株主総会結果報告メール：社内向けに要点を伝える4つの手順

件名：【[日付]開催】第[回数]回株主総会 報告

株式会社[会社名]
[部署名] [役職] [氏名]様

お世話になっております。
[会社名]、[あなたの部署名]の[あなたの氏名]です。

この度、[日付]に開催いたしました第[回数]回株主総会につきまして、結果を下記の通りご報告いたします。

株主総会では、[議題1]、[議題2]、[議題3]について審議されました。
各議案の決議結果は以下の通りです。

• 第1号議案 [議案名]：原案通り承認
• 第2号議案 [議案名]：原案通り承認
• 第3号議案 [議案名]：原案通り承認

当日の質疑応答では、[株主からの質問の要約1]に対して、[回答内容1]、[株主からの質問の要約2]に対して、[回答内容2]といったやり取りがありました。

なお、株主総会の出席者数は[人数]名でした。
議事録につきましては、[日付]に社内ポータルサイトにて公開予定です。

今回の株主総会での決定事項に基づき、[部署名]では[具体的なアクション]を、[期日]までに[担当者]が中心となり実施いたします。
また、[別の部署名]では、[具体的なアクション]に取り組み、[期日]までの完了を目指します。
各部署の進捗状況については、定期的に[報告方法]にて共有いたします。
ご不明な点がございましたら、[問い合わせ先]までお気軽にお問い合わせください。

今後とも、ご理解ご協力のほどよろしくお願いいたします。

株主総会、お疲れ様でした。

株主総会後の報告メール、何を書けばいいか迷いますよね？

「結果をどう伝えれば、みんなに分かりやすいかな？」
「今後の対応をスムーズに進めるには、どんな情報を共有すべき？」
そんな悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか。

