件名：アンケート調査へのご協力のお願い
株式会社[会社名]
[宛名]様お世話になっております。
[会社名]、[部署名]の[名前]です。この度、サービス向上のため、[アンケートタイトル]と題したアンケート調査を実施することになりました。
本アンケートは、[アンケートの目的]を把握するために実施するもので、[質問数]問程度の簡単な質問となっております。回答には約[回答時間]程度お時間をいただきます。
ご回答いただいた内容は、サービス改善に役立てさせていただきます。[回答者へのメリット、例：ご回答いただいた方の中から抽選で[景品]をプレゼント]
アンケートへのご回答はこちらのURLからお願いいたします。
[アンケートURL]回答期限は[回答期限]までとさせていただきます。
ご多忙の中大変恐縮ですが、ご協力のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
[名前]
[部署名]
[電話番号]
[メールアドレス]
アンケート依頼メールの作成に悩んでいませんか？
せっかく送っても、返信率が低くて困っている…なんて経験はありませんか？
実は、効果的なアンケート依頼メールには、ちょっとしたコツがあるんです。
この記事では、返信率アップの秘訣を分かりやすく解説します。
読めば、すぐにでも使える効果的なアンケート依頼メールを作成できるようになり、貴重な顧客や取引先からのフィードバックをスムーズに集められますよ。
これから、アンケート依頼メールの基本構成と書き方、そして具体的なポイントをステップごとに見ていきましょう。
アンケート依頼メールの基本構成と書き方
アンケート依頼メールは、相手に気持ちよく回答してもらえるよう、丁寧で分かりやすい文章で構成することが大切です。
効果的なメール作成のポイントは、以下の4つのステップです。
1. 件名：短く、目的を明確に
件名は、相手にメールを開封してもらえるかどうかの重要なポイントです。
長すぎると読まれずに削除されてしまう可能性があるので、短く、そして何のアンケートなのかを明確に書きましょう。
件名を見ただけで、内容がすぐに理解できるような簡潔さを心がけましょう。
例文：顧客満足度調査のお願い
件名：顧客満足度調査にご協力ください
この例では、簡潔に調査の目的が伝わるようにしています。
具体的なサービス名などを加えても効果的です。
2. 冒頭：感謝の言葉と調査目的を簡潔に
まずは、アンケートへの協力を依頼する前に、感謝の言葉を伝えましょう。
そして、調査の目的を簡潔に説明することで、相手が回答する意義を感じてもらえるようにします。
なぜこのアンケートを実施するのか、その目的を明確に伝えましょう。
例文：感謝と調査目的の明記
件名：[会社名] 顧客満足度調査のお願い
[顧客名] 様
いつも[会社名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。
この度は、サービス向上のため、お客様のご意見を伺いたく、アンケート調査にご協力をお願いしたくご連絡いたしました。
この例では、感謝の言葉と調査の目的を明確に伝え、相手に好印象を与えています。
3. 本文：回答へのメリットと回答方法を具体的に
アンケートに回答するメリットを明確に示すことが重要です。
例えば、「ご回答いただいた方の中から抽選でプレゼントを進呈」など、回答へのインセンティブを示すことで、回答率の向上に繋がります。
また、回答方法も具体的に説明しましょう。
URLへのリンクや、回答にかかる時間なども明記することで、相手に安心感を与えられます。
例文：回答へのメリットと回答方法
本アンケートは、約[回答時間]でお答えいただけます。
ご回答いただいた内容をもとに、サービスの改善に努めてまいります。
皆様のご意見は、今後のサービス向上に役立てさせていただきます。
アンケートへのご協力は、[回答期限]までにお願いいたします。
アンケートへのご回答はこちらのURLからお願いいたします：[アンケートURL]
この例では、回答時間、回答期限、回答方法を具体的に示し、回答へのメリットを明確にしています。
4. 締めくくり：感謝と回答期限を明記
最後に、改めて感謝の言葉を伝え、回答期限を明記しましょう。
期限を設けることで、回答を促す効果があります。
