顧客満足度UP！効果的な商品発送完了通知メール4つのポイント&例文

件名：ご注文番号[注文番号]の[商品名]発送完了のお知らせ

株式会社[会社名]
[宛名]様

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
[会社名]、[部署名]の[名前]です。

この度は[商品名]をご注文いただき、誠にありがとうございます。

ご注文いただきました[商品名]（数量：[数量]）が、本日[日付]に発送されました。

【追跡番号】[追跡番号]

上記の追跡番号を用いて、配送状況をご確認いただけます。
追跡サイトはこちらです：[追跡サイトURL]

商品のお届け予定日は[到着予定日]です。

万が一、商品到着についてご不明な点がございましたら、下記までお気軽にお問い合わせください。

[問い合わせ先]

今後とも[会社名]をよろしくお願い申し上げます。

ECサイト運営や商品販売をしている皆さん、顧客への発送完了通知メール、きちんと書けていますか？

実はこのメール、顧客満足度を大きく左右する重要なツールなんです。

適切なメールを送信することで、顧客の不安を解消し、リピート率向上にも繋がります。

でも、「どんな風に書けばいいの？」「追跡番号はどう伝えたら分かりやすい？」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか？

この記事では、顧客満足度UPに繋がる効果的な商品発送完了通知メールの書き方を、ポイントを絞って分かりやすく解説します。

具体的な例文もご紹介しますので、ぜひ最後まで読んで、プロフェッショナルな発送完了通知メールを作成してくださいね。

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プロフェッショナルな発送完了通知メールの書き方4つのポイント

商品発送完了メールは、単なる通知メールではありません。

顧客との最後の接点であり、今後の関係性を左右する重要なコミュニケーションツールです。

そこで、プロフェッショナルなメール作成のポイントを4つご紹介します。

1. 件名で相手に安心感を与える

件名は、顧客がメールを開封するかどうかを決定づける重要な部分です。

安心感を与え、開封率を高める工夫をしましょう。

具体的には、注文番号や商品名などを含めることで、顧客がすぐに内容を把握できるよう配慮しましょう。

また、「発送完了のお知らせ」など、シンプルで分かりやすい件名にすると良いでしょう。

曖昧な件名では、迷惑メールと間違われてしまう可能性もあります。

例文：件名に注文番号と商品名を含む

件名：ご注文番号[注文番号] [商品名]の発送完了のお知らせ

この例文は、顧客がすぐに自分の注文に関するメールだと認識できるよう、件名に注文番号と商品名を含めています。

これにより、開封率の向上に繋がります。

2. 丁寧なあいさつと注文内容の確認

メール本文は、まず丁寧なあいさつから始めましょう。

「いつもありがとうございます」などの言葉で、顧客との良好な関係を築くことが重要です。

その後、注文内容を確認することで、顧客の安心感を高めます。

注文番号、商品名、数量などを明記し、誤解がないようにしましょう。

例文：丁寧なあいさつと注文内容の確認

件名：ご注文番号[注文番号] [商品名]の発送完了のお知らせ

[顧客名]様

いつも[ショップ名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。

この度は[商品名]をご注文いただき、誠にありがとうございます。
ご注文いただいた商品[商品名]（数量：[数量]）が、本日[日付]に発送されました。

この例文では、最初に感謝の言葉を述べ、その後で注文内容を具体的に確認しています。

顧客は自分の注文内容が正確に把握でき、安心感を得ることができます。

3. 発送完了報告と追跡番号の明記方法

発送完了を報告したら、すぐに追跡番号を明記しましょう。

追跡番号は、顧客が商品の配送状況を確認できる重要な情報です。

追跡番号の記載方法については、次の章で詳しく解説します。

ここでは、追跡番号を記載する際に、追跡サイトへのリンクも一緒に貼ることをお勧めします。

例文：発送完了報告と追跡番号の明記

件名：ご注文番号[注文番号] [商品名]の発送完了のお知らせ

[顧客名]様

いつも[ショップ名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。

この度は[商品名]をご注文いただき、誠にありがとうございます。
ご注文いただいた商品[商品名]（数量：[数量]）が、本日[日付]に発送されました。

【追跡番号】[追跡番号]

