未読重要文書を確認させる！社内メール催促のコツと例文3選

件名：【重要】[文書名]のご確認のお願い

株式会社[会社名]

[部署名] [氏名]様

お世話になっております。

株式会社[会社名]、[部署名]の[名前]です。

先日お送りしました[文書名]につきまして、お忙しいところ大変恐縮ですが、ご確認いただきたく、再度ご連絡いたしました。

つきましては、大変恐縮ではございますが、[日付]の[時間]までにご確認いただけますようお願いいたします。

[確認期限を設けた理由]

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

[送信者名]

「あれ？この前送った資料、まだ誰にも読まれていないかも…？」

そんな不安を感じたことはありませんか？

社内での重要な連絡ほど、確実に目を通してもらえないと困ってしまいますよね。

しかし、どうやって催促したら良いか、頭を悩ませている人も少なくないのではないでしょうか。

この記事では、相手に負担をかけず読んでもらえる催促メールの書き方やコツ、すぐに使える例文をご紹介します。

催促が苦手だと感じている方も、自信を持ってメールを送れるようにしましょう。

未読文書確認を促す社内メールの基本

まずは、未読文書の確認を促すための社内メールの基本について解説します。

ここをしっかり押さえておくことで、より効果的な催促メールを作成できますよ。

催促メールを送る前の準備や、件名の書き方など、基本的なポイントを見ていきましょう。

催促メールを送る前に確認すべきこと

催促メールを送る前に、まずは本当に送る必要があるのかを冷静に判断しましょう。

確認すべきことは主に以下の3点です。

1. 送信日時: メールを送った日時が適切だったかを確認しましょう。例えば、週末や連休前に送った場合は、見落とされている可能性も考慮しましょう。
2. 宛先: メールを送信した宛先が適切だったか確認しましょう。関係のない人に送っていないか、必要な人にきちんと送れているかを確認しましょう。
3. 添付ファイル・リンク: 添付ファイルやリンクが正常に機能するかを確認しましょう。ファイルが開けない、リンクが間違っているなどの理由で、未読になっている可能性もあります。

これらの確認を怠ると、何度も同じ催促メールを送ることになり、相手に不快感を与えてしまうかもしれません。

まずは、これらの基本を確認し、本当に催促が必要かどうかを判断しましょう。

確認が終わったら、次のステップに進みましょう。

件名で重要度を伝える書き方

メールの件名は、開封率を左右する重要な要素です。

件名で重要度を伝え、読んでもらうための工夫が必要です。

具体的には、以下のポイントを押さえましょう。

1. 「重要」「至急」などのキーワードを使う: 件名に「【重要】」「【至急】」といったキーワードを含めることで、メールの重要度を明確に伝えられます。ただし、多用しすぎると逆効果になることもあるので、本当に重要な場合にのみ使用しましょう。
2. 文書の内容を簡潔に表現する: 件名で文書の内容を具体的に伝えましょう。例えば、「〇〇に関する資料のご確認」のように、何の資料なのかを明確にすることで、相手が内容を理解しやすくなります。
3. 期限を明記する: 確認期限がある場合は、件名に期限を記載しましょう。例えば、「【〇月〇日まで】〇〇資料のご確認」のように記載することで、相手に迅速な対応を促せます。

これらのポイントを踏まえることで、相手はメールの重要度をすぐに理解し、開封してくれる可能性が高まります。

次は、催促メールを送る際の注意点について見ていきましょう。

催促メールで相手に不快感を与えないための注意点

丁寧な言葉遣いを心がける

催促メールは、相手に「早く確認してほしい」という気持ちを伝えるものです。

しかし、その表現が強すぎると、相手に不快感を与えてしまう可能性があります。

特に社内メールでは、丁寧な言葉遣いを心がけることが重要です。

例えば、「至急ご確認ください」という表現は、場合によっては強い印象を与えることがあります。

「お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますでしょうか」といった、クッション言葉を用いることで、より丁寧な印象になります。