また、回答への感謝の気持ちを伝えることで、良好な関係を築くことができます。
例文：感謝と回答期限の明記
ご多忙の中、誠に恐縮ですが、ご協力のほどよろしくお願い申し上げます。
アンケートへのご回答期限は、[回答期限]までとさせていただきます。
ご協力ありがとうございました。
この例では、改めて感謝の言葉を伝え、回答期限を明確にしています。
これらのポイントを踏まえることで、より効果的なアンケート依頼メールを作成し、多くの回答を得られる可能性が高まります。
次の章では、顧客満足度調査や取引先へのアンケート依頼メールの具体的なポイントについて見ていきましょう。
顧客満足度調査メールのポイント
顧客満足度調査は、ビジネスの成功に直結する重要な取り組みです。
効果的なアンケートを実施するには、顧客の立場に立った丁寧なメール作成が不可欠です。
単に回答を求めるだけでなく、顧客との良好な関係構築を意識しましょう。
顧客の立場に立った言葉遣いを選ぶ
顧客満足度調査は、顧客に貴重な時間を割いてもらうことを前提としています。
そのため、言葉遣いは非常に重要です。
命令形や堅苦しい表現は避け、親しみやすく、感謝の気持ちを伝える言葉を選びましょう。
顧客が気持ちよく回答できるよう、丁寧で配慮のある言葉遣いを心がけましょう。
例文：感謝の気持ちを伝える言葉遣い
件名：貴重なご意見をお聞かせください！[会社名]顧客満足度調査のご協力のお願い
[顧客名]様
この度は、[会社名]のサービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。皆様からいただいた貴重なご意見を参考に、より良いサービスを提供するため、顧客満足度調査を実施しております。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご協力いただけますと幸いです。
本調査へのご回答は、今後のサービス向上に大きく役立ちます。
ご協力いただいた皆様には、後日[お礼の品など]をお送りさせていただきます。
よろしくお願いいたします。
[会社名] [担当者名]
この例文では、「貴重なご意見」「誠にありがとうございます」「大変恐縮ですが」「ご協力いただけますと幸いです」など、感謝の気持ちを伝える言葉遣いを意識しています。
具体的な質問内容を事前に示す
アンケートの内容が不明瞭だと、回答率が低くなってしまう可能性があります。
メール本文で、アンケートの目的や質問内容の概要を簡潔に示しましょう。
質問数は多くせず、回答にかかる時間を明確に伝えることで、顧客の負担を軽減できます。
例文：質問内容の概要を示す例文
件名：[会社名]顧客満足度調査のご協力のお願い
[顧客名]様
平素は格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。この度、サービス向上のため、顧客満足度調査を実施することになりました。
本アンケートは、[アンケートの目的]を把握するために実施するもので、[質問数]問程度の簡単な質問となっております。回答には約[所要時間]程度お時間をいただきます。
アンケートへのご協力をお願い申し上げます。
[アンケートURL]
よろしくお願いいたします。
[会社名] [担当者名]
この例文では、アンケートの目的、質問数、回答にかかる時間を具体的に示すことで、顧客の負担を軽減しています。
回答にかかる時間を見積もって伝える
回答にかかる時間を事前に伝えることで、顧客は回答するかどうかを判断しやすくなります。
短時間で回答できることを明確に示すことで、回答率の向上に繋がります。
例文：回答時間の見積もりを伝える例文
件名：簡単アンケート！[会社名]サービスに関するご意見をお聞かせください
[顧客名]様
いつも[会社名]をご利用いただき、ありがとうございます。この度、サービス向上のため、お客様のご意見を伺いたいと考えております。
添付のアンケートにご協力いただければ幸いです。
回答には約5分程度お時間をいただきます。ご多忙のところ恐縮ですが、ご協力のほどよろしくお願いいたします。
[アンケートURL]
[会社名] [担当者名]
この例文では、「約5分程度」と回答にかかる時間を具体的に示すことで、顧客の負担を軽減しています。
これらのポイントを踏まえ、顧客に寄り添った丁寧なメールを作成することで、高い回答率と質の高いフィードバックを得られるでしょう。
