件名：【[会社名]】ご注文商品発送のお知らせ
株式会社[会社名]
[顧客名]様お世話になっております。
[会社名]、[部署名]の[名前]です。いつも[会社名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。
この度、ご注文いただきました商品を本日発送いたしました。
下記に発送の詳細を記載いたしますので、ご確認ください。■ご注文内容
商品名：[商品名]
数量：[数量]個■発送情報
発送日：[発送日]
配送方法：[配送方法]
到着予定日：[到着予定日]※交通状況や天候により、到着が遅れる場合がございます。予めご了承ください。
商品に関するお問い合わせは、下記までご連絡ください。
電話番号：[電話番号]
メールアドレス：[メールアドレス]商品到着まで、今しばらくお待ちください。
今後とも、[会社名]をよろしくお願いいたします。
商品を販売したときにとても重要なのが「発送のお知らせメール」です。
商品を心待ちにしているお客様に、きちんと情報を届けるって、とっても大切ですよね。
でも、ただ送ればいいってものでもないんです。
メールひとつで、お客様からの信頼度がアップすることもあれば、ガクッと下がってしまうことも…。
この記事では、そんな発送メールで「おっ、この会社は違うな。」と思ってもらえるような、とっておきのコツを伝授します。
読み終わる頃には、お客様との絆がグッと深まる、そんなメールが書けるようになりますよ。
それでは、さっそく最初のステップ、「取引先へ好印象を与える発送連絡メールの基本」から見ていきましょう。
1. 取引先へ好印象を与える発送連絡メールの基本
発送連絡メールは、ただ「送りました」と伝えるだけではありません。
お客様に安心感を与え、好印象を持ってもらうための大切なコミュニケーションツールです。
ここでは、基本的なポイントを3つに絞って解説します。
件名で一目で内容を伝える
メールを開封してもらうためには、件名が非常に重要です。
お客様は毎日たくさんのメールを受け取っているので、件名で「何のメールか」を瞬時に判断できるようにしましょう。
例文：件名で内容を伝える
件名：【[会社名]】ご注文商品発送のお知らせ
いつも[会社名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。
この度、ご注文いただきました商品を本日発送いたしました。
商品到着まで、今しばらくお待ちください。
このように、件名に「発送のお知らせ」と明記することで、お客様はメールを開封する前に内容を把握できます。
さらに、会社名を入れることで、どこの会社からのメールかすぐにわかるように配慮しましょう。
宛名と挨拶は丁寧に行う
ビジネスメールでは、宛名と挨拶は基本中の基本です。
お客様への敬意を示すため、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
例文：宛名と挨拶
件名：【[会社名]】ご注文商品発送のお知らせ
[顧客名]様
いつも[会社名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。
この度、ご注文いただきました商品を本日発送いたしました。
商品到着まで、今しばらくお待ちください。
「[顧客名]様」のように、お客様の氏名を正しく記載しましょう。
また、「いつも[会社名]をご利用いただき、誠にありがとうございます」といった感謝の言葉を添えることで、より丁寧な印象になります。
発送完了の報告と感謝を述べる
発送が完了したことを明確に伝え、お客様に安心感を与えることが大切です。
また、ご注文いただいたことへの感謝の気持ちを伝えることで、お客様との良好な関係を築くことができます。
例文：発送完了の報告と感謝
件名：【[会社名]】ご注文商品発送のお知らせ
[顧客名]様
いつも[会社名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。
この度、ご注文いただきました商品を本日発送いたしました。
商品到着まで、今しばらくお待ちください。
今後とも、[会社名]をよろしくお願いいたします。
「ご注文いただきました商品を本日発送いたしました」と具体的に伝えることで、お客様は商品の到着を安心して待つことができます。
さらに、結びの言葉として「今後とも、[会社名]をよろしくお願いいたします」と添えることで、今後の関係性も良好に保つことができます。
2. 納品連絡メールに記載すべき4つの必須項目
納品連絡メールは、顧客が商品を受け取る上で重要な情報源です。
必要事項がきちんと記載されていれば、顧客は安心して商品の到着を待つことができます。
ここでは、納品連絡メールに記載すべき4つの必須項目について解説します。
具体的な商品名と数量
まず、メールには「何を」「どれだけ」送ったのかを明確に記載する必要があります。
商品名が曖昧だったり、数量が間違っていたりすると、顧客に不信感を与えてしまいます。
正確な商品名と数量を記載し、誤解がないように努めましょう。
例文：商品名と数量の記載例
件名：【[注文番号]】商品発送のお知らせ
[顧客名]様