この記事では、株主総会結果報告メールの作成をスムーズに進めるための、具体的な手順とポイントを解説します。

基本構成から、結果のまとめ方、今後の対応まで、社内向け報告メールに必要な情報を網羅。

この記事を読めば、株主総会後の報告メール作成が、グッと楽になるはずです。

さあ、一緒に見ていきましょう。

1. 株主総会結果報告メールの基本構成

まずは、メールの基本構成から見ていきましょう。

以下の3つのポイントに絞って解説していきます。

件名で報告内容を明確にする

メールの件名は、報告内容を端的に示す大切な要素です。

一目で「株主総会に関する報告メールだ」と分かるように工夫しましょう。

例えば、「【〇月〇日 株主総会】結果のご報告」のように、日付と報告内容を組み合わせるのがおすすめです。

件名で内容を明確にすることで、メールの開封率を高め、社内への情報伝達をスムーズにできます。

例文 件名

• 件名：【[日付] 株主総会】結果のご報告
• 件名：【[日付]開催】第[回数]回株主総会 報告
• 件名：株主総会 議事結果のご連絡

上記のように、件名を見ただけで株主総会の報告だとわかるように記載しましょう。

[日付]、[回数]など、状況に合わせて具体的な情報を加えると、より丁寧で分かりやすい件名になります。

宛先と挨拶を丁寧に記載する

メールの宛先は、報告対象となる社員全員、または関係部署の担当者に設定します。

社内メールといえども、丁寧な挨拶は必須です。

役職や部署名、氏名を正確に記載し、失礼のないように心がけましょう。

挨拶は、いつもお世話になっていることへの感謝の気持ちを込めて、丁寧な言葉遣いを意識しましょう。

例文 宛先と挨拶

[部署名] [役職] [氏名]様

いつもお世話になっております。[あなたの部署名]の[あなたの氏名]です。

関係各位

お疲れ様です。[あなたの氏名]です。

社員各位

株主総会にご協力いただきありがとうございました。[あなたの氏名]です。

上記のように、宛先は部署や役職、氏名を正確に記述します。

挨拶文は、丁寧な言葉遣いを心がけ、感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

状況に応じて「お世話になっております」「お疲れ様です」などを使い分けます。

報告の目的と概要を簡潔に述べる

メールの冒頭で、株主総会結果を報告する目的を明確にしましょう。

「今回のメールは、〇月〇日に開催された株主総会の結果を報告するものです」と、目的を最初に述べることで、読み手はメールの内容を理解しやすくなります。

続いて、株主総会の概要を簡潔にまとめます。

開催日時や場所、主な議題などを手短に説明しましょう。

概要を先に示すことで、読み手は報告内容をスムーズに理解できます。

例文 報告の目的と概要

この度、[日付]に開催いたしました第[回数]回株主総会につきまして、結果を下記の通りご報告いたします。

株主総会では、[議題1]、[議題2]、[議題3]について審議されました。

先日開催いたしました株主総会について、ご報告させていただきます。

本メールでは、株主総会の主な内容と結果、今後の対応についてお伝えいたします。

上記のように、報告の目的を冒頭で述べ、株主総会の概要を簡潔に説明しましょう。

[日付]、[回数]、[議題1]、[議題2]、[議題3]など、具体的な情報を加えると、より分かりやすくなります。

2. 株主総会結果の要点をまとめる

株主総会の結果を社内へ報告する際、要点を整理して伝えることは非常に重要です。

ここでは、報告メールに含めるべき3つの重要なポイントを解説します。

議決事項の結果、質疑応答の内容、そして出席者数や議事録の公開予定について、それぞれ具体的に見ていきましょう。

これらの情報を明確に伝えることで、社員全体の理解を深め、今後の業務にスムーズに繋げることができます。

議決事項の結果を具体的に記載する

株主総会で決議された各議案の結果を、具体的に記載します。

例えば、承認された議案、否決された議案、それぞれの内容を明確に伝えましょう。

これにより、社員は会社の意思決定を正確に把握できます。

例文：議決事項の結果

件名：【重要】第[回数]期 株主総会 決議結果のご報告

社員各位

先日開催いたしました第[回数]期株主総会における議決結果について、下記の通りご報告いたします。

第1号議案 剰余金の処分に関する件：原案通り承認

第2号議案 取締役[役職][氏名]選任に関する件：原案通り承認

第3号議案 監査役[役職][氏名]選任に関する件：原案通り承認

第4号議案 定款一部変更に関する件：原案通り承認

以上、ご報告いたします。

経営企画部 [氏名]

上記例文では、各議案が承認されたことを明確に示しています。

このように、結果を具体的に記述することで、社員は正確な情報を把握できます。

承認された議案と否決された議案を区別して記載することが重要です。

質疑応答の主な内容を要約する

株主総会での質疑応答は、会社の現状や課題を把握する上で重要な情報源です。

特に重要な質問や、それに対する会社の回答を簡潔に要約し、社員に共有しましょう。

これにより、社員は株主の関心事や会社の課題を理解しやすくなります。

例文：質疑応答の要約

件名：【重要】第[回数]期 株主総会 質疑応答の要約

社員各位

先日開催いたしました第[回数]期株主総会での質疑応答について、主な内容を下記に要約してご報告いたします。

株主A様からのご質問：

「今期の業績見通しについて、詳細な説明をお願いします。」

→ 当社からの回答：

「[回答内容]」

株主B様からのご質問：

「今後の成長戦略について、具体的な計画を教えてください。」

→ 当社からの回答：

「[回答内容]」

以上、質疑応答の要約をご報告いたします。

経営企画部 [氏名]

上記例文では、株主からの質問とそれに対する回答を簡潔にまとめています。

このように質疑応答を要約することで、社員は株主の関心事を把握し、会社の課題を理解できます。

質疑応答の内容は、今後の業務改善や戦略立案にも役立つ重要な情報です。

出席者数や議事録の公開予定を記載する

株主総会の出席者数や議事録の公開予定を記載することも、報告メールの重要な要素です。

出席者数を伝えることで、株主総会への関心の高さを社内で共有できます。

また、議事録の公開予定を伝えることで、社員が詳細な情報を確認するタイミングを把握できます。

これにより、情報公開の透明性を高め、社員からの信頼を得ることができます。

例文：出席者数と議事録公開予定

件名：【重要】第[回数]期 株主総会 出席者数と議事録公開予定のご案内

社員各位

先日開催いたしました第[回数]期株主総会について、出席者数と議事録の公開予定を下記の通りご案内いたします。

出席者数：[人数]名

議事録公開予定日：[日付]

議事録は社内ポータルサイトにて公開いたします。

詳細につきましては、後日改めてご案内いたします。

以上、ご案内いたします。

経営企画部 [氏名]

上記例文では、出席者数と議事録の公開予定日を明確に示しています。

このように、具体的な情報を伝えることで、社員は今後のスケジュールを把握しやすくなります。

議事録の公開場所を明記することで、社員がスムーズに情報にアクセスできるよう配慮することも大切です。

3. 今後の対応とスケジュールを共有する

決定事項に基づく今後の具体的なアクション

株主総会での決定事項に基づき、具体的なアクションプランを共有するのも重要です。

これにより、全社で足並みを揃え、スムーズな業務遂行を目指すことができます。

各部署が決定事項に対する理解を深め、具体的な行動に移せるように、具体的な詳細を記入し共有しましょう。

決定事項に基づくアクションプラン

株主総会での[議題名]の承認を受け、[部署名]では[具体的なアクション]を実施いたします。
[期日]までに[担当者]が中心となり、[具体的なアクション内容]を進めてまいります。
また、[別の部署名]では、[具体的なアクション]に取り組み、[期日]までの完了を目指します。