上記の追跡番号を使って、配送状況をご確認いただけます。

この例文では、追跡番号を分かりやすく明記しています。

顧客はすぐに追跡番号を確認でき、配送状況を把握することができます。

4. 今後の連絡について明確に記載する

最後に、今後の連絡について明確に記載しましょう。

例えば、「商品到着予定日」「問い合わせ窓口」などを明記することで、顧客の不安を解消し、スムーズなコミュニケーションを促進できます。

具体的な到着予定日を書くことで、顧客は安心して待つことができます。

例文：今後の連絡について明確に記載

件名：ご注文番号[注文番号] [商品名]の発送完了のお知らせ

[顧客名]様

いつも[ショップ名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。

この度は[商品名]をご注文いただき、誠にありがとうございます。
ご注文いただいた商品[商品名]（数量：[数量]）が、本日[日付]に発送されました。

【追跡番号】[追跡番号]

上記の追跡番号を使って、配送状況をご確認いただけます。

商品は[到着予定日]頃に届く予定です。
万が一、商品到着についてご不明な点がございましたら、下記までお気軽にお問い合わせください。

[問い合わせ先]

この例文では、到着予定日と問い合わせ先を明記することで、顧客は安心して待つことができます。

また、不明点があればすぐに問い合わせできる体制が整っていることが分かります。

このように、丁寧な言葉遣いと分かりやすい説明で、顧客に安心感と信頼感を与えるメールを作成しましょう。

次の章では、追跡番号の記載方法についてさらに詳しく見ていきましょう。

追跡番号をメールに効果的に記載する方法

発送完了通知メールで最も重要な情報のひとつが、追跡番号です。

顧客は追跡番号を使って商品の配送状況を確認し、安心して待つことができます。

そのため、追跡番号の記載方法は非常に重要です。

ただ番号を記載するだけでなく、顧客にとって分かりやすく、使いやすい方法で情報を提供することが大切です。

追跡番号の記載位置とフォーマット

追跡番号は、メール本文で最も目立つ場所に記載しましょう。

例えば、太字や大きなフォントサイズを使用したり、別枠で強調表示するのも効果的です。

本文の冒頭や、発送完了報告の直後に記載することで、顧客はすぐに追跡番号を確認できます。

フォーマットは、読みやすく、誤解がないように注意が必要です。

ハイフンなどの区切り記号を適切に使用し、数字が連続して並ぶことによる視認性の悪さを防ぎましょう。

例文：追跡番号の記載例

件名：ご注文[注文番号]の発送完了のお知らせ

[顧客名] 様

この度は[会社名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。

ご注文いただいた商品[商品名]を、本日[日付]に発送いたしました。

追跡番号： [追跡番号]

上記追跡番号を使って、配送状況をご確認いただけます。

[以下、本文が続く]

この例文では、追跡番号を太字で大きく表示し、すぐに顧客が確認できるようにしています。また、追跡番号の前に「追跡番号：」と明記することで、顧客にとって分かりやすくなっています。

追跡サイトへのリンクを貼る

追跡番号だけでは、顧客は配送状況を確認するために別途検索する必要があります。

そこで、追跡サイトへの直接リンクを貼ることで、顧客の利便性を大幅に向上させることができます。

リンクを貼る際は、テキストとして「配送状況はこちらで確認できます」のように記載し、そのテキスト全体をリンクに設定しましょう。

リンクテキストを分かりやすくすることで、顧客は迷うことなく配送状況を確認できます。

例文：追跡サイトへのリンク付き例文

件名：ご注文[注文番号]の発送完了のお知らせ

[顧客名] 様

この度は[会社名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。

ご注文いただいた商品[商品名]を、本日[日付]に発送いたしました。

追跡番号： [追跡番号]

配送状況はこちらで確認できます：[追跡サイトへのリンク]

[以下、本文が続く]

この例文では、追跡番号に加えて、追跡サイトへの直接リンクを記載しています。これにより、顧客はワンクリックで配送状況を確認できるため、利便性が向上します。

追跡番号の確認方法を分かりやすく説明する

追跡番号の確認方法を、簡潔で分かりやすく説明しましょう。

初めて利用する顧客や、インターネットに不慣れな顧客もいることを想定し、手順をステップごとに説明することが大切です。

例えば、追跡サイトへのアクセス方法、追跡番号の入力欄、検索ボタンの位置などを具体的に説明することで、顧客の混乱を防止できます。

画像付きの説明も効果的です。

例文：追跡番号確認方法の説明例

件名：ご注文[注文番号]の発送完了のお知らせ

[顧客名] 様

この度は[会社名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。

ご注文いただいた商品[商品名]を、本日[日付]に発送いたしました。

追跡番号： [追跡番号]

配送状況はこちらで確認できます：[追跡サイトへのリンク]

1. 上記リンクをクリックしてください。
2. 追跡番号入力欄に「[追跡番号]」を入力してください。
3. 「検索」ボタンをクリックしてください。

[以下、本文が続く]