また、文末には「よろしくお願いいたします」などの言葉を添えることも、相手への配慮を示す上で効果的です。

返信期限の書き方と設定のコツ

返信期限を設定する際には、相手に無理のない期間を設定することが大切です。

あまりにも短い期限を設定すると、相手にプレッシャーを与え、不快感につながる可能性があります。

具体的な期限を示す際には、「[日付]の[時間]まで」のように、明確な日時を記載することが重要です。

また、期限を設定する理由を簡潔に伝えることで、相手の理解を得やすくなります。

例えば、「[日付]の[時間]までに[業務名]を進める必要があり、大変恐縮ですが、ご協力をお願いいたします」といった表現が効果的です。

催促メールを送る頻度について

催促メールを送る頻度は、相手との関係性や状況によって調整が必要です。

一度送ったメールに対して、すぐに何度も催促するのは、相手に不快感を与えるだけでなく、業務の妨げになる可能性もあります。

最初の催促メールを送った後、1日程度の間隔を空けて、返信がない場合に再度催促するのが適切でしょう。

もし、何度も催促しても返信がない場合は、直接連絡を取るなど、別の手段を検討することも重要です。

催促メールを送る際には、相手の状況を考慮し、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

未読確認を促す社内メール例文集

続いては、具体的なシーンを想定した社内メールの例文を紹介します。

それぞれの状況に応じた表現を使い分けることで、より効果的なコミュニケーションが実現します。

また、例文はあくまでも一例のため、自社の状況に合わせて調整しましょう。

例文1：確認依頼の催促メール

件名：【重要】[文書名] のご確認のお願い

[部署名] [氏名]様

いつもご協力ありがとうございます。

先日お送りしました[文書名]について、ご確認いただきたく、再度ご連絡いたしました。

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

[送信者名]

この例文は、未読の重要文書を確認してほしい時に使える催促メールです。

件名に【重要】と明記することで、メールの重要度を伝え、開封を促します。

また、丁寧な言葉遣いを心がけ、相手への配慮を示しています。

具体的に文書名を記載することで、どの文書について言及しているのかを明確にしています。

例文2：返信期限を設けた催促メール

件名：【要返信】[文書名] ご確認とご回答のお願い（[日付]まで）

[部署名] [氏名]様

いつもご協力ありがとうございます。

先日お送りしました[文書名]について、ご確認とご回答をお願いしたく、再度ご連絡いたしました。

誠に恐縮ですが、[日付]までにご回答いただけますようお願いいたします。

[送信者名]

この例文は、確認だけでなく返信も必要な場合に使える催促メールです。

件名に【要返信】と明記し、さらに返信期限を記載することで、相手に具体的な行動を促します。

期限を設けることで、業務の進捗管理にも役立ちます。

返信期限は、業務内容や状況に応じて適切に設定しましょう。

例文3：返信がない場合の再催促メール

件名：【再送】【要返信】[文書名] ご確認とご回答のお願い（[日付]まで）

[部署名] [氏名]様

いつもご協力ありがとうございます。

先日、[文書名]について、ご確認とご回答をお願いいたしましたが、まだご返信をいただけておりません。

お忙しいところ大変恐縮ですが、[日付]までにご回答いただけますよう、再度お願いいたします。

[送信者名]

