件名：退職のご挨拶（[自分の名前]）
株式会社[会社名]
[部署名] [役職] [宛名]様お世話になっております。
[会社名]、[部署名]の[自分の名前]です。この度、私[自分の名前]は、[退職日]をもちまして、株式会社[会社名]を退職することになりました。
[宛名]様には、[在籍期間]の間、[具体的な業務内容や指導内容]で大変お世話になりました。
[具体的なエピソード]では、[宛名]様の[具体的な指導やアドバイス]に大変助けられました。心より感謝申し上げます。株式会社[会社名]を離れることになりますが、[宛名]様にご指導いただいたことを胸に、今後のキャリアを邁進してまいります。
[宛名]様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
在職中は大変お世話になりました。
[自分の名前]
退職が決まった皆さん、お疲れ様です。
新しいスタートに向けて、ちょっぴり寂しいけど、感謝の気持ちをしっかり伝えて、笑顔で会社を後にしたいですよね。
今回は、社内向けの退職挨拶メールで、あなたの感謝の気持ちがきちんと伝わるように、例文と書き方のコツをまとめてみました。
この記事を読めば、退職メールの基本構成から、感謝の気持ちを伝える具体的な例文、さらに送る前の最終チェックまで、迷うことなくスムーズに退職の挨拶ができるようになりますよ。
まずは、退職挨拶メールの基本構成と注意点から見ていきましょう。
退職挨拶メールの基本構成と注意点
退職の挨拶メールは、ただ「さようなら」を伝えるだけではありません。
お世話になった方々への感謝の気持ちを伝え、円満な退職につなげるための大切なコミュニケーションです。
ここでは、メールの基本構成と、書く上で注意すべきポイントを解説していきます。
件名と宛名の書き方
メールの件名は、まず「退職のご挨拶」と明記しましょう。
これにより、受信者はメールの目的をすぐに理解できます。
件名に「[あなたの名前]」を加えても良いでしょう。
宛名については、社内メールなので、役職名＋氏名、または部署名＋氏名で記載するのが一般的です。
部署全体に送る場合は「[部署名]の皆様」としましょう。
件名と宛名の例
件名：退職のご挨拶 [あなたの名前]
[部署名] [役職] [氏名]様
[部署名]の皆様
本文の構成
本文は、挨拶、退職の報告、感謝の言葉、今後の連絡先（必要に応じて）、締めの言葉で構成します。
1. 挨拶
まず、宛先に応じた丁寧な挨拶から始めましょう。
2. 退職の報告
退職日を具体的に述べ、退職することを報告します。
3. 感謝の言葉
在職中にお世話になったことへの感謝の気持ちを伝えましょう。
具体的なエピソードを交えると、より気持ちが伝わります。
4. 今後の連絡先
必要であれば、個人の連絡先を記載します。
SNSのアカウントなどを載せるのも良いでしょう。
5. 締めの言葉
今後の活躍を祈る言葉や、感謝の気持ちで締めくくりましょう。
メールを作成するときのポイント
メールを作成する際のポイントは以下の通りです。
- 簡潔に：長文にならないよう、要点をまとめて簡潔に記述しましょう。
- 丁寧な言葉遣い：感謝の気持ちを込めて、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 前向きな表現：退職理由は差し障りのない範囲で伝え、前向きな言葉で締めくくりましょう。
- 誤字脱字のチェック：送信前に必ず誤字脱字がないか確認しましょう。
- 送信タイミング：最終出社日の数日前までに送信するのが一般的です。
次は、具体的な感謝の例文をご紹介します。
感謝の気持ちを伝える退職メール例文3選
退職の挨拶メールで最も重要なのは、お世話になった方々への感謝の気持ちを伝えることです。
ここでは、同僚、上司、部署全体と、それぞれの対象に合わせた感謝の気持ちを伝える例文を3つご紹介します。
状況に応じて使い分け、あなたの感謝の気持ちをしっかりと伝えましょう。
同僚への感謝を述べる例文
まずは、日頃から業務で関わりのあった同僚への感謝を伝える例文です。
共に働いた日々を振り返り、具体的なエピソードを交えながら、感謝の気持ちを伝えると、より気持ちが伝わるでしょう。
同僚への感謝を述べる例文
