件名：【[アンケート名]】ご回答のお願い（[部署名]）
株式会社[会社名]
[部署名] [宛名]様お世話になっております。
株式会社[会社名]、[部署名]の[名前]です。先日は、[アンケート名]へのご協力のお願いにご対応いただきありがとうございました。
現在、[アンケート名]の回答状況を確認したところ、まだご回答いただいていない方がいらっしゃいます。
つきましては、大変お忙しいところ恐縮ですが、今一度ご回答にご協力いただけますようお願いいたします。
回答期限：[回答期限 例：2024年5月31日(金)]
回答はこちらから：[アンケートURL]
ご不明な点がございましたら、[担当者名]までお気軽にお問い合わせください。
よろしくお願いいたします。
社内アンケート、実施したはいいものの、なかなか回答が集まらない…そんな経験、ありませんか？
「回答してほしいけど、どうしたら…？」と頭を抱えているあなた。
大丈夫、この記事を読めば、もう心配ご無用です。
この記事では、社内アンケートの回答率をググッと上げるための秘訣を、余すところなくお伝えします。
まずは、みんながアンケートに答えてくれない原因を分析し、効果的な催促メールの書き方、そして回答率をさらに高めるための秘策まで、まるっと解説。
この記事を読めば、あなたのアンケートもきっと、たくさんの回答で溢れかえるはず。
さあ、一緒にアンケートの回答率アップを目指しましょう。
なぜ回答されない？アンケート未回答の原因を分析
アンケートの回答率が低いとき、まず考えたいのは「なぜ回答してもらえないのか？」という根本的な原因です。
原因を把握することで、効果的な対策を立てることができます。
ここでは、アンケートの回答が集まらない主な原因を4つに絞って解説していきます。
一つずつ見ていきましょう。
回答期限が不明確
「いつまでに回答すればいいの？」が曖昧だと、ついつい後回しになってしまうのが人間の性ですよね。
回答期限が設定されていても、それが目立たない場所にあったり、伝え方が不十分だったりすると、回答者は「まだ大丈夫かな」と勘違いしてしまうことがあります。
明確な期限を伝え、さらにリマインドを行うことで、回答の遅れを防ぎましょう。
回答期限は、アンケート開始時だけでなく、催促時にも再度明記することが重要です。
アンケートの目的や重要性が伝わっていない
「このアンケート、何のためにやるんだろう？」と、回答者がアンケートの目的や重要性を理解していない場合、回答へのモチベーションは大きく下がってしまいます。
アンケートに答えることで、自分自身や会社にどんなメリットがあるのか、具体的に伝えましょう。
「あなたの意見が会社の○○を改善する」など、回答者の貢献意欲を刺激するようなメッセージを添えることが重要です。
アンケートの目的や重要性を伝えることで、回答者は「自分の意見が反映されるかも」と感じ、積極的に回答してくれるはずです。
回答方法が複雑
アンケートの回答方法が複雑だと、回答者は「面倒だな」と感じてしまい、途中で離脱してしまう可能性が高くなります。
特に、回答に時間がかかるものや、操作が難しいシステムを使う必要がある場合は要注意です。
アンケートは、できるだけシンプルで簡単に回答できるように設計しましょう。
回答しやすい形式（選択式やラジオボタンなど）を取り入れたり、回答手順を丁寧に説明するなどの工夫が必要です。
回答までのステップ数を減らすことも、回答率アップには効果的です。
回答時間が長すぎる
アンケートの質問数が多かったり、回答に時間がかかりすぎると、回答者は「時間がなくて後回しにしよう」と考えがちです。
特に、忙しい業務時間中に回答を求められる場合は、回答意欲はさらに低下します。
アンケートを作成する際は、本当に必要な質問だけに絞り、回答時間が短くなるように工夫しましょう。
質問内容を吟味し、できるだけ短い時間で回答できるように配慮することが重要です。
回答時間の目安を事前に伝えておくことも有効です。
催促メール作成の基本 3つのポイント
アンケートの回答率を上げるためには、催促メールの作成も重要な要素です。
ただ「回答してください」と送るだけでは、なかなか効果は期待できません。
ここでは、催促メールを作成する上で特に重要な3つのポイントを解説します。
件名で要件を明確にする
まず、メールの件名で「何のメールなのか」を明確に伝えることが大切です。
件名を見ただけで、アンケートの催促メールだとわかるように工夫しましょう。