いつも[会社名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。
ご注文いただきました下記商品を本日発送いたしました。
商品名：[商品名1]
数量：[数量1]個商品名：[商品名2]
数量：[数量2]個商品到着まで今しばらくお待ちください。
上記のように、商品名と数量を具体的に記載することで、顧客は注文した商品と照らし合わせやすくなります。
正確な発送日と配送方法
次に、商品を「いつ」「どのように」発送したのかを記載します。
発送日は、顧客が商品の到着を予測する上で重要な情報です。
また、配送方法（宅配便、メール便など）を記載することで、顧客は商品の受け取り方法を事前に把握できます。
例文：発送日と配送方法の記載例
件名：【[注文番号]】商品発送のお知らせ
[顧客名]様
いつも[会社名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。
ご注文いただきました商品を本日発送いたしました。
発送日：[発送日]
配送方法：[配送方法]商品到着まで今しばらくお待ちください。
発送日と配送方法を記載することで、顧客は商品の到着をより具体的にイメージできます。
到着予定日を明記する
商品の到着予定日を記載することで、顧客は商品の受け取り準備をスムーズに行うことができます。
到着予定日は、あくまで目安であることを明記しておくと、万が一遅延が発生した場合でも顧客の理解を得やすくなります。
例文：到着予定日の記載例
件名：【[注文番号]】商品発送のお知らせ
[顧客名]様
いつも[会社名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。
ご注文いただきました商品を本日発送いたしました。
発送日：[発送日]
配送方法：[配送方法]
到着予定日：[到着予定日]※交通状況や天候により、到着が遅れる場合がございます。予めご了承ください。
商品到着まで今しばらくお待ちください。
到着予定日を明記することで、顧客はより安心して商品の到着を待つことができます。
問い合わせ先を記載する
最後に、商品に関する問い合わせ先を記載します。
万が一、商品が届かない、破損していたなどのトラブルが発生した場合、顧客がスムーズに問い合わせできるように、電話番号やメールアドレスを記載しておきましょう。
例文：問い合わせ先の記載例
件名：【[注文番号]】商品発送のお知らせ
[顧客名]様
いつも[会社名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。
ご注文いただきました商品を本日発送いたしました。
発送日：[発送日]
配送方法：[配送方法]
到着予定日：[到着予定日]商品に関するお問い合わせは、下記までご連絡ください。
電話番号：[電話番号]
メールアドレス：[メールアドレス]商品到着まで今しばらくお待ちください。
問い合わせ先を記載することで、顧客は安心して商品を受け取ることができます。
これらの4つの項目を記載することで、顧客満足度の高い納品連絡メールを作成できます。
次は、状況に応じた商品発送案内の書き方について解説します。
3. 状況に応じた商品発送案内の書き方
ここでは、商品の発送状況に応じて、顧客に合わせた丁寧な案内をするためのポイントを解説します。
複数の商品を同時に発送する場合や、発送が遅れてしまう場合など、状況に応じた適切な対応を心がけましょう。
複数商品を発送する場合
複数の商品をまとめて発送する際は、顧客が内容を正確に把握できるように、商品名と数量を一覧で記載することが重要です。
また、発送する商品が複数になる場合は、梱包が複数になる可能性も考慮し、その旨を事前に伝えておくと、顧客はより安心して商品を受け取ることができます。
複数商品発送のお知らせ例文
件名：ご注文商品発送のお知らせ
[お客様氏名]様
いつも[会社名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。
ご注文いただきました下記商品を本日発送いたしました。
商品名：[商品名1] 数量：[数量1]
商品名：[商品名2] 数量：[数量2]
商品名：[商品名3] 数量：[数量3]配送業者：[配送業者名]
お荷物追跡番号：[追跡番号]商品のお届けは[到着予定日]頃となる見込みです。
今回は複数の商品をご注文いただいたため、[梱包数]個口でのお届けとなります。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。今後とも[会社名]をよろしくお願いいたします。
上記例文では、商品名と数量をリスト形式で記載し、複数個口になることを明記しています。
これにより、顧客は受け取り時に混乱することなく、スムーズに商品を受け取ることができます。
発送が遅れる場合の対応
やむを得ない事情で発送が遅れる場合は、まず顧客へお詫びの気持ちを伝え、遅延の理由と、今後の見通しを具体的に説明することが大切です。
代替案や、遅延に対する補償などを提示することで、顧客の不満を軽減し、信頼関係を維持する努力をしましょう。
発送遅延のお詫び例文
件名：ご注文商品発送遅延のお詫び
