件名：臨時休業のお知らせ
株式会社[会社名]
[宛名]様お世話になっております。
[会社名]、[部署名]の[名前]です。この度、[理由]のため、下記期間、臨時休業とさせていただきます。
休業期間： [開始日]～[終了日]
休業期間中のお問い合わせにつきましては、下記までご連絡いただけますようお願い申し上げます。
緊急連絡先：[電話番号]
メールアドレス：[メールアドレス]ご不便をおかけいたしますが、何卒ご容赦ください。
通常業務は[再開日]より再開いたします。
今後とも[会社名]をよろしくお願い申し上げます。
臨時休業のお知らせはとても重要です。
突然の臨時休業をお客様や取引先にどのように伝えたら良いのか、頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか？
このブログ記事では、臨時休業のお知らせメールを作成する際のポイントと例文を分かりやすく解説します。
取引先への効果的な連絡方法を知ることで、スムーズな業務継続をサポート。
この記事を読めば、顧客満足度を下げることなく、迅速かつ丁寧な連絡を実現できる、効果的なメール作成方法をマスターできますよ。
それでは、早速見ていきましょう。
臨時休業のお知らせメール作成のポイント
臨時休業のお知らせメールは、取引先との信頼関係を維持する上で非常に重要です。
不測の事態で慌てずに、的確な情報を伝えるためのポイントを3つご紹介します。
1. 休業期間と理由を明確に伝える
まず何よりも重要なのは、休業期間と理由を明確に伝えることです。
曖昧な表現は誤解を生み、取引先に不安を与えてしまう可能性があります。
具体的な日付と時間を明記し、理由についても簡潔に説明しましょう。
例えば、システムメンテナンスや社員研修など、具体的な理由を伝えることで、取引先も理解を示しやすくなります。
理由によっては、事前に連絡することで、取引先への影響を最小限に抑えることも可能です。
例：休業期間と理由を明確に伝える例文
件名：臨時休業のお知らせ
[取引先名]様
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
この度、[会社名]は、[理由]のため、下記期間、臨時休業とさせていただきます。
期間：[開始日]～[終了日]
ご不便をおかけいたしますが、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
2. 連絡先と問い合わせ窓口を明記する
休業中であっても、緊急の連絡に対応できる体制を整えることが大切です。
問い合わせ窓口となる部署や担当者、連絡先（電話番号、メールアドレスなど）を明記することで、取引先からの問い合わせにスムーズに対応できます。
特に緊急性の高い問い合わせに対応できる体制を整えることで、取引先への信頼感を高めることができます。
例：連絡先と問い合わせ窓口を明記する例文
件名：臨時休業のお知らせ
[取引先名]様
誠に勝手ながら、[会社名]は、[理由]のため、下記期間、臨時休業とさせていただきます。
期間：[開始日]～[終了日]
休業期間中のお問い合わせは、下記までご連絡ください。
問い合わせ窓口：[部署名] [担当者名]
電話番号：[電話番号]
メールアドレス：[メールアドレス]ご不便をおかけしますが、ご理解ご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。
3. 代替手段（緊急連絡先など）を提示する
休業期間中に緊急の対応が必要となる場合に備え、代替手段を提示することも重要です。
例えば、緊急連絡先を別に設けたり、オンラインでの問い合わせ窓口を用意するなど、取引先が困らないように配慮しましょう。
これにより、取引先への対応がスムーズになり、信頼関係の構築に繋がります。
例：代替手段を提示する例文
件名：臨時休業のお知らせ
[取引先名]様
この度、[会社名]は、[理由]により、下記期間、臨時休業とさせていただきます。
期間：[開始日]～[終了日]
休業期間中も、緊急のご連絡は下記までお願いいたします。
緊急連絡先：[電話番号]
通常業務は[再開日]より再開いたします。
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご容赦ください。
これらのポイントを踏まえ、丁寧で分かりやすいメールを作成することで、取引先との良好な関係を維持し、スムーズな業務再開に繋げましょう。
次の章では、具体的なメール例文をご紹介します。
効果的なメール例文：顧客への丁寧な連絡
臨時休業のお知らせは、顧客との信頼関係を維持する上で非常に重要です。
丁寧な言葉遣いと分かりやすい説明で、不安を与えずに済むよう心がけましょう。
ここでは、フォーマルな表現と緊急性の高い場合の例文をそれぞれご紹介します。
フォーマルな表現を用いた例文
通常の臨時休業のお知らせ