次の項目では、取引先へのアンケート依頼メールのポイントについて解説します。
取引先へのアンケート依頼メールのポイント
顧客へのアンケート依頼とは異なり、取引先へのアンケート依頼では、ビジネス上の関係性を考慮した特別な配慮が必要です。
単なる顧客満足度向上だけでなく、ビジネスパートナーとしての関係性を深め、より良い関係を築くための機会と捉えましょう。
関係性を考慮した丁寧な言葉遣い
取引先へのメールでは、より丁寧でフォーマルな言葉遣いを心がけましょう。
親しい間柄であっても、ビジネスシーンでは敬語を使用し、失礼のないように注意が必要です。
依頼内容だけでなく、言葉遣いにも配慮することで、相手への敬意を示し、良好な関係を維持できます。
例えば、「〜ください」ではなく「〜いただけますでしょうか」といった表現を使うなど、より丁寧な表現を心がけましょう。
例文：丁寧な言葉遣いの例
件名：〇〇株式会社様 [アンケート名]へのご協力のお願い
〇〇株式会社 [担当者名]様
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
この度、[アンケート名]を実施することになりました。
貴社のご意見を伺うことで、今後のサービス向上に繋げたいと考えております。多忙の折とは存じますが、ご協力いただけますようお願い申し上げます。
この例文では、「〜ください」ではなく「〜いただけますでしょうか」といった表現を用いることで、より丁寧な印象を与えています。
ビジネス上のメリットを明確に示す
取引先は、自社の利益に繋がる活動にのみ時間を割く傾向があります。
そのため、アンケートへの協力を依頼する際には、回答によって得られる具体的なメリットを明確に示すことが重要です。
例えば、サービス改善によるコスト削減、業務効率化、新たなビジネスチャンス創出など、具体的なメリットを提示することで、回答へのモチベーションを高めることができます。
単なる「ご意見をお聞かせください」では、回答率が低くなる可能性があります。
例文：ビジネス上のメリットを示す例
件名：[アンケート名]へのご協力のお願い ～貴社の業務効率化に貢献～
〇〇株式会社 [担当者名]様
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
この度、[アンケート名]を実施し、貴社の業務効率化に繋がる改善策を検討したいと考えております。
本アンケートにご回答いただければ、[具体的なメリット1]、[具体的なメリット2]といった効果が期待できます。ご多忙の中とは存じますが、ご協力のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
この例文では、アンケートへの回答によって得られる具体的なメリット（業務効率化）を明確に示しています。
機密保持に関する配慮を示す
アンケートの内容によっては、企業秘密や機密情報が含まれる可能性があります。
そのため、回答された情報は厳重に管理し、適切に保護することを明確に示す必要があります。
機密保持に関する具体的な対策を記載することで、取引先の不安を解消し、安心して回答してもらえる環境を作ることができます。
特に、競合他社に関する情報や、自社の戦略に関する情報などを質問する場合は、特に注意が必要です。
例文：機密保持に関する配慮を示す例
件名：[アンケート名]へのご協力のお願い
〇〇株式会社 [担当者名]様
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
この度、[アンケート名]を実施することになりました。
ご回答いただいた情報は、厳重に管理し、統計データとしてのみ利用いたします。
個別企業を特定できるような形で公開することは一切ございませんので、ご安心ください。ご多忙の中とは存じますが、ご協力のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
この例文では、回答された情報の取り扱いについて、具体的に説明することで、取引先の不安を解消しています。
これらのポイントを踏まえ、取引先との良好な関係を維持しながら、効果的なアンケート調査を実施しましょう。
アンケート依頼メールの文例と注意点