[お客様氏名]様
いつも[会社名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。
この度は、ご注文いただきました商品の発送が遅れておりますこと、深くお詫び申し上げます。
ご注文いただきました[商品名]につきまして、現在[遅延理由]により、発送が[発送予定日]になる見込みです。
お客様には大変ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。
また、今回の遅延のお詫びとして、[お詫びの内容]をご用意させていただきました。
進捗状況につきましては、改めてご連絡させていただきます。
今後とも[会社名]をよろしくお願いいたします。
上記例文では、遅延の理由を明確に伝え、具体的な発送予定日を提示しています。
また、お詫びの気持ちとともに、何らかの補償を提示することで、顧客の理解を得られるように努めましょう。
配送状況を確認する方法を記載する
顧客が自分で配送状況を確認できるように、追跡番号と配送業者の追跡ページへのリンクを記載しましょう。
これにより、顧客は「いつ届くのだろう」という不安を解消し、安心して商品の到着を待つことができます。
配送状況確認方法の案内例文
件名：ご注文商品発送のお知らせ
[お客様氏名]様
いつも[会社名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。
ご注文いただきました商品を本日発送いたしました。
配送業者：[配送業者名]
お荷物追跡番号：[追跡番号]配送状況は下記URLよりご確認いただけます。
[追跡ページのURL]商品のお届けは[到着予定日]頃となる見込みです。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後とも[会社名]をよろしくお願いいたします。
上記例文では、追跡番号と追跡ページのURLを記載し、顧客自身で配送状況を確認できるように案内しています。
これにより、顧客は常に最新の配送状況を把握でき、安心感につながります。
4. ビジネスメールで使える発送完了メールテンプレート
ここでは、ビジネスシーンで活用できる発送完了メールのテンプレートを、基本的なケースと発送遅延が発生した場合の2パターンに分けてご紹介します。
これらのテンプレートを参考に、状況に応じて調整し、より丁寧で正確な情報伝達を心がけましょう。
基本のテンプレート
まずは、基本的な発送完了メールのテンプレートです。
このテンプレートは、通常の商品発送時に幅広く活用できます。
丁寧な言葉遣いを心がけ、相手に安心感を与えることを意識しましょう。
基本の発送完了メール
件名：[商品名]発送完了のお知らせ
[会社名] [部署名] [役職] [氏名]様
いつも大変お世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの氏名]です。
この度は、[商品名]をご注文いただき、誠にありがとうございます。
ご注文いただきました商品は、本日[発送日]に発送いたしました。
配送方法は[配送方法]、到着予定日は[到着予定日]となっております。発送の詳細につきましては、下記をご確認ください。
- 商品名：[商品名]
- 数量：[数量]
- 発送日：[発送日]
- 配送方法：[配送方法]
- 到着予定日：[到着予定日]
- お問い合わせ先：[電話番号] / [メールアドレス]
商品到着まで、今しばらくお待ちください。
今後とも、弊社[あなたの会社名]をよろしくお願いいたします。[あなたの会社名]
[あなたの部署名]
[あなたの氏名]
[あなたの連絡先]
このテンプレートでは、件名で発送完了を明確に伝え、挨拶と感謝の言葉から始めています。
本文では、商品名、数量、発送日、配送方法、到着予定日などの情報を具体的に記載し、相手が安心して商品到着を待てるように配慮しています。
また、問い合わせ先を明記することで、万が一のトラブルにも迅速に対応できるようにしています。
遅延の場合のテンプレート
次に、発送が遅れてしまう場合のテンプレートです。
この場合は、まずお詫びの言葉を述べ、遅延の理由と今後の対応について丁寧に説明することが重要です。
発送遅延のお詫びメール
件名：[商品名]発送遅延に関するお詫び
[会社名] [部署名] [役職] [氏名]様
いつも大変お世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの氏名]です。
先日は[商品名]をご注文いただき、誠にありがとうございます。
ご注文いただきました[商品名]の発送につきまして、
大変申し訳ございませんが、[遅延理由]により、発送が遅れております。お客様には、ご迷惑をおかけいたしますこと、深くお詫び申し上げます。
現在、[状況]であり、[新たな発送予定日]に発送できる見込みです。
発送の詳細につきましては、改めてご連絡させていただきます。
- 商品名：[商品名]
- 数量：[数量]
- 現在の発送予定日：[新たな発送予定日]
- お問い合わせ先：[電話番号] / [メールアドレス]