件名：臨時休業のお知らせ
[顧客名]様
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
この度、[会社名]は、[理由]のため、下記期間、臨時休業とさせていただきます。
ご不便をおかけいたしますが、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
■ 臨時休業期間
[開始日]～[終了日]■ お問い合わせ窓口
[休業期間中の問い合わせ窓口]
[電話番号]
[メールアドレス]休業明けは[再開日]より通常営業いたします。
今後とも[会社名]をよろしくお願い申し上げます。
敬具
[会社名]
[担当者名]
この例文は、一般的な臨時休業のお知らせに適しています。
理由を明確に伝え、問い合わせ窓口を明記することで、顧客の不安を解消します。
緊急性の高い場合の例文
緊急を要する臨時休業のお知らせ
件名：【緊急】臨時休業のお知らせ
[顧客名]様
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
この度、[会社名]は、[理由]のため、下記期間、緊急の臨時休業とさせていただきます。
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
■ 臨時休業期間
[開始日]～[終了日]■ 緊急連絡先
[緊急時の連絡先]
[電話番号]通常のお問い合わせにつきましては、休業明けの[再開日]以降にご連絡いただけますようお願い申し上げます。
ご理解ご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。
敬具
[会社名]
[担当者名]
緊急性の高い場合は、件名に「緊急」と明記し、緊急連絡先を必ず記載しましょう。
通常のお問い合わせは休業明けに回す旨を明記することで、顧客への負担を軽減します。
緊急事態の内容によっては、より詳細な説明が必要となる場合があります。
これらの例文を参考に、自社の状況に合わせて修正し、顧客への丁寧な連絡を心がけてください。
次の項目では、取引先への連絡方法について詳しく解説します。
取引先への連絡：迅速かつ正確な情報伝達
取引先への臨時休業連絡は、ビジネスにおける信頼関係を維持する上で非常に重要です。
迅速かつ正確な情報伝達は、取引先への配慮と、ビジネスの円滑な運営に繋がります。
ビジネスシーンに適した表現
取引先へのメールでは、フォーマルで丁寧な表現を心がけましょう。
親しい間柄であっても、ビジネスシーンでは適切な言葉遣いを意識することが大切です。
感情的な表現や冗長な説明は避け、簡潔で正確な情報を伝えましょう。
例文：フォーマルな表現
件名：臨時休業のお知らせ
[取引先名]様
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
この度、[理由]のため、下記期間、臨時休業とさせていただきます。
ご不便をおかけいたしますが、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
記
臨時休業期間： [開始日]～[終了日]
緊急のご連絡は、[緊急連絡先]までお願いいたします。
通常業務は[再開日]より再開いたします。
今後とも変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。
[会社名]
[担当者名]
この例文では、丁寧な言葉遣い、休業期間と理由の明確な記載、緊急連絡先の提示など、ビジネスシーンに適した要素が盛り込まれています。
例文：簡潔な表現
件名：臨時休業のお知らせ
[取引先名]様
[会社名]は、[理由]のため、[開始日]～[終了日]まで臨時休業とさせていただきます。
ご不便をおかけしますが、ご了承ください。
緊急時は[緊急連絡先]までご連絡ください。[会社名]
簡潔な表現を用いた例文です。
緊急性の高い状況や、迅速な連絡が必要な場合に有効です。
複数取引先への一斉送信時の注意点
複数の取引先に一斉送信する際は、宛名や内容に誤りがないか、十分に確認しましょう。
個人名で送る場合、宛名に間違いがあると、取引先との信頼関係を損なう可能性があります。
また、一斉送信メール特有の「○○様」といった表記も、失礼に当たらないよう注意が必要です。
さらに、BCC（ブラインドカーボンコピー）機能を活用し、各取引先のメールアドレスを公開しないようにしましょう。
プライバシー保護の観点からも、BCCの使用は必須です。
例文：複数取引先への一斉送信（BCC使用例）
件名：臨時休業のお知らせ
[取引先名]様
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
この度、[理由]のため、下記期間、臨時休業とさせていただきます。