件名：退職のご挨拶（[自分の名前]）
[同僚の名前]様
お疲れ様です。[自分の名前]です。
この度、[退職日]をもちまして、退職することになりました。
[同僚の名前]さんには、[具体的なエピソード]で大変お世話になりました。[具体的なエピソード]では、[同僚の名前]さんの[具体的な行動や言葉]に大変助けられました。
本当に感謝しています。[会社名]を離れることになりますが、[同僚の名前]さんのご活躍を心より応援しています。
また、どこかでお会いできることを楽しみにしています。[自分の名前]
同僚へのメールでは、堅苦しい表現は避け、親しみを込めた言葉遣いを心がけましょう。
具体的なエピソードを交えることで、感謝の気持ちがより伝わりやすくなります。
上司への感謝を述べる例文
次に、お世話になった上司への感謝を伝える例文です。
指導やサポートに対する感謝の気持ちを、丁寧な言葉遣いで伝えましょう。
今後のキャリアに対する応援の言葉も添えると、より好印象です。
上司への感謝を述べる例文
件名：退職のご挨拶（[自分の名前]）
[上司の名前]様
お疲れ様です。[自分の名前]です。
この度、[退職日]をもちまして、退職することになりました。
[上司の名前]様には、[在籍期間]の間、[具体的な業務内容や指導内容]で大変お世話になりました。[具体的なエピソード]では、[上司の名前]様の[具体的な指導やアドバイス]が、大変勉強になりました。
心より感謝申し上げます。[会社名]を離れることになりますが、[上司の名前]様のご指導を胸に、今後のキャリアを邁進してまいります。
今後とも、ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。[自分の名前]
上司へのメールでは、丁寧な言葉遣いを心がけ、失礼のないように注意しましょう。
具体的な指導内容やエピソードを盛り込むことで、感謝の気持ちがより伝わります。
部署全体への感謝を述べる例文
最後に、部署全体へ感謝の気持ちを伝える例文です。
お世話になった部署のメンバー全員に向けて、感謝の言葉を述べましょう。
退職後も良好な関係を築けるような、丁寧な表現を心がけましょう。
部署全体への感謝を述べる例文
件名：退職のご挨拶（[自分の名前]）
[部署名]の皆様
お疲れ様です。[自分の名前]です。
この度、[退職日]をもちまして、退職することになりました。
[部署名]の皆様には、[在籍期間]の間、大変お世話になりました。[具体的なエピソード]では、皆様の[具体的な行動や言葉]に大変助けられました。
[部署名]の一員として、皆様と仕事ができたことを、心から感謝しています。[会社名]を離れることになりますが、[部署名]の皆様のご活躍を心より応援しています。
[自分の名前]
部署全体へのメールでは、特定の個人に偏ることなく、部署全体への感謝を述べるように心がけましょう。
具体的なエピソードを交えることで、より温かい印象を与えることができます。
退職メールで好印象を与えるための3つのコツ
退職の挨拶メールは、会社のメンバーと良好な関係を保ったまま、次のステップに進むための大切なコミュニケーションです。
メールの内容次第では、退職後も良い関係を継続できる可能性もあります。
ここでは、退職メールで好印象を与えるための3つのコツを紹介します。
退職理由を伝える際の注意点
退職理由をメールで伝える際は、ポジティブな表現を心がけましょう。
個人的な不満や会社への批判は避けるべきです。
例えば、「新しい目標に挑戦するため」や「キャリアアップのため」といった前向きな理由を述べると、相手に好印象を与えられます。
もし、退職理由がネガティブなものであっても、具体的な内容に触れず、「一身上の都合により」と表現するのが無難です。
また、退職理由の詳細を尋ねられた場合は、メールではなく直接話すようにしましょう。
退職理由の伝え方で最も大切なことは、相手への配慮です。
感謝の気持ちを伝えるとともに、退職後も良好な関係を築けるように努めましょう。
今後の連絡先を記載する際のポイント
退職後も連絡を取りたい相手には、今後の連絡先を記載しておきましょう。
ただし、連絡先を記載する際は、相手が気軽に連絡できるような配慮が必要です。