これまで、効果的なアンケート依頼メールを作成するためのポイントを解説してきました。
ここからは、具体的なメール文例と、作成する際の注意点を紹介します。
顧客と取引先、それぞれに合わせた例文と、返信がない場合の対応策も合わせて解説します。
顧客向けメール文例
顧客満足度調査メール例
件名：お客様の声を聞かせてください！[会社名]顧客満足度調査にご協力ください
[顧客名] 様
この度は、[会社名]のサービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
皆様からいただいた貴重なご意見を参考に、より良いサービスを提供するため、顧客満足度調査を実施しております。
本アンケートへのご回答は、今後のサービス向上に大きく役立ちます。
ご多忙のところ恐縮ですが、ご協力いただけますと幸いです。
アンケートへのご回答は、[回答サイトURL]よりお願いいたします。
回答には約[所要時間]分ほどお時間をいただきます。ご回答いただいた皆様には、[謝礼内容]をプレゼントさせていただきます。
回答期限は[回答期限]までとなっております。
ご協力よろしくお願いいたします。敬具
[会社名] [担当者名]
この例文は、顧客満足度調査を目的としたメールです。
感謝の言葉から始まり、調査の目的、回答方法、謝礼、回答期限を明確に記載しています。
簡潔で分かりやすい文章を心がけ、顧客に負担を感じさせないよう配慮しましょう。
取引先向けメール文例
取引先向けアンケート調査依頼メール例
件名：[会社名] [商品名]に関するご意見のお願い
[取引先名] [担当者名] 様
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
この度、[商品名]の更なる品質向上とサービス改善のため、貴社のご意見を伺いたく、アンケート調査を実施することになりました。
本アンケートにご回答いただければ、今後のビジネスにおける連携強化に繋がるものと確信しております。
ご多忙の中大変恐縮ですが、ご協力のほど何卒よろしくお願い申し上げます。アンケートは[回答サイトURL]よりご回答いただけます。
回答には約[所要時間]分ほどお時間をいただきます。ご回答いただいた内容につきましては、厳重に管理し、機密保持に最大限配慮いたします。
回答期限は[回答期限]までとさせていただきます。
よろしくお願いいたします。
敬具
[会社名] [担当者名]
この例文は、取引先を対象としたアンケート調査依頼メールです。
丁寧な言葉遣いを心がけ、ビジネス上のメリットを明確に示すことが重要です。
また、機密保持についても言及することで、取引先の安心感を高めるようにしています。
返信がない場合の対応策
アンケートへの返信がない場合は、まず1週間後にリマインダーメールを送信することをお勧めします。
リマインダーメールでは、改めてアンケートへの協力を依頼し、回答期限を再確認しましょう。
それでも返信がない場合は、電話で直接連絡を取り、事情を伺うことも有効です。
ただし、しつこく連絡するのは避け、相手への配慮を忘れずに対応しましょう。
例：リマインダーメール
件名：アンケート調査のリマインダー
[顧客名/取引先名] 様
先日は[会社名]のアンケート調査にご協力のお願いをさせて頂き、ありがとうございました。
まだご回答いただいていないようでしたら、お手隙の際にご回答いただけますと幸いです。
回答期限は[回答期限]までとなっております。
ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
[会社名] [担当者名]
これらの例文はあくまで参考です。
自社の状況や相手先との関係性に合わせて、適宜修正して使用してください。
重要なのは、相手への感謝と配慮を忘れずに、丁寧で分かりやすい文章を作成することです。
効果的なアンケート依頼メール作成のためのチェックリスト
ここまで、効果的なアンケート協力依頼メールを作成するためのポイントを見てきました。
最後に、作成したメールが本当に効果的なものになっているかを確認するためのチェックリストをご紹介します。
このチェックリストを活用して、より多くの回答を得られる、質の高いアンケートを実施しましょう。
チェックリスト：アンケート依頼メール
件名:
