研修参加を促すメール例文集｜未登録者への催促と期限切れ対策

件名：【重要】[研修名] 参加登録のお願い（[部署名] [氏名]様）

株式会社[あなたの会社名]

[部署名] [氏名]様

お世話になっております。

[あなたの会社名]、[あなたの部署名]の[あなたの名前]です。

先日ご案内いたしました[研修名]につきまして、[氏名]様のご登録がまだ確認できておりません。

今回の研修は、[研修の目的やメリット]を目的としており、[氏名]様の今後の業務に必ずお役立ていただけると確信しております。

つきましては、大変お手数ですが、下記URLより[登録期日]までにご登録をお願いいたします。

[研修登録URL]

もし既にご登録済みでしたら、ご容赦ください。

ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

引き続きよろしくお願いいたします。

「あれ、まだ研修に申し込んでない…？」そんなドキッとした経験、ありませんか？

社内研修は、スキルアップやキャリアアップの絶好のチャンス。

でも、忙しい毎日の中で、ついつい申し込みを忘れがちですよね。

この記事では、研修への参加をスムーズに促すためのメールの書き方を徹底解説します。

読めば、もう「催促メール、どう書けばいいの？」なんて悩むことはありません。

この記事では、まずメールの基本構成と件名のコツを解説します。

次に、未登録者への個別メール、部署全体へのリマインダーメールの文例を紹介。

さらに、期限切れ後の対応や今後の対策まで、網羅的にカバーします。

一緒に研修参加率アップを目指しましょう。

研修参加を促すメールの基本構成と件名

催促メールの件名を作成する際のポイント

催促メールで一番大切なのは、まず件名で相手の注意を引くこと。

「何のメールだろう？」と気になってもらえれば、開封率はグンと上がります。

ここでは、効果的な件名を作成するためのポイントを3つご紹介します。

1. 緊急性をほのめかす

「【重要】」「【〇月〇日締切】」など、緊急性を感じさせる言葉を使いましょう。

これにより、「後で読もう」と思われがちなメールを「今すぐ確認しなきゃ」という気持ちにさせることができます。

2. 具体的な行動を促す

「〇〇研修の登録はお済みですか？」「〇〇研修への参加を促す」など、具体的な行動を促す言葉を使いましょう。

これにより、読者はメールを開封した際に何をすれば良いか明確に理解できます。

3. 件名は短く、分かりやすく

長すぎる件名は、読みにくく、内容が伝わりにくくなります。

要点を絞り、20文字程度で簡潔にまとめましょう。

スマートフォンで確認する人も多いので、短い件名が効果的です。

本文構成：参加を促すための3つの要素

効果的な催促メールは、件名だけでなく本文構成も重要です。

ここでは、参加を促すために必要な3つの要素をご紹介します。

これらの要素を盛り込むことで、読者の心に響くメールを作成できます。

1. 研修の重要性を再認識させる

「今回の研修は、[研修の目的]を達成するために非常に重要です」

このように研修の目的やメリットを具体的に伝えることで、参加意欲を高められます。

研修内容が、個人の成長やチームの目標達成にどう繋がるかを明確にしましょう。

2. 登録状況を確認し、行動を促す

「まだご登録がお済みでない方は、お早めに登録をお願いいたします」

このように具体的な行動を促すことで、読者が「何をすべきか」を理解しやすくなります。

登録方法や期限などを明記すると、さらに親切です。

3. 丁寧な言葉遣いを心がける

催促メールは、時に「圧迫感」を与えてしまう可能性があります。

「お忙しいところ恐縮ですが」「ご多忙中とは存じますが」など、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

相手への配慮を示すことで、スムーズな行動を促すことができます。

これらの要素をバランス良く盛り込むことで、相手に不快感を与えることなく、研修への参加を効果的に促すことができるでしょう。

次は、具体的なメール例文を交えながら、さらに詳しく解説していきます。

未登録者へ個別メールで研修参加を促す文例

このセクションでは、研修にまだ登録されていない方へ、個別に送るメールの文例を紹介します。

丁寧な表現で参加を促すものと、登録状況を確認しつつ行動を促すものの2パターンをみていきましょう。

対象者の状況や関係性に合わせて、適切な文例を選んで活用してください。

丁寧な表現で参加を促すメール例文

まずは、相手に不快感を与えず、丁寧に研修への参加を促すメールの例文です。

参加を迷っている方や、まだ研修内容を詳しく知らない方にも配慮した表現を心がけましょう。

研修参加のお願いメール

件名：【[研修名]】研修参加のご案内

[部署名]　[氏名]様

いつもお世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。

先日ご案内いたしました[研修名]について、改めてご案内させていただきます。

今回の研修は、[研修の目的やメリット]を目的としており、[氏名]様の今後の業務に必ずお役立ていただけると確信しております。

まだお席に若干の余裕がございますので、ぜひご参加をご検討ください。

ご多忙中恐縮ですが、参加をご希望の場合は、[登録期日]までに下記URLよりお申込みください。

[研修登録URL]

