力的なものでございました」と表現することで、依頼内容への好意的な姿勢を伝え、今後の関係維持に繋げます。

これらの例文はあくまで参考です。

それぞれの状況に合わせて、適切な言葉を選び、誠意をもって対応することが重要です。

常に相手への配慮を忘れずに、丁寧なメール作成を心がけましょう。

契約依頼の断り方：社外との良好な関係維持が重要

依頼を断る際には、丁寧な言葉遣いと明確な理由説明が重要です。

しかし、それ以上に大切なのが、今後のビジネス関係を良好に維持することです。

一度の断りによって、将来のビジネスチャンスを失ってしまう可能性もあるため、配慮ある対応が求められます。

今後のビジネスチャンスへの言及

依頼をお断りする際に、完全に可能性を閉ざしてしまうような表現は避けましょう。

将来的な協業の可能性を示唆することで、相手企業との良好な関係を維持できます。

相手企業との関係性を継続的に築くことを意識し、将来的な協力関係に繋がるような言葉を選ぶことが大切です。

例文：今後のビジネスチャンスへの言及

件名： [プロジェクト名] 契約に関するご回答

[宛先] 様

この度は、[プロジェクト名]のご依頼をいただき、誠にありがとうございました。

現在の状況を鑑み、誠に残念ながらご依頼をお受けすることが難しいと判断いたしました。

詳細な理由につきましては、先にお送りしたメールに記載の通りです。

しかしながら、[相手企業名]様の今後のご発展を心よりお祈り申し上げております。

今後、弊社がご支援できる機会がございましたら、ぜひご検討いただけますと幸いです。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

この例文では、断りの理由を改めて説明した上で、今後のビジネスチャンスへの期待を込めています。

断り自体がネガティブなものであっても、前向きな言葉で締めくくることで、相手企業に好印象を与えることができます。

相手への配慮を示す言葉選び

断りのメールは、ビジネスにおける重要なコミュニケーションです。

言葉選び一つで、相手企業との関係性が大きく変わります。

断る理由を伝える際には、相手への配慮を忘れないようにしましょう。

感情的な表現は避け、事実を淡々と伝えることが重要です。

例文：感謝と配慮を込めた断り方

件名： [プロジェクト名] 契約に関するご回答

[宛先] 様

この度は、[プロジェクト名]のご依頼をいただき、誠にありがとうございました。

弊社としても、[相手企業名]様とのご協業を大変光栄に思っておりましたが、

現在の経営状況とリソースの制約から、残念ながら今回はご期待に沿うことができません。

ご期待に沿えず、大変申し訳ございませんが、何卒ご容赦ください。

今後のビジネス展開においても、[相手企業名]様の益々のご発展を祈念しております。

今後とも良いお付き合いが続けられますと幸いです。

この例文では、「大変光栄に思っておりました」や「大変申し訳ございませんが、何卒ご容赦ください」といった表現を用いることで、相手への敬意と謝罪の気持ちを丁寧に伝えています。

これにより、断りを受けた相手企業の感情を和らげることができます。

ビジネスシーンでは、このような配慮が非常に重要になります。

ビジネスメールで依頼を断る際の注意点：NG例と改善策

丁寧な断り方でも、いくつかの注意点に気を付けないと、相手との関係が悪化してしまう可能性があります。

ビジネスシーンでは、言葉選び一つで印象が大きく変わるため、注意が必要です。

ここでは、依頼を断る際に避けたいNG例と、それに対する改善策を具体的に見ていきましょう。

曖昧な表現を避ける

依頼を断る際に、曖昧な表現を使うと、相手は真意を汲み取ることができません。

誤解を生み、かえって不信感を招く可能性があるため、明確な言葉で断ることが重要です。

「検討させていただきます」といった、返答を先延ばしにする表現も避けましょう。

例文：曖昧な表現（NG例）

件名：○○に関するご依頼について

[依頼者名]様

この度は、○○のご依頼をいただき、誠にありがとうございます。

現在の状況を鑑みて、ご依頼にお応えすることが難しいと判断いたしました。

今後ともご検討いただければ幸いです。

よろしくお願いいたします。

この例文では、断る理由が曖昧で、具体的な説明がありません。相手はなぜ断られたのか理解できず、不満が残る可能性があります。

例文：明確な表現（改善策）

件名：○○に関するご依頼について

[依頼者名]様

この度は、○○のご依頼をいただき、誠にありがとうございます。

残念ながら、現在抱えている案件が多く、ご期待に沿えるだけの十分なリソースを確保できない状況です。そのため、誠に申し訳ございませんが、今回のご依頼はお断りさせていただきます。