この例文は、期限内に返信がない場合に送る再催促メールです。

件名に【再送】と明記することで、相手に再度注意を促します。

また、前回送ったメールについて言及することで、今回のメールが再送であることを明確にします。

それでも返信がない場合は、電話などで直接確認することも検討しましょう。

未読確認を促す社内メール作成時のFAQ

確認を促す際の最適なタイミングとは

未読確認を促すメールを送るタイミングは、相手への配慮と業務効率のバランスが重要です。

早すぎると「まだ確認していない」と思われ、遅すぎると業務に支障が出る可能性があります。

催促メールを送るタイミングの目安

• 送信後1～2営業日後: 通常の確認依頼の場合
• 週明けや連休明けを避ける: 相手が忙しい時間帯は避ける
• 業務時間内: 相手が対応しやすい時間帯に送る

一般的には、メール送信後、1～2営業日後を目安に最初の催促メールを送るのが適切です。

これは、相手がメールを確認し、内容を理解するのに十分な時間を与えつつ、対応を促すための猶予期間です。

また、相手の部署や役職、業務状況によっても最適なタイミングは異なります。

相手の状況を考慮し、柔軟に対応することが大切です。

催促メールを送る際は、上記の目安を参考にしつつ、状況に応じて最適なタイミングを見計らいましょう。

タイミングを間違えると、相手に不快感を与えたり、催促の効果が薄れてしまう可能性があるので注意が必要です。

緊急度が高い場合は要注意

緊急度の高い案件や、返信期限が設定されている場合は、より早い段階での催促も検討しましょう。

例えば、期限が翌日に迫っている場合、送信日の当日中や翌日の午前中に催促するのが効果的です。

複数人に一斉送信する場合の注意点

複数人に一斉送信する場合、誰が未読なのかを把握しにくいという問題があります。

全員に同じ催促メールを送ると、既に確認済みの人には不要なメールとなってしまい、不快感を与える可能性もあるので注意しましょう。

• 宛先は必要最低限に絞る: 関係のない人に送らない
• 部署やチーム単位で送る場合は担当者を明確にする: 確認状況を把握しやすくする
• 催促メールはCcやBccを活用: 返信が全員に届くのを防ぐ
• 個別対応も検討する: 未読者が特定できる場合は、個別に連絡する
• メール以外での連絡手段も検討する: チャットツールなど、他の連絡手段も検討する

まず、一斉送信するメールの宛先は、本当に必要な人に絞りましょう。

関係のない人にまでメールを送ってしまうと、受信者側の業務を妨げることになります。

また、部署やチーム単位で送信する場合は、担当者を明確にしておくと、確認状況を把握しやすいです。

催促メールを送信する際は、宛先を「To」ではなく「Cc」や「Bcc」に設定すると、返信内容が特定の担当者に集中するのを防ぐことができます。

また、未読者が特定できる場合は、個別に対応することも重要です。

例えば、メールの開封状況を確認できるツールを利用したり、直接担当者に連絡を取るのも良いでしょう。

状況に応じて、メール以外の連絡手段も検討すると、より効率的に未読確認を促すことができます。

未読確認メールを『代筆さん』で効率よく作成

未読文書の確認を丁寧に促すメールの重要性は理解していても、文面を整えるには想像以上の手間がかかります。

特に、相手に失礼のない言葉選びや文体の調整に時間がかかり、「内容は決まっているのに、書き出せない」と感じる方も多いのではないでしょうか。

そんなときに頼りになるのが、AIを活用したメール作成支援ツール『代筆さん』です。

『代筆さん』は伝えたい目的と状況を簡潔に入力するだけで、敬意を保ちつつも読みやすい文章を、AIが瞬時に作成してくれます。

未読の重要文書を確認してもらいたい場面でも、「催促」と「配慮」を両立した文面を用意できるのが特長です。

また、社内ルールやよく使う表現をあらかじめ登録しておくことで、より自分に合った文章に仕上げることも可能です。

よく使う定型文を登録し、ワンクリックで呼び出せる機能もあり、頻繁に発生する業務メールの作成もスムーズに行えます。

もちろん、AIによる文章は完璧とは限らないため、最終的にはご自身の目で確認し、必要に応じて微調整することが大切です。

しかし、ゼロから文章を考える手間が軽減されるため、時間の節約と効率アップにつながります。

『代筆さん』は無料プランから利用を始めることができ、有料プランも比較的手頃な価格で提供されています。

催促メールをもっと丁寧に、効率的に整えたいと感じたときは、ぜひ『代筆さん』を活用してみてください。

まとめ：社内メールで未読確認をスムーズにするために

未読の重要文書を確実に読んでもらうには、相手に配慮しながらも行動を促す伝え方が大切です。

• 件名で重要度を明確に示す
• 丁寧な言葉遣いを心がけ、相手への配慮を忘れない
• 返信期限を具体的に示し、適切な頻度で催促する

これらのポイントを踏まえ、文面を調整してみることをおすすめします。

具体的な言葉遣いや表現方法を参考にすることで、よりスムーズなコミュニケーションが実現できるはずです。

もし、「催促の表現が強すぎないか心配」「丁寧な言い回しが思いつかない」と感じている方は、ぜひ『代筆さん』の活用を検討してみてください。

伝えたい意図と状況を入力するだけで、相手に配慮しながらも要点を押さえた文面を瞬時に整えてくれるので、社内のやり取りにかかる負担をぐっと減らすことができます。

催促メールは、ただ送ればよいというものではなく、相手の立場や状況への配慮が欠かせません。

ほんのわずかな言い回しの違いが、受け取る印象を大きく左右することもあります。

丁寧なやり取りを重ねることで、組織全体の力を最大限に引き出していけるよう応援しています。