何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

今後ともよろしくお願いいたします。

[あなたの名前]

この例文は、研修の目的や参加するメリットを具体的に伝えることで、参加意欲を高めることを目指しています。

また、丁寧な言葉遣いを心がけ、参加を強制するのではなく、あくまで「お願い」というスタンスでメールを送るようにしましょう。

登録状況を確認し行動を促すメール例文

次に、登録状況を確認し、具体的な行動を促すメールの例文です。

こちらは、参加を迷っているというよりも、登録を忘れている可能性のある方に対して有効です。

研修登録を促す確認メール

件名：【重要】[研修名] 参加登録のお願い（[氏名]様）

[部署名]　[氏名]様

いつもお世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。

先日ご案内いたしました[研修名]につきまして、[氏名]様のご登録がまだ確認できておりません。

もしご登録がお済みでない場合は、大変お手数ですが、下記URLよりご登録をお願いいたします。

[研修登録URL]

[登録期日]までにご登録いただけない場合、[研修への影響]が生じる可能性がございますので、お早めにご対応いただければ幸いです。

もし既にご登録済みでしたら、ご容赦ください。

ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

引き続きよろしくお願いいたします。

[あなたの名前]

この例文では、件名に「重要」と記載することで、メールの重要度を上げています。

また、登録が確認できていないことを明確に伝え、具体的な登録方法を案内することで、相手にスムーズな行動を促します。

登録期日を明示し、登録しない場合に生じる可能性のある影響を伝えることで、登録を促す効果を高めています。

部署全体へ通知する研修参加リマインダーメール文例

部署全体へのリマインダーメールは、個別の催促メールとは異なり、より広く参加を呼びかけることを目的としています。

ここでは、研修の登録期限を明示し、まだ登録をしていない方へ参加を促すメールと、登録状況と締め切りをアナウンスするメールの2つの例を紹介します。

期限を明示し登録を促すメール例文

この例文は、研修の登録期限が迫っていることを明確に伝え、未登録者へ参加を促すことを目的としています。

具体的な期限を記載することで、登録を後回しにしている従業員へ行動を促す効果が期待できます。

期限を明示し登録を促すメール

件名：【[研修名]】登録期限のお知らせ：[日付]まで

部署各位

平素は格別のご尽力、誠にありがとうございます。

先日ご案内しました[研修名]について、登録期限が[日付]に迫ってきました。

まだご登録がお済みでない方は、お早めに登録をお願いいたします。

[研修名]は、[研修の目的や概要]を学ぶ上で非常に有益な機会です。

ぜひ積極的にご参加ください。

ご不明な点がございましたら、[問い合わせ先]までお気軽にご連絡ください。

宜しくお願いいたします。

登録状況と締め切りをアナウンスするメール例文

この例文では、研修の登録状況と締め切りをアナウンスし、部署全体に注意喚起を促します。

登録がまだ済んでいない従業員に対して、再度登録を促し、締め切りを意識させることで、登録漏れを防ぐことを目的としています。

登録状況と締め切りをアナウンスするメール

件名：【[研修名]】登録状況と締め切りに関するお知らせ

部署各位

お疲れ様です。

先日ご案内いたしました[研修名]につきまして、現在の登録状況と締め切りについてお知らせいたします。

現在、[登録者数]名の方にご登録いただいております。

まだご登録がお済みでない方は、[締め切り日]までにご登録をお願いいたします。

締め切り後の登録は原則として受け付けられませんので、ご注意ください。

[研修名]を通じて、[研修の目的や概要]に関する知識を深め、業務に役立てていただきたいと思います。

登録はこちらから：[登録URL]

ご不明な点がございましたら、[問い合わせ先]までご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

研修登録期限切れへの対応と今後の対策

期限後の個別連絡と参加意思確認

研修登録の期限が過ぎてしまった場合、まずは対象者への個別連絡が必要です。

状況を把握し、参加の意思を確認しましょう。

期限切れ後も、研修への参加を希望する従業員がいれば、柔軟に対応することも検討します。

期限切れ後の参加意思確認メール

件名：【[研修名]】研修登録期限超過のご連絡

[社員名]様

拝啓

先日は、[研修名]のご案内をさせて頂きました。

誠に恐縮ながら、研修の登録期限が過ぎております。

もし、現在も研修への参加をご希望されるようでしたら、

可能な限り調整させていただきますので、お手数ですが[担当者名]までご連絡ください。

敬具

[会社名] [部署名] [担当者名]