今後、ご依頼いただける機会があれば、ぜひ検討させていただければ幸いです。

よろしくお願いいたします。

この例文では、断る理由を具体的に説明することで、相手への配慮と誠意が伝わります。

感情的な表現を控える

断られる側は、感情的に反応する可能性があります。

そのため、断る側も感情的な表現を避け、冷静で客観的な言葉を選ぶことが大切です。

「残念ながら」「申し訳ございません」といった言葉で、誠意を伝えつつ、感情的な言葉は控えるようにしましょう。

例文：冷静な表現

件名：○○に関するご依頼について

[依頼者名]様

この度は、○○のご依頼をいただき、誠にありがとうございます。

残念ながら、現在人員不足のため、ご依頼にお応えすることが難しい状況です。

誠に申し訳ございませんが、今回はご依頼をお断りさせていただきます。

今後の機会にはぜひご検討させていただければ幸いです。

よろしくお願いいたします。

この例文は、冷静で客観的な言葉を用いており、相手への配慮が感じられます。

返信を遅延させない

依頼を受けた後、すぐに返信できない場合でも、まずは「承知いたしました。改めてご連絡させていただきます」といった連絡を入れることで、相手への配慮を示せます。

返信を遅延させると、相手は不安になったり、不信感を抱いたりする可能性があります。

可能な限り迅速な対応を心がけましょう。

迅速な返信は、ビジネスにおける基本的なマナーです。 依頼を断る場合でも、迅速な対応を心がけることで、相手への敬意を示すことができます。

『代筆さん』で断りづらいメールもスムーズに

依頼を断る際には、感謝の気持ちや断る理由、今後の関係維持への配慮など、慎重な言葉選びが求められますよね。

その大切さは十分に理解していても、実際に文面に落とし込むとなると、時間と労力を要するのが実情ではないでしょうか。

そんなときに活用したいのが、AIを活用したメール作成支援ツール『代筆さん』です。

『代筆さん』は、日本語での簡単な指示を入力するだけで、ビジネスマナーに沿った自然なメール文案を瞬時に提案してくれます。

「相手に失礼のない断り方をしたい」「今後の関係を考慮した柔らかい表現がほしい」といった場面にも対応可能です。

文章のトーンや敬語の調整、断りの理由に応じた言い回しのバリエーションまで、多彩な生成パターンが用意されており、状況に合わせたカスタマイズができます。

また、定型文の登録機能や、社内ルール・商品情報の反映機能も搭載されているため、社内基準に沿ったメール文もスムーズに整えられます。

もちろん、AIが作成した文章が常に完ぺきというわけではありません。

ですが、土台があるだけでも作業に対する心理的な負担が減り、スムーズに文章を整えることができるでしょう。

『代筆さん』には無料プランがあるほか、継続利用しやすい価格帯の有料プランも用意されています。

依頼をお断りするビジネスメールを、より丁寧かつ短時間で仕上げたいと感じている方は、ぜひ一度試してみてください。

まとめ：丁寧な断り方で良好なビジネス関係を築く

ビジネスシーンでの依頼拒否は、少し気が重くなるものですが、適切な対応で良好な関係を維持することは十分可能です。

1. 丁寧な言葉遣い、感謝の気持ち、そして断る理由の明確な説明を心がける
2. 可能であれば、代替案を提示したり、今後のビジネスチャンスに言及することで、相手への配慮を示す
3. 曖昧な表現や感情的な言葉遣いは避け、迅速な返信を心がける
4. 断った後も今後の関係維持への意欲や連携の可能性を伝え、信頼関係を保つ

これらのポイントを押さえれば、依頼を断るメールも丁寧かつスムーズに作成できます。

もし、「断る理由をどう伝えれば角が立たないか悩んでしまう」「言葉選びに迷ってしまう」と感じている方は、ぜひ『代筆さん』の活用を検討してみてください。

目的や相手に応じた丁寧な文面を、ビジネスマナーに沿ってスムーズに整えてくれるため、依頼をお断りするメールでも、相手に誠意が伝わる表現がすぐに見つかりますよ。

どんな状況でも、誠実な対応を心がけることで、きっと素晴らしいビジネス関係を築いていけるはずです。

あなたのビジネスの成功を、心から応援しています。