自己評価シート提出依頼メールの書き方と例文5選

件名：【〇〇部】自己評価シートご提出のお願い

株式会社[会社名]
[宛名]様

お世話になっております。
株式会社[会社名]、[部署名]の[名前]です。

この度、人事評価に伴い、自己評価シートのご提出をお願い申し上げます。

つきましては、誠に恐縮ですが、[提出期限]までにご提出いただけますようお願いいたします。

ご提出方法については、[提出方法]をご確認ください。

お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

自己評価シートの提出、面倒に感じる場合も多いですよね。

でも、このシートは従業員の頑張りをきちんと伝えるための大切なツールなんです。

今回は、そんな自己評価シートの提出依頼メールの書き方について、皆さんの「どう書けばいいの？」という悩みを解決します。

この記事を読めば、スムーズに依頼メールを作成できるようになり、人事評価を円滑に行えるようになるはずです。

自己評価シートの提出依頼メールの基本構成から、すぐに使える例文、作成時の注意点、提出期限、依頼時期まで、まるっと解説していきますので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

自己評価シート提出依頼メールの基本構成

自己評価シートの提出を依頼するメールは、いくつかの要素をきちんと押さえることで、相手に失礼なく、スムーズな提出を促すことができます。

ここでは、メールの基本構成として、件名の書き方から、本文で伝えるべき内容、そして締めの言葉まで、一つずつ丁寧に解説していきます。

これらのポイントをしっかり押さえれば、依頼メールの作成に迷うことはもうありません。

件名で要件を明確にする

件名はメールの顔とも言える部分です。

ここで要件が曖昧だと、相手は「何のメールだろう？」と困惑してしまいます。

件名を見ただけで「自己評価シートの提出依頼だ」と一目でわかるように、具体的に記載しましょう。

例えば「【〇〇部】自己評価シートご提出のお願い」や「自己評価シート提出依頼」のように、一目で内容が伝わる件名にすることが大切です。

また、所属部署名を入れることで、誰からの依頼なのかが明確になり、相手が対応しやすくなります。

これにより、メールの開封率を上げ、スムーズな提出につながるでしょう。

宛名と挨拶で丁寧な印象を与える

メールの冒頭では、宛名と挨拶を丁寧に記述することで、相手に好印象を与えられます。

ビジネスメールのマナーとして、宛名は役職名と氏名を正確に記載し、「〇〇部長」や「〇〇様」のように、相手に失礼のないように書きましょう。

その後に続く挨拶も、「いつもお世話になっております」や「お忙しいところ恐縮ですが」といった言葉で始めることで、より丁寧な印象になります。

挨拶は、相手への配慮を示す大切な部分なので、しっかりと心を込めて書きましょう。

これにより、相手は気持ちよく依頼を受け入れてくれるはずです。

人事評価で使える自己評価シート提出依頼メール例文

ここでは、人事評価で実際に使える自己評価シート提出依頼メールの例文を5つ紹介します。

それぞれの例文で、対象者や状況に合わせて使い分けられるように工夫しました。

ぜひ、参考にしてください。

例文1. シンプルな提出依頼メール例文

まずは、基本的な内容をまとめたシンプルな提出依頼メールの例文です。

初めて自己評価シートを提出する方や、形式ばった文章が不要な場合に適しています。

件名：自己評価シートのご提出について

[宛先]様

お疲れ様です。[送信者]です。

この度、人事評価に伴い、自己評価シートのご提出をお願いいたします。

提出期限は[提出期限]まで、提出方法は[提出方法]です。

ご多忙のところ恐縮ですが、ご対応よろしくお願いいたします。

この例文は、件名でメールの要件を明確に伝え、挨拶の後に提出依頼をしています。

提出期限と提出方法も明記しており、基本的な情報をしっかり含んでいます。

例文2. 提出期限を強調したメール例文

次に、提出期限を特に強調したい場合のメール例文です。

期日までに必ず提出してほしい場合や、過去に提出遅れがあった場合に有効です。

件名：【重要】自己評価シートご提出のお願い（[提出期限]期限）

[宛先]様

お疲れ様です。[送信者]です。

人事評価における自己評価シートのご提出について、改めてご連絡いたします。

提出期限は[提出期限]までとなっております。期日厳守でお願いいたします。

提出方法は[提出方法]をご確認ください。ご協力よろしくお願いいたします。

件名に【重要】と記載することで、メールの優先度を上げています。

また、「期日厳守で」と記載することで、提出期限を強く意識させる効果があります。

例文3. 上司への丁寧な提出依頼メール例文

上司に対して自己評価シートの提出を依頼する際の例文です。

丁寧な言葉遣いを心がけ、失礼のないように依頼する必要があります。

件名：自己評価シートのご提出のお願い

[上司の名前]様

いつもお世話になっております。[送信者]です。

この度、人事評価の実施にあたり、自己評価シートのご提出をお願いしたくご連絡いたしました。

お忙しいところ大変恐縮ですが、[提出期限]までにご提出いただけますと幸いです。

提出方法につきましては、[提出方法]をご確認ください。よろしくお願いいたします。

「お世話になっております」という挨拶から始まり、「～いただけますと幸いです」といった丁寧な表現を用いています。

上司への依頼メールでは、より丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

例文4. 人事担当者への確認を求めるメール例文

人事担当者に対して、自己評価シートの提出方法や提出期限について確認を求める際の例文です。

不明点がある場合は、早めに確認しておきましょう。