各部署の進捗状況については、定期的に[報告方法]にて共有いたします。
ご不明な点がございましたら、[問い合わせ先]までお気軽にお問い合わせください。

上記例文のように、決定事項に基づいて具体的にどのようなアクションを起こすのか、誰がいつまでに行うのかを明確にすることで、各部署がスムーズに連携しやすくなります。

関連部署への協力依頼と連携について

株主総会で決定した事項を実行するためには、関連部署との連携が不可欠です。

各部署が協力し、情報を共有することで、より効率的に業務を進めることができます。

以下に、協力が必要となる事項と、連携方法の書き方を説明します。

関連部署への協力依頼

[部署名]の皆様へ

株主総会で承認された[議題名]の実行にあたり、[協力内容]についてご協力をお願いいたします。
具体的には、[具体的な協力内容]をご担当いただきたく存じます。

[別の部署名]の皆様には、[協力内容]について、[具体的な協力内容]をお願いいたします。
各部署との連携を密にし、円滑なプロジェクトの進行を目指しましょう。

ご協力いただける場合は、[連絡先]までご連絡ください。

引き続き、ご理解とご協力をお願いいたします。

この例文のように、どの部署にどのような協力を依頼するのかを具体的に記述することで、協力依頼を受けた側も、何をすべきか明確に理解できます。

また、各部署間の連携を強化することで、よりスムーズな業務遂行が可能となります。

4. 社内報告メール作成時の注意点

専門用語は避けて分かりやすい表現を使用

株主総会の報告メールは、社内の様々な部署の社員が目を通します。

そのため、専門用語を多用すると、内容が理解しにくくなる可能性があります。

法律や会計に関する専門的な言葉は、できるだけ分かりやすい言葉に言い換えるか、簡単な解説を加えるようにしましょう。

例えば、「議決権」という言葉を「株主が会社の意思決定に参加できる権利」のように説明を加えることで、より多くの社員が内容を理解できるようになります。

例文：専門用語を避けた表現

件名：【ご報告】株主総会結果について

社員各位

先日は株主総会にご協力いただき、ありがとうございました。

さて、今回の株主総会における議決事項の結果ですが、

原案通り可決されました。

これは、株主の皆様が会社の提案に賛成してくださったことを意味します。

詳細は添付の資料をご確認ください。

今後ともご理解ご協力のほど、よろしくお願いいたします。

[署名]

この例文では、「原案通り可決」という専門用語を使っていますが、その後に「株主の皆様が会社の提案に賛成してくださったことを意味します」と補足説明を加えています。

このように、専門用語を使う際には、必ず分かりやすい説明を添えるように心がけましょう。

結論と今後の対応を明確に記載する

報告メールでは、結論を最初に述べることが重要です。

株主総会の結果がどうだったのか、今後の対応はどうなるのかを最初に明確に伝えることで、読み手はメールの要点をすぐに理解できます。

結論を曖昧にしたり、長々と説明したりすると、結局何が言いたいのかが伝わりにくくなってしまいます。

結論を最初に伝え、その根拠や詳細を後から説明する構成を意識しましょう。

例文：結論を最初に記載

件名：【重要】株主総会結果と今後の対応について

関係部署各位

株主総会にご協力いただきありがとうございました。

今回の株主総会は、すべての議案が承認可決されました。

つきましては、この結果を踏まえ、[今後の具体的な対応]を実施してまいります。

具体的なスケジュールについては、後日改めてご案内いたします。

関係部署の皆様におかれましては、引き続きご協力をお願いいたします。

[署名]

この例文では、「すべての議案が承認可決されました」という結論を冒頭で述べています。

その後で、今後の対応について説明を加えることで、読み手はスムーズに内容を理解できます。

結論を最初に伝えることで、メールの目的と内容が明確になります。

誤字脱字がないか最終確認を徹底する

社内向けのメールであっても、誤字脱字は会社の信頼を損なう可能性があります。

特に、株主総会のような重要なイベントの結果報告メールでは、内容の正確性が非常に重要です。

送信前に必ず複数人で内容を確認し、誤字脱字がないか、表現に不適切な点がないかをチェックしましょう。

また、添付資料がある場合は、ファイルが開けるか、内容が正しいかどうかも合わせて確認することが大切です。

例文：最終確認を促す

件名：【ご報告】株主総会結果について（最終確認のお願い）

全社員各位

先日の株主総会にご協力いただき、誠にありがとうございました。

株主総会の結果について、下記の通りご報告いたします。

[報告内容]

詳細につきましては、添付資料をご参照ください。

誤字脱字等、お気づきの点がございましたら、お手数ですが[担当者名]までご連絡ください。

今後とも、ご理解ご協力のほどよろしくお願いいたします。

[署名]

この例文では、「誤字脱字等、お気づきの点がございましたら」という一文を加えて、最終確認を促しています。

このように、送信前に確認を促すことで、より正確な情報を社内に共有することができます。

株主総会結果報告メールのまとめ

これまでの内容を振り返り、株主総会結果報告メール作成のポイントを3つにまとめました。

1. 報告内容を明確にするために、件名、宛先、挨拶を丁寧に記載する。
2. 議決事項の結果、質疑応答、出席者数、議事録公開予定など、要点を具体的に伝える。
3. 決定事項に基づく具体的なアクションと、関連部署への協力依頼について記載する。

これらのポイントを踏まえ、まずは過去の報告メールを参考に、今回の報告メールを作成してみることをお勧めします。

過去のメールの良い点を活かしつつ、今回の株主総会の内容に合わせて調整することで、より分かりやすく、スムーズな情報共有が実現できるでしょう。

今回の報告が、みなさんの今後の業務に少しでも貢献できれば嬉しいです。