ご不便をおかけいたしますが、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
記
臨時休業期間： [開始日]～[終了日]
緊急のご連絡は、[緊急連絡先]までお願いいたします。
通常業務は[再開日]より再開いたします。
今後とも変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。
[会社名]
[担当者名]
この例文は、BCCを使用して複数取引先に送信する際の例です。
各取引先のメールアドレスはBCC欄に記載し、本文には個々の取引先名を入力します。
これらの点を注意することで、迅速かつ正確な情報伝達を行い、取引先との良好な関係を維持することができます。
メール送信後の対応：顧客へのフォロー
臨時休業のお知らせメールを送信したら、それで終わりではありません。
顧客へのフォローアップを行うことで、信頼関係を深め、顧客満足度を高めることができます。
休業明けの連絡や、問い合わせへの迅速な対応が重要です。
休業明けの連絡方法
休業明けには、営業再開を知らせるメールを送信しましょう。
単に「営業再開しました」というだけでなく、休業期間中にいただいた問い合わせへの対応状況や、感謝の言葉などを添えることで、顧客への配慮を示せます。
休業期間中にご不便をおかけした点について謝罪するのも効果的です。
例文：休業明けの営業再開報告
件名：臨時休業明けのご連絡
[顧客名]様
拝啓
先日は、[会社名]の臨時休業につきまして、ご不便をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
[休業期間]の臨時休業は、[休業理由]のため、やむを得ず実施いたしました。
本日より通常営業を再開いたしましたので、ご報告させていただきます。
休業期間中にいただきましたお問い合わせにつきましては、順次対応しております。
今後とも[会社名]をよろしくお願い申し上げます。
敬具
[会社名] [担当者名]
この例文では、休業期間中のご迷惑をお詫びし、営業再開を報告しています。
さらに、問い合わせへの対応状況についても触れ、顧客への配慮を示しています。
顧客からの問い合わせへの対応
休業中にも関わらず、問い合わせがあった場合は、迅速かつ丁寧に対応することが大切です。
メール、電話など、顧客が連絡しやすい方法で対応しましょう。
休業中のため、対応が遅れる旨を伝えつつ、具体的な対応予定日を伝えることで、顧客の不安を解消できます。
例文：休業期間中の問い合わせ対応
件名：お問い合わせへのご回答（[お問い合わせ内容]）
[顧客名]様
拝啓
この度は[会社名]へお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
現在、[休業期間]の臨時休業期間中のため、ご返信が遅れてしまい、申し訳ございません。
[お問い合わせ内容]につきましては、[営業再開日]以降に改めてご連絡させていただきます。
ご不便をおかけいたしますが、何卒ご容赦ください。
敬具
[会社名] [担当者名]
この例文では、休業期間中であることを伝えつつ、具体的な対応予定日を明記することで、顧客への安心感を与えています。
丁寧な言葉遣いも重要です。
休業明けの連絡と問い合わせへの対応を適切に行うことで、顧客との信頼関係を維持し、長期的なビジネス関係を築くことができます。
顧客満足度を高めるための重要なステップとして、ぜひ実践しましょう。
まとめ：臨時休業連絡で顧客満足度を高める方法
ここまで、臨時休業のお知らせメール作成について、具体的なポイントを見てきましたね。
改めて重要な点を整理すると、以下の3点が挙げられます。
-
休業期間と理由の明確化：顧客に混乱を与えないよう、休業期間と理由を簡潔かつ正確に伝えましょう。
-
連絡先と代替手段の提示：問い合わせ窓口を明記し、緊急時の連絡先などを提示することで、顧客の不安を解消します。
-
休業明けのフォロー：休業明けには、迅速な連絡と対応で顧客との信頼関係を維持しましょう。
臨時休業のお知らせは、顧客との信頼関係を維持する上で非常に重要です。
せっかく丁寧なメールを作成しても、送信後に顧客からの問い合わせに迅速に対応できなければ、せっかくの努力が水の泡になってしまいます。
そこで、ぜひ実践していただきたいのは、メール送信後に顧客からの問い合わせ対応をスムーズに行うための体制を整えておくことです。
例えば、問い合わせ対応専用のメールアドレスを用意したり、休業期間中も対応可能な担当者を配置したりするなど、具体的な対応策を事前に検討しておきましょう。
準備万端で臨めば、臨時休業期間中も顧客満足度を高く保ち、安心して休むことができますよ。
皆様のビジネスが順調に進むことを心から願っています。
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