- 短く、具体的で、興味を引くものになっているか？(例：「[会社名] 顧客満足度調査にご協力ください。」)
- 受信者がすぐに目的を理解できるか？
- 誤字脱字がないか？
冒頭:
- 丁寧な言葉遣いになっているか？
- 調査の目的が明確に記載されているか？
- 回答への感謝の言葉が含まれているか？
本文:
- アンケートへの回答メリットが具体的に示されているか？(例：より良いサービス提供、プレゼント応募など)
- 回答方法が分かりやすく説明されているか？(URL、アクセス方法など)
- 回答にかかる時間を明確に示しているか？
- 個人情報の取り扱いについて説明しているか？(特に機密性の高い情報を取り扱う場合は必須)
- 質問内容の概要を簡単に示しているか？(詳細な質問内容はアンケートURLに記載)
締めくくり:
- 回答期限が明確に記載されているか？
- 回答への感謝の言葉が改めて述べられているか？
- 問い合わせ先が記載されているか？(メールアドレス、電話番号など)
全体:
- メール全体を通して、丁寧で分かりやすい言葉遣いになっているか？
- 誤字脱字、文法ミスがないか？
- 受信者の立場に立って、読みやすい文章になっているか？
- デザインがシンプルで、見やすいものになっているか？(特にモバイル環境での表示を確認)
- テスト送信を行い、問題がないか確認したか？
例文：チェックリストを用いたメール確認
件名：顧客満足度調査にご協力ください！
[宛先]様
この度は、[会社名]のサービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
皆様からのご意見を参考に、より良いサービスを提供するため、顧客満足度調査を実施しております。
本アンケートへのご協力をお願い申し上げます。
回答には約5分程度お時間をいただきます。
アンケートにご協力いただいた方には、抽選で[景品]をプレゼントいたします。
アンケートへのご回答は、以下のURLからお願いいたします。
[アンケートURL]個人情報は厳重に管理し、統計データとしてのみ利用いたします。
回答期限は[回答期限]までです。
ご多忙のところ恐縮ですが、ご協力のほどよろしくお願い申し上げます。
[会社名] [担当者名]
[連絡先]
このチェックリストを参考に、効果的なアンケート依頼メールを作成し、多くの回答を得られるよう努めましょう。
回答率向上のためには、送付するタイミングや、複数回にわたるリマインダーメールの送信も効果的です。
社外向けアンケート協力依頼メールの基本とこれからの実践へ
ここまで、効果的なアンケート協力依頼メールを作成するためのポイントを様々な角度から見てきましたね。
改めて重要な点を３つに絞って整理してみましょう。
-
目的を明確に示し、相手へのメリットを伝える：件名から本文まで、調査の目的と回答者にとってのメリットを明確に示すことが重要です。顧客満足度調査であれば、より良いサービス提供への貢献、取引先へのアンケートであれば、ビジネス上の改善点の発見などを具体的に伝えましょう。
-
丁寧な言葉遣いと配慮を心がける：顧客や取引先へのアンケート依頼は、良好な関係性を維持する上で非常に大切です。相手への感謝の気持ちを表し、言葉遣い、文面全体に丁寧さを心がけましょう。特に取引先への依頼では、機密保持への配慮も忘れずに行いましょう。
-
回答方法と期限を明確に示す：回答方法を分かりやすく、具体的に説明し、回答期限を明確に示すことで、回答率の向上に繋がります。回答にかかる時間も事前に伝えることで、相手への負担を軽減する効果も期待できます。
これらのポイントを踏まえ、まずは１通、あなた自身の言葉でアンケート依頼メールを作成してみましょう。
完璧を目指さず、まずは書いてみること。
それが、効果的なアンケート依頼メールを作成するための第一歩です。
きっと、あなたの努力は実を結び、貴重なフィードバックが集まるはずです。
素晴らしいアンケート結果と、そこから生まれる更なる発展を心から応援しています。
プロ級のビジネスメールを、たった数秒で作成！
代筆さんで、面倒なメール作成から解放されませんか？
時間節約、品質向上、ストレス軽減 すべてを一度に実現します。
- 適切な言葉遣いと構成で、印象アップ
- ビジネスシーンに応じた多彩なテンプレート
- 代筆さんによる文章の自動校正と改善提案