このメールは、研修登録期限が過ぎた従業員に対し、個別に状況を連絡し、参加の意思を確認するためのものです。

丁寧な言葉遣いを心がけ、参加希望者には柔軟に対応する姿勢を示しましょう。

今後の研修で未登録者を減らすための対策

今後の研修で未登録者を減らすためには、いくつかの対策を講じる必要があります。

まず、研修内容の魅力を高め、従業員の興味を引くことが重要です。

研修の目的や受講後のメリットを具体的に伝えましょう。

また、研修の告知方法や登録プロセスを見直し、より参加しやすい環境を作ることも大切です。

研修告知方法の見直し

研修の告知は、メールだけでなく、社内SNSやポータルサイトなど、複数のチャネルを活用しましょう。

研修内容をより魅力的に伝えるために、動画や画像を使用することも有効です。

また、登録期限を複数回アナウンスするなど、リマインダーを徹底しましょう。

登録プロセスの簡略化

研修の登録プロセスが複雑だと、参加をためらう従業員が出てくる可能性があります。

登録フォームを簡素化したり、ワンクリックで登録できるシステムを導入したりするなど、登録のハードルを下げることが大切です。

スマートフォンからの登録に対応するなど、デバイスを選ばない登録環境も整備しましょう。

研修後のアンケート実施

研修後には、参加者へアンケートを実施しましょう。

研修内容や告知方法、登録プロセスに関するフィードバックを収集し、今後の改善に繋げます。

参加者の意見を反映させることで、より満足度の高い研修を提供できるようになります。

研修参加のインセンティブ導入

研修への参加を促すために、インセンティブを導入することも効果的です。

例えば、研修に参加した従業員に対して、ポイントを付与したり、昇進の評価に加味したりするなど、参加するメリットを明確に提示しましょう。

『代筆さん』で研修参加を促すメールもスムーズに

研修の目的や参加メリットを伝えることが重要だと理解していても、それを相手に伝わる文章にまとめるには、想像以上に時間と手間がかかります。

特に、未登録者への催促メールとなると、丁寧さとわかりやすさを両立させる必要があり、言葉選びに悩む方も多いのではないでしょうか。

そんな場面で頼りになるのが、AIを活用したメール作成支援ツール『代筆さん』です。

『代筆さん』は、簡単な指示を日本語で入力するだけで、相手に応じた自然で丁寧なメール文を自動生成してくれるWebサービスです。

文面の構成や敬語表現、催促のニュアンスまで自動で調整されるため、時間をかけずに的確なメールを作成できます。

研修参加を促すメールでは、「登録期限」「研修の目的」「行動のお願い」などを含める必要がありますが、『代筆さん』を活用すれば、そうした要素を含んだ文案もスムーズに仕上がります。

また、社内ルールや過去の研修情報を事前に登録しておけば、より自分の業務に適した文章を作成することも可能です。

もちろん、AIの提案が常に完ぺきとは限りませんので、最終的な確認と微調整は必要です。

しかし、ゼロから言葉を考えるよりも、はるかに効率的に文章を整えることができます。

『代筆さん』には無料プランが用意されており、まずは気軽に試していただけます。

有料プランも比較的安価で、必要に応じて機能を拡張できます。

研修の案内や催促メールに頭を悩ませることが多い方は、ぜひ一度『代筆さん』の便利さを体感してみてください。

まとめ｜研修参加を促すメールで登録率を向上させよう

ここまでの内容を振り返り、研修参加を促すメール作成のポイントをまとめます。

1. 件名で緊急度と内容を明確に示す
2. 本文では参加メリット、行動喚起、期限を記載する
3. 個別メールと部署全体メールを使い分ける

これらのポイントを踏まえ、さらに研修登録率を向上させるために、まずは過去のメールを分析し、登録率が低かった原因を特定することから始めましょう。

その上で、今回の記事で紹介したメール例文を参考に、対象者に響く効果的なメールを作成し、研修への参加を促してみてください。

もし「研修の重要性は分かっているけれど、うまく言葉にできない」といった悩みを抱えているのであれば、『代筆さん』の活用をおすすめします。

研修の目的や登録期限、相手への配慮といった要素を、状況に応じて自然な文章に整えてくれるため、説得力のある催促メールを短時間で作成できます。

メール文面のクオリティと作成効率を両立させたい方にとって、『代筆さん』は非常に心強いツールです。

研修への参加を促すメールは、ただ単に登録を促すだけでなく、参加者の成長を後押しする大切なコミュニケーションです。

あなたの丁寧なメッセージが、参加者の学びへの意欲を高め、研修を成功に導くことを心から願っています。