例えば、「【〇〇アンケート】ご回答のお願い」のように、具体的なアンケート名を入れると、より分かりやすくなります。
件名で要件を明確にすることで、メールを開封してもらいやすくなり、回答へと繋げることができます。
丁寧かつ簡潔な文章を心がける
催促メールの文章は、丁寧さを保ちつつ、簡潔にまとめることを意識しましょう。
長文で回りくどい表現は避け、要点を絞って伝えることが大切です。
相手への配慮を忘れずに、失礼のない言葉遣いを心がけましょう。
例えば、「ご多忙のところ恐縮ですが」といったクッション言葉を入れると、相手に不快感を与えずに済みます。
また、アンケートへの協力をお願いするだけでなく、回答期限を再度明記するなど、必要な情報を明確に伝えることも重要です。
回答期限を再度明記する
催促メールでは、アンケートの回答期限を再度明記することが不可欠です。
期限が曖昧だと、「まだ時間がある」と後回しにされてしまう可能性があります。
具体的な日付や時間を明記することで、回答を促す効果が期待できます。
また、回答期限が迫っていることを伝えることで、回答忘れを防ぐことにも繋がります。
例えば、「〇月〇日までにご回答をお願いいたします」のように、具体的な期限を記載しましょう。
回答期限を明確にすることで、回答率の向上が期待できます。
状況別 社内アンケート催促メール例文集
ここまで、催促メールを作成する際の基本的なポイントを解説しました。
続いては、具体的な状況に応じた催促メールの例文を紹介します。
初回催促、再催促、そして回答期限が迫った場合の催促と、状況に合わせたメールを作成することで、回答率アップを目指しましょう。
初回催促メールの例文
アンケートの回答を依頼してから、初めて送る催促メールの例文です。
まだ回答していない人に、再度回答を促すためのメールです。
丁寧な言葉遣いを心がけ、回答を強制するような印象を与えないように注意しましょう。
初回催促メール
件名：【[アンケート名]】ご回答のお願い（[部署名]）
[部署名]の皆様
先日は、[アンケート名]へのご協力のお願いにご対応いただきありがとうございました。
現在、[アンケート名]の回答状況を確認したところ、まだご回答いただいていない方がいらっしゃいます。
つきましては、大変お忙しいところ恐縮ですが、今一度ご回答にご協力いただけますようお願いいたします。
回答期限：[回答期限]
回答はこちらから：[アンケートURL]
ご不明な点がございましたら、[担当者名]までお気軽にお問い合わせください。
よろしくお願いいたします。
この例文では、まず回答のお願いに協力してくれたことへの感謝を述べています。
その上で、まだ回答していない人がいることを伝え、改めて回答をお願いする形になっています。
回答期限とアンケートURLを再度明記することで、回答への導線を確保しています。
再催促メールの例文
初回催促メールを送ったにも関わらず、回答がない場合に送る再催促メールの例文です。
初回よりも少し強いトーンで回答を促す必要がありますが、高圧的な印象にならないように注意が必要です。
再催促メール
件名：【[アンケート名]】回答のお願い（再送）（[部署名]）
[部署名]の皆様
先日ご案内いたしました[アンケート名]につきまして、再度ご協力のお願いです。
回答期限が[回答期限]と迫っております。
まだ回答がお済みでない方は、お早めにご回答いただけますようお願いいたします。
回答はこちらから：[アンケートURL]
ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご協力よろしくお願いいたします。
担当：[担当者名]
この例文では、再送であること、回答期限が迫っていることを明確に伝えています。
回答を促す文面も、初回よりも少しだけ強い表現を使用しています。
しかし、丁寧さを保ち、回答者への配慮を忘れないようにしましょう。
回答期限間近の催促メール例文
回答期限が間近に迫っている場合に送る催促メールの例文です。
このメールでは、回答期限が迫っていることを強調し、回答を促す必要があります。
回答期限間近の催促メール
件名：【[アンケート名]】回答期限間近のお知らせ（[部署名]）
[部署名]の皆様
[アンケート名]の回答期限が、[回答期限]と残りわずかとなりました。
まだ回答がお済みでない方は、お早めにご回答をお願いいたします。
今回のアンケートは[アンケートの目的]を把握するために重要なものです。
ぜひ皆様の声をお聞かせください。
回答はこちらから：[アンケートURL]