例えば、個人のメールアドレスやSNSのアカウントを記載するだけでなく、「何かあればお気軽にご連絡ください」といった一言を添えると、より丁寧な印象を与えられます。
また、連絡先を記載する範囲は、個人的な付き合いがある人に限定するのがおすすめです。
会社全体に連絡先を公開する必要はありません。
プライバシーに配慮し、連絡先を共有する相手は慎重に選びましょう。
連絡先を記載する際は、相手との関係性を考慮し、失礼のないようにしましょう。
連絡先を教えることで、退職後も良好な関係を維持できます。
返信が必要なケースと対応
退職の挨拶メールに対して返信が必要なケースと、そうでないケースがあります。
基本的には、個別の感謝の言葉や具体的なメッセージが書かれている場合は、返信するのが望ましいです。
返信する際は、相手への感謝の気持ちを述べるとともに、今後の活躍を応援する言葉を添えましょう。
また、返信が不要な場合でも、「お気遣いありがとうございます」といった一言を返信すると、丁寧な印象を与えられます。
返信する際は、退職日までに返信するように心がけましょう。
退職メールへの返信は、相手への配慮を示す大切な機会です。
感謝の気持ちを伝え、円満な関係を築きましょう。
退職挨拶メールをスムーズに送るための確認事項
送信前に確認すべき3つのポイント
退職の挨拶メールは、お世話になった方々へ感謝の気持ちを伝える大切な機会です。
送信前にしっかりと確認することで、より丁寧でスムーズな退職につなげられます。
ここでは、送信前に必ず確認しておきたい3つのポイントを紹介します。
1. 宛先とCCの確認
メールを送信する前に、宛先が正しいか、CCに入れるべき人が含まれているかを再度確認しましょう。
部署全体への挨拶の場合は、部署メンバー全員のアドレスが入っているかを確認します。
また、上司や関係部署への挨拶は、CCに含めることで情報共有にもつながります。
2. 誤字脱字のチェック
誤字脱字は、相手に失礼な印象を与えてしまいます。
送信前に必ず文章全体を読み返し、誤字脱字がないか、不自然な表現はないかをチェックしましょう。
3. 添付ファイルと署名の確認
挨拶状を添付する場合は、ファイルが正しく添付されているか、ファイル名に間違いがないかを確認しましょう。
また、署名には自分の名前や所属部署、連絡先などを記載しておくと、丁寧な印象を与えられます。
送信するタイミングと時間帯
退職挨拶メールを送るタイミングは、退職日や最終出勤日に合わせて調整する必要があります。
一般的には、退職日の1週間前から3日前までに送るのが良いとされています。
早すぎると、相手が忘れてしまったり、逆に遅すぎると、退職の挨拶としてタイミングを逃してしまう可能性があります。
また、メールを送る時間帯も考慮しましょう。
始業直後や終業間際は、業務が立て込んでいる可能性があるため、避けるのが無難です。
午前中であれば10時頃、午後であれば14時から16時頃を目安に送信すると良いでしょう。
退職日当日に送る場合は、業務時間内に送るように心がけましょう。
退職の挨拶メール まとめ
退職の挨拶メールを作成するにあたり、ここまで様々なポイントを見てきました。
改めて、特に重要な点を3つにまとめると、以下のようになります。
- 件名と宛名を明確にすること
- 感謝の気持ちを具体的に伝えること
- 退職理由や今後の連絡先を適切に記載すること
これらを踏まえ、退職メールを送信する前には、必ず内容を再度確認するようにしましょう。
特に、送信先のアドレスや名前、誤字脱字がないかをチェックすることで、より丁寧な印象を与えることができます。
また、送信するタイミングも重要です。
業務時間内、かつ退職日より少し前に送ることで、相手への配慮を示すことができるでしょう。
退職は、新たなスタートへの大切な一歩です。
このメールが、皆さんの感謝の気持ちをしっかりと伝え、新たな門出を気持ちよく迎えるための一助となれば幸いです。
プロ級のビジネスメールを、たった数秒で作成！
代筆さんで、面倒なメール作成から解放されませんか？
時間節約、品質向上、ストレス軽減 すべてを一度に実現します。
- 適切な言葉遣いと構成で、印象アップ
- ビジネスシーンに応じた多彩なテンプレート
- 代筆さんによる文章の自動校正と改善提案