この例文では、追跡番号の確認手順をステップごとに分かりやすく説明しています。これにより、顧客はスムーズに配送状況を確認できます。

このように、追跡番号の記載方法を工夫することで、顧客満足度を向上させることができます。

顧客目線で考え、分かりやすく、使いやすい情報を提供することを心がけましょう。

スムーズなコミュニケーションのためのビジネスメールフォーマット

丁寧な発送完了通知メールは、顧客満足度向上に大きく貢献します。

前章で説明した追跡番号の明記に加え、メール全体のフォーマットにも配慮することで、よりスムーズなコミュニケーションを実現できます。

適切な敬語と表現を使う

ビジネスメールでは、適切な敬語と表現を使うことが必須です。

顧客との良好な関係を築き、信頼感を与えるために、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

例えば、「〜いたしました」や「〜させていただきます」といった謙譲語を使うことで、より丁寧な印象を与えます。

一方、過剰な敬語は逆に不自然な印象を与えてしまうため、自然で分かりやすい表現を心がけましょう。

例文：丁寧な表現

件名：ご注文[注文番号]の発送完了のお知らせ

[顧客名]様

この度は[会社名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。

ご注文いただきました[商品名]を[日付]に発送いたしました。

今後とも[会社名]をよろしくお願いいたします。

過剰な敬語は避け、自然で分かりやすい表現を選びましょう。

簡潔で分かりやすい文章にする

顧客は、メールをできるだけ早く、そして簡単に理解したいと考えています。

そのため、文章は簡潔で分かりやすく、要点がすぐに把握できるよう構成することが重要です。

長文は読み飛ばされる可能性が高いため、箇条書きや太字などを効果的に活用し、重要な情報を強調しましょう。

専門用語の使用は避け、顧客にも理解しやすい言葉を選びましょう。

例文：簡潔な文章

件名：ご注文[注文番号]の発送完了のお知らせ

[顧客名]様

この度は[会社名]をご利用いただき、ありがとうございます。

ご注文の商品は[日付]に発送済みです。
追跡番号：[追跡番号]
追跡サイト：[追跡サイトURL]

配達予定日は[配達予定日]です。

簡潔な文章は、顧客の時間を尊重し、好感度を高めます。

読みやすさを重視したレイアウトにする

メールのレイアウトも、読みやすさにおいて重要な要素です。

行間を空けたり、箇条書きを使用したり、重要な情報を太字で強調したりすることで、視認性を高めましょう。

また、文字サイズやフォントも、読みやすいものを選択することが大切です。

モバイルでも見やすいように、レスポンシブデザインを意識したレイアウトにすることもおすすめです。

これらのポイントを意識することで、顧客にとって理解しやすく、読みやすいメールを作成し、スムーズなコミュニケーションを実現できます。

次の章では、納期連絡メールについて詳しく解説します。

顧客対応をスムーズにする納期連絡メールのポイント

発送完了通知メールは、商品到着までの期待感を高める重要なツールです。

しかし、予定通りに商品が届かない場合、顧客の不満は一気に高まります。

そこで重要になるのが、納期連絡メールです。

迅速で丁寧な対応は、顧客満足度を維持し、信頼関係を構築する上で欠かせません。

納期遅延時の対応について

納期が遅延する場合は、迅速かつ誠実に顧客へ連絡することが大切です。

遅延の理由を明確に伝え、具体的な新しい納期を提示しましょう。

単に「遅れます」では不十分です。

顧客は、いつ商品が届くのかを知りたいのです。

例文：納期遅延のお知らせ

件名：ご注文番号[注文番号]に関する納期変更のお知らせ

[顧客名]様

この度は[商品名]をご注文いただき、誠にありがとうございます。

現在、[商品名]の配送につきまして、[理由]により、当初予定の[当初納期]から[新しい納期]へ変更となりました。

誠に申し訳ございませんが、何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。

[新しい納期]までには必ずお届けできるよう、最善を尽くしてまいります。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

[会社名]　[担当者名]