ご協力よろしくお願いいたします。
[担当者名]
この例文では、回答期限が迫っていることを強調しつつ、アンケートの重要性を改めて伝えています。
これにより、回答者のモチベーションを高め、回答を促す効果が期待できます。
回答率をさらに高める3つの秘訣
効果的な催促メールを送ることに加え、さらに回答率を高めるための秘訣を3つご紹介します。
これらの秘訣を実践することで、より多くの社員から貴重なフィードバックを得られるでしょう。
アンケートの回答状況を共有する
アンケートの回答状況を定期的に共有することは、回答率向上に繋がります。
「現在〇％の方が回答済みです」といった具体的な数字を示すことで、回答への意識を高める効果が期待できます。
また、回答が少ない状況であれば、「皆様の声をお聞かせください」と促すことで、まだ回答していない社員の行動を促せるでしょう。
回答状況共有メール例文
件名：【ご協力のお願い】社内アンケート回答状況のお知らせ
社員の皆様
先日ご案内しました社内アンケートにご協力いただき、誠にありがとうございます。
現在、[回答率]%の方にご回答いただいております。皆様からの貴重なご意見を今後の[目的]に活かしてまいります。
まだ回答がお済みでない方は、ぜひご協力をお願いいたします。
回答期限は[回答期限]までとなっております。
引き続き、よろしくお願いいたします。
この例文は、回答状況を共有し、未回答者への協力を促すことを目的としています。
具体的な回答率を示すことで、参加意識を高められます。
回答者への感謝を伝える
アンケートに回答してくれた社員への感謝の気持ちを伝えることは、非常に重要です。
回答者への感謝を伝えることで、社員は「自分の意見が尊重されている」と感じ、次回のアンケートにも積極的に協力してくれる可能性が高まります。
感謝の言葉とともに、アンケートへの協力が会社にとってどれほど重要かを伝えることも効果的です。
感謝メール例文
件名：【御礼】社内アンケートにご協力いただきありがとうございました
社員の皆様
先日は、社内アンケートにご協力いただき、誠にありがとうございました。
皆様からいただいた貴重なご意見は、今後の[目的]のために役立てていきます。
ご協力に心より感謝申し上げます。
今後とも、ご理解とご協力をお願いいたします。
この例文は、アンケートへの協力に対する感謝を伝えるとともに、その意見が今後の改善に活かされることを示しています。
アンケート結果の活用方法を伝える
アンケート結果がどのように活用されるのかを具体的に伝えることは、回答者のモチベーションを高める上で非常に効果的です。
結果の活用方法を伝えることで、回答者は自分の意見が実際に会社の改善に繋がると実感でき、アンケートへの貢献度を感じられます。
また、結果の一部を共有することも、回答者の満足度を高める上で有効です。
結果活用メール例文
件名：【ご報告】社内アンケート結果と今後の取り組みについて
社員の皆様
先日実施しました社内アンケートにご協力いただき、誠にありがとうございました。
皆様からいただいたご意見を分析した結果、[結果概要]という結果になりました。
この結果を踏まえ、[具体的な取り組み]を実施してまいります。
今後も皆様からの貴重なご意見を参考に、より良い[対象]づくりを目指してまいります。
引き続き、ご理解とご協力をお願いいたします。
この例文は、アンケート結果とその活用方法を具体的に伝え、回答者の貢献意識を高めることを目的としています。
まとめ 社内アンケートの回答率を上げるために
ここまで、社内アンケートの回答率を上げるための様々なポイントを見てきました。
最後に、特に重要な点を3つに絞って振り返りましょう。
- 回答期限の明確化と周知
- アンケートの目的と重要性の丁寧な説明
- 回答しやすいシンプルなアンケート設計
これらのポイントを意識し、催促メールを送る際には、件名で要件を明確にし、丁寧かつ簡潔な文章を心がけることが大切です。
さらに、回答期限を再度明記することで、回答の漏れを防ぐことができます。
もし、回答率が伸び悩んでいる場合は、回答状況を共有したり、回答者への感謝の気持ちを伝えたり、アンケート結果の活用方法を伝えることも有効です。
今回お伝えした内容を参考に、ぜひ、御社でのアンケートの回答率向上に繋げてください。
きっと、より良い職場環境づくりに貢献できるはずです。
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