今後このようなことがないよう、再発防止に努めてまいります。
この度はご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
[あなたの会社名]
[あなたの部署名]
[あなたの氏名]
[あなたの連絡先]
このテンプレートでは、件名で遅延を伝え、冒頭で謝罪の言葉を述べています。
遅延理由を具体的に説明し、現在の状況と今後の見通しを伝えることで、顧客の不安を軽減するよう努めています。
また、問い合わせ先を記載することで、顧客が質問や確認をしやすいように配慮しています。
5. 発送のお知らせメールでよくある疑問と注意点
発送のお知らせメールを作成する際、いくつか疑問や注意すべき点があります。
ここでは、特に重要な2つのポイントについて解説します。
これらの点を押さえることで、より丁寧でミスのないメールを作成できます。
返信が必要な場合の対応
発送のお知らせメールに対して、お客様からの返信が必要なケースも考えられます。
例えば、到着日の変更希望や、配送先住所の誤りなどが挙げられます。
このような場合、お客様にどのように対応してほしいかを明確に伝える必要があります。
返信が必要な場合の例文
件名：【[会社名]】商品発送のお知らせ
[お客様名]様
平素より格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
先日はご注文いただき、誠にありがとうございました。
ご注文いただきました下記商品を本日発送いたしました。[商品名] [数量]点
配送状況は下記URLよりご確認ください。
[配送状況確認URL]なお、到着日の変更をご希望の場合は、お手数ですが本メールにご返信いただくか、下記までご連絡ください。
[問い合わせ先]
今後とも弊社をご愛顧賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
株式会社[会社名]
[担当者名]
この例文では、到着日の変更を希望する場合の連絡方法を明記しています。
返信が必要な場合は、その旨を具体的に記載することで、お客様のスムーズな対応を促します。
また、問い合わせ先を記載することで、お客様が疑問点をすぐに解決できるように配慮しています。
返信が必要な場合、返信期限を設けることも有効です。
例えば「〇月〇日までにご連絡ください」と記載することで、お客様に対応を促し、業務の効率化にも繋がります。
ただし、返信期限を設定する場合は、お客様に不便を強いることにならないよう、十分に配慮しましょう。
添付ファイルの注意点
発送のお知らせメールに、納品書や請求書などの添付ファイルを付ける場合があります。
この際、いくつかの注意点があります。
まず、添付ファイルの形式は、お客様が確実に開ける形式にする必要があります。
一般的には、PDF形式が推奨されます。
添付ファイルに関する注意点
件名：【[会社名]】商品発送のお知らせ
[お客様名]様
平素より格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
先日はご注文いただき、誠にありがとうございました。
ご注文いただきました下記商品を本日発送いたしました。[商品名] [数量]点
配送状況は下記URLよりご確認ください。
[配送状況確認URL]納品書を添付いたしましたので、ご確認ください。
今後とも弊社をご愛顧賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
株式会社[会社名]
[担当者名]
この例文では、納品書を添付したことを明記しています。
添付ファイルがある場合は、メール本文中にその旨を記載し、お客様に気づいてもらう必要があります。
また、添付ファイルを開けない場合に備えて、問い合わせ先を記載しておくと親切です。
添付ファイルの名前は、内容がわかるように具体的に記載しましょう。
例えば、「[会社名]納品書[日付].pdf」のように、ファイル名を見ただけで内容がわかるようにすることが重要です。
また、ファイルサイズが大きすぎると、お客様がダウンロードに時間がかかったり、メールサーバーによっては受信できない場合があります。
ファイルサイズにも注意し、必要に応じて圧縮するなど、工夫しましょう。
まとめ 発送連絡メールで顧客との信頼関係を構築
ここまで、発送連絡メールを作成する上での様々なポイントを見てきました。
これらの情報を踏まえ、改めて重要な点を整理しましょう。
- 件名で内容を明確に伝えること
- 発送日、配送方法、到着予定日を正確に記載すること
- 状況に応じた適切な対応をすること
これらのポイントを意識することで、顧客との信頼関係をより強固なものにすることができます。
発送連絡メールは、単なる事務連絡ではなく、顧客との大切なコミュニケーションツールです。
一通一通丁寧に作成することで、あなたの会社への信頼感や安心感を高めることができます。
ぜひ、この記事を参考に、顧客との良好な関係を築いてください。
そして、あなたのビジネスがより一層発展することを心から応援しています。
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