件名：自己評価シート提出に関する確認

人事部　[担当者名]様

お世話になっております。[送信者]です。

この度、自己評価シートの提出について、いくつか確認させていただきたい事項がございます。

提出期限は[提出期限]でよろしいでしょうか。また、提出方法については[提出方法]で合っていますでしょうか。

お手数をおかけしますが、ご確認よろしくお願いいたします。

この例文では、まず自己評価シートの提出について確認したい旨を伝え、その上で具体的な質問をしています。

質問をすることで、不明な点を解消し、スムーズな提出につなげることが目的です。

例文5. 自己評価シートの書き方をアドバイスするメール例文

自己評価シートの書き方に迷っている従業員に対して、書き方をアドバイスするメール例文です。

記入例や過去の評価などを共有することで、スムーズに自己評価シートを作成してもらうことを目指します。

件名：自己評価シート作成のヒント

[宛先]様

お疲れ様です。[送信者]です。

自己評価シートの作成について、何かお困りのことはございませんか。

今回、[参考資料]を添付いたしました。こちらを参考にしながら自己評価を作成していただければと思います。

また、[相談窓口]もございますので、お気軽にご相談ください。

この例文では、自己評価シートの作成をサポートする姿勢を示し、具体的な資料や相談窓口を提示しています。

これにより、従業員が安心して自己評価に取り組めるように促します。

自己評価シート提出依頼メール作成時の注意点

自己評価シートの提出依頼メールを作成する際には、いくつかの重要な注意点があります。

これらの点に留意することで、スムーズな提出を促し、相手に不快感を与えずに依頼を完了させることができます。

以下に、特に注意すべき点をまとめました。

誤字脱字がないか確認する

メールを作成する上で、最も基本的なことですが、誤字脱字がないかを必ず確認しましょう。

誤字脱字があると、メール全体の印象が悪くなり、相手に不注意な印象を与えてしまう可能性があります。

送信前に必ず見直しを行い、修正するようにしましょう。

丁寧な言葉遣いを心がける

依頼メールでは、丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。

特に、上司や人事担当者など、目上の人に送る場合は、失礼のないように丁寧な言葉遣いを徹底しましょう。

クッション言葉を適切に使うなど、柔らかい表現を心がけることも重要です。

提出期限を必ず記載する

自己評価シートの提出期限は、必ずメールに明記しましょう。

期限を記載しないと、相手はいつまでに提出すれば良いのか分からず、提出が遅れてしまう可能性があります。

具体的な日付を記載し、期限を明確に伝えるようにしましょう。

期日に余裕を持って依頼する

提出期限を設ける際は、相手に余裕を持たせた期限を設定することが望ましいです。

提出期限ギリギリに依頼すると、相手に負担をかけてしまい、十分な自己評価ができない可能性もあります。

提出期限を設定する際は、相手の状況も考慮し、余裕を持った期限を設定するようにしましょう。

自己評価シートの提出期限と依頼時期

一般的な提出期限の目安

自己評価シートの提出期限は、企業によって異なりますが、一般的には人事評価期間の終了日から1週間から2週間後が目安となることが多いです。

これは、評価者が評価を行うための準備期間や、評価結果をまとめる時間を考慮したものです。

たとえば、人事評価期間が12月末で終わる場合、自己評価シートの提出期限は翌年の1月中旬頃に設定されることが多いでしょう。

しかし、企業の規模や評価プロセスの進め方によっては、提出期限がさらに短く設定されている場合や、逆に1ヶ月程度の猶予がある場合もあります。

人事部からの指示や社内規定を確認し、正確な提出期限を把握することが重要です。

もし提出期限が不明な場合は、人事担当者に直接問い合わせるようにしましょう。

提出期限を過ぎてしまうと、人事評価に影響が出る可能性もあるので注意が必要です。

依頼メールを送る適切な時期

自己評価シートの提出依頼メールを送る適切な時期は、提出期限のおよそ1週間前がおすすめです。

早すぎる依頼は、相手に「まだ先のことだから」と後回しにされてしまう可能性があります。

また、遅すぎる依頼は、相手が自己評価シートを作成する時間的余裕を奪ってしまいます。

1週間前であれば、相手は提出期限を意識しつつ、計画的に自己評価シートを作成できます。

また、依頼メールを送る際には、提出期限を改めて明記し、相手に再確認を促すようにしましょう。

もし、自己評価シートの作成に時間がかかるようであれば、2週間程度前に依頼メールを送るのも良いでしょう。

その際は、提出期限までに余裕を持って作成を進めてもらえるように、メールの内容を工夫しましょう。

自己評価シート提出依頼メールまとめ

自己評価シートの提出依頼メールを作成する際に、特に重要なポイントは以下の3点です。

1. 件名で要件を明確に伝えること
2. 提出期限と提出方法を明記すること
3. 丁寧な言葉遣いを心がけること

これらの点を意識するだけで、相手に失礼な印象を与えずに、スムーズな提出を促せるでしょう。

メールを作成する際には、まず落ち着いて、誤字脱字がないか、言葉遣いは適切かなどを確認しましょう。

そして、提出期限を必ず記載し、相手が期日に余裕を持って対応できるように配慮することが大切です。

もし、自己評価シートの書き方に不安がある場合は、メールでその旨を伝え、アドバイスやサポートを求めるのも良いでしょう。

自己評価シートの提出依頼メールは、あなたの評価を左右する大切なコミュニケーションツールです。

この記事で紹介したポイントと例文を参考に、自信を持って作成してください。

あなたの誠意が伝わるメールで、人事評価がより良いものとなるよう応援しています。