この例文では、遅延の理由、新しい納期、問い合わせ先を明確に記載しています。

謝罪の言葉も忘れずに。

連絡頻度と内容のバランス

連絡頻度が多すぎても少なすぎても、顧客の不安を増幅させる可能性があります。

適切な頻度と内容で連絡することで、顧客の信頼を維持しましょう。

• 遅延発生時: 速やかに連絡し、理由と新しい納期を伝える。

• その後: 納期が近づくにつれて、進捗状況を報告する。

• 納期直前: 再度納期と配送方法などを確認する。

ただし、同じ内容のメールを何度も送ることは避けましょう。

簡潔で必要な情報のみを伝え、顧客の負担にならないように配慮することが大切です。

顧客への配慮を示す言葉遣い

納期遅延は、顧客にとって不快な出来事です。

言葉遣いには細心の注意を払い、顧客への配慮を示しましょう。

• 丁寧な言葉遣いを心がける
• 謝罪の言葉は具体的で真摯な表現を用いる
• 顧客の立場に立って考え、共感する言葉を添える

顧客の気持ちを理解し、誠意ある対応をすることが、信頼関係を築き、顧客満足度向上に繋がります。

次のセクションでは、発送完了通知メール作成時の注意点と改善策について解説します。

発送完了通知メール作成時の注意点と改善策

発送完了通知メールは、顧客満足度を左右する重要なツールです。

ちょっとしたミスが、顧客の不信感や不満につながる可能性も。

そこで、よくあるミスとその解決策、顧客からの問い合わせへの対応について解説します。

よくあるミスと解決策

追跡番号の記載ミス

追跡番号の記載ミスは、顧客に大きな混乱を与えます。

発送状況を確認できず、不安にさせてしまうからです。

正確な追跡番号の入力と、念入りな確認が不可欠です。

入力前に、再度注文情報と照合しましょう。

顧客名・注文内容の誤り

顧客名や注文内容の誤りは、顧客に不信感を与えかねません。

テンプレートを使用する際は、必ず変数情報が正しく反映されているか確認しましょう。

システム連携を活用し、自動入力によるミスを防ぐのも有効です。

本文のあいさつ不足・失礼な表現

件名：発送完了

[顧客名]様

発送しました。

追跡番号：[追跡番号]

簡潔すぎる表現や、あいさつ不足は、顧客に失礼な印象を与えます。

丁寧な言葉遣い、感謝の言葉、そして最低限のあいさつを心がけましょう。

配信設定の不備による未着

メールが顧客に届かないという事態も想定しなければなりません。

迷惑メールフォルダへの振り分けや、メールアドレスの誤入力の可能性を考慮し、配信状況の確認をしましょう。

配信確認機能を活用したり、複数回に渡って配信するなどの対策も有効です。

顧客からの問い合わせへの対応

発送完了通知メールを送信後、顧客から問い合わせがあった場合の対応も重要です。

迅速かつ丁寧な対応を心がけ、顧客の不安を解消しましょう。

• 問い合わせには、可能な限り即日対応しましょう。

• 問い合わせ内容を丁寧に確認し、正確な情報を提供します。

• 顧客の感情に寄り添い、共感する姿勢を示すことが重要です。

• 状況説明だけでなく、解決策も提示することで顧客満足度を高められます。

例えば、「配送状況についてご心配とのこと、誠に申し訳ございません」といった言葉で始め、状況説明と解決策を提示することで、顧客の不安を軽減することができます。

件名：お問い合わせへのご回答

[顧客名]様

この度は[会社名]の商品発送に関するお問い合わせ、誠にありがとうございます。

[問い合わせ内容]についてご説明いたします。
[状況説明と解決策]

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

これらの注意点を踏まえ、顧客満足度を高める効果的な発送完了通知メールを作成しましょう。

まとめ：顧客満足度を高める効果的な発送完了通知メール

ここまで、顧客満足度を高める効果的な発送完了通知メールの作成ポイントを見てきましたね。

改めて重要な点を3つに絞って整理してみましょう。

1. 安心感を与える件名と丁寧な文面: 最初に安心感を与え、注文内容を確認することで、顧客の不安を解消することが大切です。

2. 追跡番号の明確な提示と追跡方法の説明: 追跡番号を分かりやすく提示し、追跡方法を丁寧に説明することで、顧客は商品の到着状況を容易に把握できます。

3. 簡潔で分かりやすい文章と適切なレイアウト: 読みやすいメールにすることで、顧客はスムーズに情報を理解し、満足度を高めることができます。

これらのポイントを踏まえ、ぜひあなた自身の発送完了通知メールを作成してみてください。

例えば、今すぐテンプレートを作成し、実際に使ってみて、顧客からの反応を確認してみるのも良いでしょう。

少しずつ改善を重ねることで、より効果的なメールが完成し、顧客満足度向上に繋がりますよ。

あなたの努力が実り、顧客から感謝の言葉をいただけることを願っています。

そして、その成功体験が、あなた自身のビジネス成長へと繋がることを心から応援しています。